โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ของผู้อื่นได้ หากต้องการจำกัดบุคคลที่ผู้ใช้ค้นหาได้จากรายการเติมข้อความอัตโนมัติ รายชื่อติดต่อ และค้นหา ให้สร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง และมอบหมายไดเรกทอรีตามหน่วยขององค์กรเพื่อให้ผู้ใช้ส่วนหนึ่งมีไดเรกทอรีที่กําหนดเอง ขณะที่ผู้ใช้อีกส่วนหนึ่งอีกมีรายชื่อติดต่อทั้งหมดในไดเรกทอรีหรือไม่มีเลยก็ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการมองเห็น
ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเองสำหรับพนักงานชั่วคราวซึ่งจะมีเฉพาะรายชื่อบุคคลที่อยู่ในทีมของตนเองเท่านั้นและอนุญาตให้พนักงานเต็มเวลาค้นหาผู้ใช้ทุกคนในไดเรกทอรีนี้ได้
คุณสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้ถึง 100 รายการ
สิทธิ์ที่จำเป็น
หากต้องการสร้างไดเรกทอรีที่กำหนดเอง คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบทั้งหมดดังต่อไปนี้
- บริการ > การตั้งค่าบริการ
- สิทธิ์ Admin API > กลุ่ม > อ่าน (สิทธิ์ที่จำเป็นขั้นต่ำหากตั้งค่ากลุ่มแล้ว) หากต้องการสร้างหรือแก้ไขกลุ่ม คุณจะต้องมีสิทธิ์เพิ่มเติมสำหรับกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 1: ซ่อนไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลติดต่อได้ในระหว่างที่คุณตั้งค่าไดเรกทอรีที่กำหนดเอง อยู่ ให้ปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2: จัดระเบียบผู้ใช้
ตั้งค่าหน่วยขององค์กรและกลุ่มเพื่อใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง คุณจะต้องใส่ผู้ใช้ในกลุ่มและเพิ่มกลุ่มเหล่านั้นลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง จากนั้นคุณจึงกำหนดไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้กับหน่วยขององค์กรได้
- สร้างหน่วยขององค์กร ที่ตรงกับชุดผู้ใช้ที่คุณจะกำหนดไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้ ตัวอย่างเช่น หากต้องการให้พนักงานเต็มเวลาใช้ไดเรกทอรีที่แตกต่างจากพนักงานทดลองงาน ให้สร้างหน่วยขององค์กรให้กับพนักงานแต่ละประเภท
- เพิ่มผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กร
- สร้างกลุ่ม Google และเพิ่ม ผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณใช้กลุ่มดังกล่าวเพื่อเพิ่มข้อมูลในไดเรกทอรีที่กำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างกลุ่มผู้บริหาร กลุ่มพนักงานเต็มเวลา กลุ่มพนักงานทดลองงาน และกลุ่มผู้จำหน่าย หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเพิ่มกลุ่มแบบไดนามิกลงในไดเรกทอรีที่กําหนดเองได้
เคล็ดลับ: หากต้องการซ่อนสมาชิกของกลุ่ม ให้ตั้งค่าระดับ การเข้าถึงของกลุ่มเป็น จำกัด หากต้องการซ่อนอีเมลกลุ่มจากผู้ใช้ที่ไม่ใช่สมาชิกในกลุ่ม ให้ซ่อนกลุ่มจากไดเรกทอรี Groups
ขั้นตอนที่ 3: สร้างไดเร็กทอรีที่กำหนดเอง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
การตั้งค่าไดเรกทอรี - คลิกการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
- เลือกหน่วยขององค์กรที่คุณต้องการสร้างไดเรกทอรีทางด้านซ้าย
- ในส่วนระดับการเข้าถึงไดเรกทอรี ให้เลือกผู้ใช้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
- คลิกสร้างใหม่ ที่ด้านล่าง
- ป้อนชื่อไดเรกทอรีที่กำหนดเอง
ในส่วนกลุ่มที่จะรวม ให้เลือกช่องด้านข้างกลุ่มที่ต้องการรวมไว้ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากต้องการไปที่กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยตรง ให้ป้อนชื่อกลุ่มแล้วคลิกค้นหา
หมายเหตุ: เมื่อเพิ่มกลุ่มลงในไดเรกทอรีที่กำหนดเองแล้ว ระบบจะไม่ซ่อนกลุ่มจากผู้ใช้รายอื่น ทุกคนจะค้นหาที่อยู่ของกลุ่มและดูสมาชิกกลุ่มได้หากมีการอนุญาตระดับการเข้าถึงกลุ่มไว้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการ กลุ่ม
คลิกสร้าง แล้วคลิกบันทึก
ขั้นตอนที่ 4: แสดงไดเรกทอรี
เปิดการแชร์รายชื่อติดต่อเพื่อให้ผู้ใช้ในองค์กรค้นหาและใช้ข้อมูลติดต่อได้ เปิด การแชร์รายชื่อติดต่อ สิ่งที่จะเกิดขึ้นมีดังนี้
- ผู้ใช้ที่กำหนดให้ใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะพบเฉพาะผู้ที่อยู่ในไดเรกทอรีดังกล่าวเท่านั้น โดยค้นหารายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ทั้งหมดได้ นอกจากนี้ยังค้นหากลุ่มทั้งหมดที่ผู้ใช้มองเห็นได้ด้วย
- ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรที่ไม่ได้รับการกำหนดให้ใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเองจะค้นหาบุคคลต่อไปนี้ได้
- ทุกคนในไดเรกทอรี หากหน่วยขององค์กรไม่ได้รับค่าการใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หรือ
- เฉพาะผู้ที่อยู่ในไดเรกทอรีที่กำหนดเอง หากหน่วยขององค์กรรับค่าการใช้ไดเรกทอรีที่กำหนดเองจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด