כשמפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), רשימת הכתובות הגלובלית (GAL) של הארגון ב-Google Workspace הופכת באופן אוטומטי לזמינה לכל משתמש GWSMO ב-Outlook.
רשימת הכתובות הגלובלית היא ספרייה משותפת שניתן לחפש בה את כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים שמוגדרים בדומיין שלכם ב-Google Workspace. אותם אנשי קשר גלובליים זמינים בממשק של Gmail באינטרנט.
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות משותפות עם כל המשתמשים בארגון. הם כוללים את כתובת האימייל הראשית של כל משתמש וכל כתובת אימייל חלופית או כינוי. פורמט השם שלהם (לדוגמה, שם משפחה, שם פרטי או שם פרטי, שם משפחה) תואם להגדרות של פורמט השם ב-Gmail.
אם משנים את רשימת הכתובות הכללית ב-Google Workspace, הרשימה של כל משתמש מתעדכנת גם ב-Outlook. יכול להיות שיעברו עד 24 שעות עד שהעדכונים יהיו זמינים ב-Outlook או עד שהמשתמשים יוכלו לראות את ה-GAL אחרי שהם מתקינים את GWSMO.
מה זמין ומה לא זמין למשתמשי Outlook?
משתמשי GWSMO ב-Outlook יכולים:
- לראות את רשימת הכתובות הגלובלית של כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים של הארגון ב-Google Workspace. פרטים נוספים זמינים בקטע שדות נתמכים שבהמשך.
- לחפש אנשי קשר לפי משתמש, קבוצה וכתובת משאב בפנקס הכתובות של Outlook. כשמזינים את התווים הראשונים של כתובת בפנקס הכתובות, השמות המובילים שתואמים לרשומה מושלמים באופן אוטומטי.
- לראות את הזמינות של משתמשים אחרים ושל משאבים כמו חדרי ישיבות. אתם יכולים גם לכלול מידע על סטטוס הזמינות של אנשים בארגון שעדיין משתמשים ב-Microsoft Exchange. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרת מידע על זמינות למשתמשי Exchange.
משתמשי GWSMO ב-Outlook לא יכולים לראות נתוני Exchange שלא שוכפלו ב-Google Workspace.
ניהול ה-GAL
אדמינים של ספרייה יכולים לנהל את רשימת הכתובות הגלובלית כדי לקבוע אילו פרטי משתמשים יוצגו באנשי קשר בחשבון Google ובשירותים אחרים של Google. אם המשתמשים בדומיין שלכם לא יכולים לגשת לכתובות גלובליות ב-Outlook או ב-Gmail, צריך לוודא ששיתוף אנשי הקשר מופעל במסוף Google Admin.
כדי לשנות את הגדרות השיתוף של אנשי הקשר, אתם צריכים להיות סופר-אדמין או אדמין שירותים, או שבתפקיד בהתאמה אישית צריכות להיות לכם הרשאות שירותים להגדרות של ספרייה. פרטים נוספים זמינים במאמרים הגדרת משתמש כאדמין ויצירה, עריכה ומחיקה של תפקידי אדמין בהתאמה אישית.
הפעלת הספרייה
כדי לוודא שרשימת הכתובות הגלובלית זמינה למשתמשי GWSMO, צריך להפעיל את הספרייה של הארגון ולקבוע את הגדרות שיתוף אנשי הקשר במסוף Google Admin. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלת הספרייה והגדרת אפשרויות השיתוף.
השבתת המדריך
אם אתם לא רוצים שלמשתמשים תהיה גישה לרשימת הכתובות הגלובלית, אתם יכולים להשבית את התכונה לכל הארגון או רק למשתמש מסוים:
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר בארגון ולהסתיר את כל הכתובות הגלובליות מהמשתמשים, צריך לעבור אל השבתת הספרייה.
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר למשתמש ספציפי, מוסיפים מפתח רישום למחשב של המשתמש. איך משביתים את רשימת הכתובות הגלובלית למשתמש
הערה: יכול להיות שתצטרכו להשבית את הספרייה גם כשאתם מגדירים אותה בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
הגדרות נוספות של "הארגון שלי"
הנה עוד כמה הגדרות של ספריית הארגון שכדאי לבדוק:
- קובעים איך אנשים בארגון רואים כתובות אימייל: הגדרת כתובות האימייל שיוצגו במדריך
- להגדיר אילו משתמשים יהיו גלויים למשתמשים אחרים בארגון: איך קובעים אילו משתמשים יוכלו למצוא בספרייה
- הסתרת פרופילים מהספרייה של הארגון: הסתרת משתמש מהספרייה
שדות כתובת גלובליים
שדות נתמכים
כברירת מחדל, כתובות גלובליות כוללות את השדות "שם פרטי", "שם משפחה" ו"כתובת אימייל" שמוגדרים כשכל משתמש מתווסף לחשבון Google Workspace שלכם. במהלך הסנכרון, GWSMO תומך בשדות הבאים:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- כתובת כללית
- כללי – עיר
- מדינה כללית
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- כללי – חברה
- כללי – מחלקה
- משרד כללי
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Pager
- Phone/Notes-Notes
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.