כשמפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), רשימת הכתובות הכללית (GAL) של הארגון ב-Google Workspace הופכת אוטומטית לזמינה לכל משתמש GWSMO ב-Outlook.
רשימת הכתובות הכללית היא ספרייה משותפת שאפשר לחפש בה את כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים שהוגדרו בדומיין שלכם ב-Google Workspace. אותם אנשי קשר גלובליים זמינים בממשק Gmail באינטרנט.
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות משותפות עם כל המשתמשים בארגון. הם כוללים את כתובת האימייל הראשית של כל משתמש וכל כינוי או שם חיבה. פורמט השם שלהם (לדוגמה, שם משפחה, שם פרטי או שם פרטי, שם משפחה) תואם להגדרות של פורמט השם ב-Gmail.
אם משנים את ה-GAL ב-Google Workspace, הרשימה של כל משתמש מתעדכנת גם ב-Outlook. יכולות לעבור עד 24 שעות עד שהעדכונים יהיו זמינים ב-Outlook או עד שהמשתמשים יוכלו לראות את ה-GAL אחרי שהם יתקינו את GWSMO.
מה זמין ומה לא זמין למשתמשי Outlook?
משתמשי GWSMO ב-Outlook יכולים:
- לראות את רשימת הכתובות הכללית של כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים של הארגון ב-Google Workspace. פרטים נוספים מופיעים בקטע שדות נתמכים שבהמשך.
- לחפש אנשי קשר לפי משתמש, קבוצה וכתובת של משאב בפנקס הכתובות של Outlook. כשמזינים את התווים הראשונים של כתובת בפנקס הכתובות, השמות הראשונים שתואמים לרשומה מושלמים אוטומטית.
- לראות את פרטי הזמינות של משתמשים אחרים ומשאבים, כמו חדרי ישיבות. אתם יכולים גם לכלול מידע על סטטוס הזמינות של אנשים בארגון שעדיין משתמשים ב-Microsoft Exchange. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת מידע על זמינות למשתמשי Exchange.
משתמשי GWSMO ב-Outlook לא יכולים לראות נתונים של Exchange שלא שוכפלו ב-Google Workspace.
ניהול ה-GAL
אדמינים של ספריית הכתובות יכולים לנהל את רשימת הכתובות הגלובלית כדי לקבוע אילו פרטי משתמשים יוצגו באנשי הקשר של Google ובשירותי Google אחרים. אם למשתמשים בדומיין שלכם אין גישה לאף כתובת גלובלית ב-Outlook או ב-Gmail, צריך לוודא ששיתוף אנשי הקשר מופעל במסוף Google Admin.
כדי לשנות את הגדרות שיתוף אנשי הקשר, צריך להיות סופר-אדמין או אדמין שירותים, או לקבל הרשאות שירותים להגדרות ספרייה בתפקיד בהתאמה אישית. פרטים נוספים מופיעים במאמרים בנושא הגדרת משתמש כאדמין ויצירה, עריכה ומחיקה של תפקידי אדמין בהתאמה אישית.
הפעלת הספרייה
כדי לוודא שרשימת הכתובות הכללית זמינה למשתמשי GWSMO, צריך להפעיל את ספריית הארגון ולהגדיר את הגדרות שיתוף אנשי הקשר במסוף Google Admin. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הפעלה של הספרייה והגדרת אפשרויות השיתוף.
השבתת הספרייה
אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו לגשת ל-GAL, אתם יכולים להשבית את התכונה לכל הארגון או רק למשתמש ספציפי:
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר בארגון ולהסתיר את כל הכתובות הגלובליות מהמשתמשים, עוברים אל השבתת הספרייה.
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר עבור משתמש ספציפי, מוסיפים מפתח רישום למחשב של המשתמש. איך משביתים את רשימת הכתובות הכללית למשתמש
הערה: יכול להיות שתצטרכו להשבית את המדריך כשמגדירים אותו בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
הגדרות נוספות של 'הארגון שלי'
אלה עוד כמה הגדרות של ספריית Google שאולי כדאי לבדוק:
- קובעים איך אנשים בארגון רואים את כתובות האימייל: הגדרת כתובות האימייל שיוצגו בספרייה
- הגדרת המשתמשים שגלויים למשתמשים אחרים בארגון: שליטה במידע שמשתמשים יכולים למצוא בספרייה
- הסתרת פרופילים בספרייה של הארגון: איך מסתירים משתמש בספרייה
שדות כתובת גלובליים
שדות נתמכים
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות כוללות את השדות 'שם פרטי', 'שם משפחה' ו'כתובת אימייל' שהוגדרו כשכל משתמש נוסף לחשבון Google Workspace. GWSMO תומך בשדות הבאים במהלך סנכרון:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- כללי-שם-תצוגה
- כללי-שם-אימייל
- כתובת כללית
- כללי – עיר
- כללי-מדינה
- General-Zip code
- כללי – מדינה או אזור
- General-Title
- כללי – חברה
- כללי – מחלקה
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – פקס
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – Assistant
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – בית
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – בית2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – נייד
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – מכשיר פייג'ר
- טלפון/הערות – הערות
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.