เมื่อคุณเปิด Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) ผู้ใช้ GWSMO แต่ละรายใน Outlook จะเริ่มใช้รายการที่อยู่ร่วม (GAL) ขององค์กรใน Google Workspace ได้โดยอัตโนมัติ
GAL เป็นไดเรกทอรีแบบค้นหาได้ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งประกอบด้วยผู้ใช้ กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรทั้งหมดซึ่งกำหนดไว้ในโดเมน Google Workspace รายชื่อติดต่อร่วมเหล่านี้จะพร้อมใช้งานจากอินเทอร์เฟซ Gmail บนเว็บ
ที่อยู่ร่วมจะแชร์กับทุกคนในองค์กรโดยค่าเริ่มต้น รวมถึงอีเมลหลักและชื่อแทนอีเมลหรือชื่อเล่นใดๆ ของผู้ใช้แต่ละคน รูปแบบชื่อ (เช่น นามสกุลตามด้วยชื่อ หรือชื่อตามด้วยนามสกุล) จะเป็นไปตามการตั้งค่ารูปแบบชื่อ Gmail
หากคุณแก้ไข GAL ใน Google Workspace รายการของผู้ใช้แต่ละรายจะได้รับการอัปเดตใน Outlook ด้วย ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงในการอัปเดตให้พร้อมใช้งานใน Outlook หรือเพื่อให้ผู้ใช้ดู GAL ได้หลังจากติดตั้ง GWSMO
สิ่งที่ผู้ใช้ Outlook ทำได้และทำไม่ได้
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- ดู GAL สำหรับผู้ใช้ กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรใน Google Workspace ขององค์กร โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ ช่องที่รองรับ ด้านล่าง
- ค้นหารายชื่อติดต่อตามผู้ใช้ กลุ่ม และที่อยู่ทรัพยากรในสมุดที่อยู่ของ Outlook การป้อนอักขระ 2-3 ตัวแรกของที่อยู่ในสมุดที่อยู่จะทำให้ระบบเติมชื่อที่ตรงกับรายการนั้นๆ ให้โดยอัตโนมัติ
- ดูข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของผู้ใช้และทรัพยากรอื่นๆ เช่น ห้องประชุม และคุณยังใส่ข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของบุคคลในองค์กรที่ยังใช้ Microsoft Exchange อยู่ได้ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตั้ง ค่าข้อมูลว่าง/ไม่ว่างให้กับผู้ใช้ Exchange
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook จะดูข้อมูล Exchange ที่ยังไม่ได้จำลองแบบใน Google Workspace ไม่ได้
จัดการ GAL
ในฐานะผู้ดูแลระบบ ไดเรกทอรี คุณสามารถจัดการ GAL เพื่อควบคุมระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้ หากผู้ใช้ในโดเมนเข้าถึงที่อยู่ร่วมใน Outlook หรือ Gmail ไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าการแชร์รายชื่อติดต่อเปิดอยู่ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อ คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงหรือผู้ดูแลระบบบริการหรือมี สิทธิ์ด้านบริการการตั้งค่าไดเรกทอรี ในบทบาทที่กำหนดเอง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ ทำให้ผู้ใช้เป็น ผู้ดูแลระบบ หรือ สร้าง แก้ไข และลบ บทบาทผู้ดูแลระบบที่กำหนดเอง
เปิดไดเรกทอรี
คุณต้องเปิดไดเรกทอรีขององค์กรและตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อให้ผู้ใช้ GWSMO ใช้ GAL ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดไดเรกทอรีและตั้งค่าตัวเลือกการแชร์ options
ปิดไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เข้าถึง GAL คุณสามารถปิดฟีเจอร์นี้สำหรับทั้งองค์กรหรือผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำดังนี้
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ สำหรับองค์กรและซ่อนที่อยู่ร่วมทั้งหมดจากผู้ใช้ ให้ไปที่ ปิดไดเรกทอรี
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อจากผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มคีย์รีจิสทรีในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ไปที่ ปิดรายการที่อยู่ร่วมสำหรับผู้ใช้
หมายเหตุ: คุณอาจต้องปิดไดเรกทอรีเมื่อตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเพื่อแก้ปัญหา
การตั้งค่าไดเรกทอรีเพิ่มเติม
การตั้งค่าไดเรกทอรีอื่นๆ บางส่วนที่คุณควรลองใช้มีดังนี้
- กำหนดวิธีที่บุคคลในองค์กรจะดูอีเมล: ตั้งค่าอีเมลที่จะแสดงใน ไดเรกทอรี
- กำหนดผู้ใช้ที่ผู้ใช้รายอื่นในองค์กรจะมองเห็น: ควบคุม ผู้ที่ผู้ใช้จะค้นหาได้ใน ไดเรกทอรี
- ซ่อนโปรไฟล์จากไดเรกทอรีขององค์กร: ซ่อนผู้ใช้จาก ไดเรกทอรี
ช่องที่อยู่ร่วม
ช่องที่รองรับ
โดยค่าเริ่มต้น ที่อยู่ร่วมจะมีช่องชื่อ นามสกุล และอีเมลที่กำหนดไว้เมื่อเพิ่มผู้ใช้แต่ละรายลงในบัญชี Google Workspace โดยในระหว่างการซิงค์ GWSMO จะรองรับช่องต่อไปนี้
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Page
- Phone/Notes-Notes
Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง