ในฐานะผู้ดูแลระบบไดเรกทอรี คุณสามารถเก็บข้อมูลโปรไฟล์ให้กับผู้ใช้และแขกในองค์กร อีเมลของบุคคลและกลุ่ม รวมถึงรายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ไว้ในไดเรกทอรีได้ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและติดต่อสื่อสารกับผู้อื่น รวมถึงเข้าใจบทบาทของตนเองในองค์กรได้ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลผู้ใช้และแขก รวมถึงควบคุมการมองเห็นข้อมูลดังกล่าวใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้
เมื่อเปิดไดเรกทอรีแล้ว ระบบจะดำเนินการดังนี้
- เมื่อผู้ใช้พิมพ์อีเมลของบุคคลหรือกลุ่มลงในบริการของ Google เช่น Gmail, Google เอกสาร และไดรฟ์ ระบบจะเติมอีเมลให้โดยอัตโนมัติ
- ปฏิทินจะแนะนำห้องประชุมที่เหมาะสมกับสถานที่และ จำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมโดยอัตโนมัติ (ต้องตั้งค่าปฏิทิน setup)
ผู้ใช้จะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ใน Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้ เช่น เมื่อผู้ใช้ชี้หรือแตะรูปโปรไฟล์ของบุคคลใด ระบบจะเปิดการ์ดข้อมูลส่วนบุคคลขึ้นมาให้
คุณอาจปิดไดเรกทอรี ในขณะที่ตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเมื่อต้องการแก้ไขปัญหา
ตั้งค่าไดเรกทอรี
เมื่อเริ่มต้นใช้งาน ไดเรกทอรีอาจมีเฉพาะชื่อและอีเมลเท่านั้น เพิ่ม ข้อมูลลงในโปรไฟล์ของผู้ใช้
การตั้งค่าอื่นๆ ที่ทำได้มีดังนี้
- เพิ่มช่องที่กำหนดเองในไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนข้อมูลโปรไฟล์ได้บางอย่างหรือไม่ให้เปลี่ยนเลยก็ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- กำหนดอีเมล (อีเมลแทน อีเมลรอง หรือโดเมน) ที่จะแสดงในไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- เพิ่มรายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ไว้ไปยังไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- อนุญาตให้แอปอื่นเข้าถึงข้อมูลไดเรกทอรีได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
กำหนดไดเรกทอรีสำหรับทีมหรือกลุ่ม
โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ของคนอื่นๆ ได้ทั้งหมด หากต้องการให้ผู้ใช้บางกลุ่มค้นหาผู้ใช้ในองค์กรได้เพียงบางส่วน ให้สร้างไดเรกทอรีแบบกำหนดเองให้กลุ่มผู้ใช้ดังกล่าว
- แชร์กับทุกคน—คุณอาจเลือกตัวเลือกนี้หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก ที่ทุกคนต้องติดต่อกับทุกคน
- แชร์ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง—คุณอาจต้องการกำหนดให้ผู้ใช้ใน หน่วยขององค์กรหนึ่งค้นหาได้เฉพาะผู้ใช้บางกลุ่ม แต่ หน่วยขององค์กรอื่นๆ ค้นหาผู้ใช้ทั้งหมดได้ คุณอาจเลือกตัวเลือกนี้หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการจำกัดการเข้าถึงรายชื่อติดต่อบางรายสำหรับผู้ใช้บางคน ตัวอย่างเช่น คุณอาจอนุญาตให้พนักงานเต็มเวลาค้นหาทุกคนในไดเรกทอรีได้ แต่อนุญาตให้พนักงานทดลองงานค้นหาได้เฉพาะบุคคลในทีมเท่านั้น
ดูวิธีสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
อัปเดตข้อมูลผู้ใช้ให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ
ใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ, Admin SDK Directory API หรือ Google Cloud Directory Sync เพื่ออัปเดตไดเรกทอรีเมื่อข้อมูลโปรไฟล์ของผู้ใช้หรือสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลง
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
- เปลี่ยนชื่อผู้ใช้หรือเปลี่ยนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้
- เพิ่มข้อมูลลงในโปรไฟล์ของผู้ใช้
- ซ่อนผู้ใช้จากไดเรกทอรี
ฝึกอบรมการใช้ Contacts ให้กับผู้ใช้ในองค์กร
วิธีที่ตั้งค่าไดเรกทอรีจะมีผลกับการรายชื่อติดต่อที่ผู้ใช้จะค้นหาได้ใน Contacts โปรดแจ้งแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมนี้ให้กับผู้ใช้ในองค์กรเพื่อให้ทราบถึงวิธีใช้ Contacts
หากใช้ Contacts ในที่ทำงานหรือสถานศึกษา ผู้ใช้จะอนุญาตให้ผู้อื่นจัดการรายชื่อติดต่อแทนตนเองได้