בספרייה של Google Workspace, Cloud Identity ו-Essentials יש פרטים ליצירת קשר של כל האנשים בארגון ואנשי קשר חיצוניים משותפים. אתם יכולים לקבוע אילו סוגים של כתובות אימייל (ראשית, חלופית, דומיין) לשתף ואילו פרטי פרופיל יהיו זמינים בשירותי Google. אם אתם מגדירים את הספרייה, ודאו שהיא מושבתת (השביתו את שיתוף אנשי הקשר). אפשר להפעיל אותו כשתהיו מוכנים.
למה כדאי להפעיל את המדריך?
כשהמדריך מופעל:
- המשתמשים יכולים למצוא את פרטי הפרופיל באנשי קשר מחשבון Google ובשירותים אחרים של Google.
- כתובות של משתמשים וקבוצות מושלמות באופן אוטומטי כשהמשתמשים מזינים אותן.
- כשמשתמשים מצביעים על תמונת פרופיל של מישהו או לוחצים עליה, נפתח כרטיס עם פרטי הפרופיל של אותו אדם.
- ביומן Google מוצעים באופן חכם חדרי ישיבות על סמך המיקום ומספר המשתתפים. איך יוצרים מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן
- ב-Classroom, התלמידים יכולים לשלוח אימיילים למורים ולחברים לכיתה.
אילו כתובות משותפות?
כשהספרייה מופעלת, אנשים בארגון יכולים למצוא:
- כל המשתמשים בספרייה או משתמשים בספרייה המותאמת אישית שהוקצתה ליחידה הארגונית שלהם
- כתובות של קבוצות שמוגדרות כגלויות
- אנשי קשר שהוקצו להם על ידי אנשים אחרים
- כתובות של אורחים
איזה מידע אף פעם לא משותף?
- אנשי קשר אישיים שאנשים מוסיפים בעצמם
- אנשים שאתם משעים או מוחקים
- אנשים שהסתרתם מהמדריך
מה משותף כשהמדריך מושבת?
המשתמשים יכולים לראות את הפרטים אחד של השני כשהם מקיימים אינטראקציה ב-Workspace, גם כשהמדריך מושבת. הנה כמה דוגמאות לתרחישים כאלה:
- כשמשתמשים מצטרפים למרחב משותף ב-Google Chat, הם יכולים לראות את פרטי הפרופיל של שאר המשתמשים.
- ב-Classroom, המורים והתלמידים יכולים לראות את הפרטים ליצירת קשר של משתמשים אחרים בכיתה. מידע נוסף על הפרטים האישיים שלכם ב-Classroom
- הדוגמאות שלמעלה הן רשימה חלקית בלבד.
השבתת המדריך
בדרך כלל משביתים את הספרייה רק כשמגדירים אותה בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.
- לוחצים על הרשאות שיתוף שיתוף אנשי קשר.
- מבטלים את הסימון בתיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- לוחצים על שמירה.
הפעלת המדריך והגדרת אפשרויות השיתוף
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.
- לוחצים על הרשאות שיתוף שיתוף אנשי קשר.
- מסמנים את התיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- בוחרים אילו כתובות אימייל לכלול במדריך:
- הצגת כל כתובות האימייל – הצגת כתובת האימייל הראשית של המשתמש וכל כתובת אימייל חלופית.
- הצגה רק של כתובות אימייל משניות וחלופיות – אם למשתמש יש כתובת אימייל משנית (כתובת מחוץ לדומיין שלכם) או כתובת אימייל חלופית, יוצגו רק הכתובות המשניות והחלופיות, ולא הכתובת הראשית.
- הצגה של כתובת האימייל הראשית בלבד – כוללת רק את כתובת האימייל הראשית של המשתמש. לא להציג כתובות אימייל חלופיות או משניות.
- הצגה רק של כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש – אם יש לכם דומיין חלופי, יוצגו כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש. הסתרת כתובות מכל דומיין חלופי.
בוחרים אילו פרופילים יופיעו בספרייה באנשי קשר באינטרנט. אם יש לכם הרבה פרופילים בדומיין או אנשי קשר חיצוניים, אתם יכולים להציג רק סוגים מסוימים של פרופילים כדי למצוא כתובות מהר יותר ולעזור לספרייה להיטען מהר יותר. חשוב לדעת שחשבונות אורח לא נכללים בספרייה באנשי הקשר.
- הצגה רק של פרופילים מהדומיין – הצגת פרופילים של משתמשים פנימיים (אנשים עם כתובות בדומיינים שלכם) והחרגה של אנשי קשר חיצוניים. הערה: ההגדרה הזו עדיין מציגה אנשי קשר ששותפו מהדומיין בהשלמה האוטומטית ובחיפוש.
- הצגה רק של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל רק אנשי קשר חיצוניים ששותפו.
- הצגה גם של פרופילים מהדומיין וגם של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל אנשי קשר חיצוניים ששותפו ואנשי קשר פנימיים.
לוחצים על שמירה.