Thêm thông tin vào hồ sơ người dùng trong Danh bạ

Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể thêm những thông tin như số điện thoại, địa chỉ email phụ và vị trí bàn làm việc vào hồ sơ của người dùng. Bạn có thể chỉnh sửa từng hồ sơ người dùng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nhiều người dùng cùng lúc bằng API Thư mục của SDK dành cho quản trị viên Google Workspace hoặc Google Cloud Directory Sync.

Nếu tổ chức của bạn đã bật tính năng khách trong Workspace, thì bạn có thể thêm thông tin vào hồ sơ của khách trong Thư mục. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nhiều khách cùng lúc bằng API Thư mục của SDK dành cho quản trị viên Google Workspace.

Thông tin phong phú trong hồ sơ giúp kết nối người dùng

Khi bạn thêm thông tin hồ sơ vào hồ sơ người dùng, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ thấy thông tin đó trong nhiều dịch vụ của Google:

  • Tính năng tự động hoàn thành địa chỉ cá nhân và địa chỉ nhóm khi người dùng nhập địa chỉ trong các dịch vụ của Google như Gmail, Google Tài liệu và Drive.
  • Lịch đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách (yêu cầu thiết lập Lịch setup).

  • Người dùng tìm thấy thông tin hồ sơ trong các dịch vụ của Google. Ví dụ: khi người dùng trỏ vào hoặc nhấn vào ảnh hồ sơ của một người nào đó, họ sẽ mở một thẻ thông tin về người đó.

  • Người dùng thấy mối quan hệ trong tổ chức. Nếu bạn thêm email của người quản lý cho tất cả hồ sơ người dùng trong một tổ chức, thì Google sẽ tạo một chuỗi báo cáo. Tính năng này có trong các dịch vụ của Google trên Android và iOS, cũng như trong Cloud Search trên mọi thiết bị.

Những thông tin bạn có thể cập nhật

Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xoá những thông tin sau:

Bạn cũng có thể cho phép người dùng và khách cập nhật một số chế độ cài đặt hồ sơ của họ, bao gồm cả tên, ảnh và địa điểm làm việc. Lưu ý: Người dùng Gmail có thể tự thay đổi tên hiển thị.

Cách hồ sơ trong Thư mục hiển thị thông tin

Thẻ thông tin về người

1. Tên
2. Ảnh hồ sơ
3. Email
4. Số điện thoại
5. Chức danh / Bộ phận
6. Vị trí bàn làm việc: Toà nhà, tầng, khu vực trên tầng
7. Đường liên kết

Thanh bên Danh bạ trong Gmail

1. Tên
2. Chức danh / Bộ phận
3. Email
4. Số điện thoại
5. Vị trí bàn làm việc: Toà nhà, tầng, khu vực trên tầng
6. Địa chỉ email của người quản lý
7. Báo cáo: Dựa trên địa chỉ email của người quản lý báo cáo

Cập nhật hồ sơ người dùng

Đây là cách đơn giản nhất để cập nhật một vài hồ sơ người dùng. Nếu cần cập nhật nhiều hồ sơ, hãy sử dụng một trong các phương thức cập nhật hàng loạt được mô tả trong các phần sau.

Để hoàn thành các bước này, bạn cần cóđặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn thành các bước này.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn thành các bước này.


    Lưu ý: Đối với khách, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Khách
  2. Mở trang tài khoản của người dùng: Nhấp vào tên người dùng. Hoặc trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, hãy nhập tên người dùng rồi mở trang tài khoản của họ. Để xem thêm các lựa chọn, hãy chuyển đến phần Tìm tài khoản người dùng. 

  3. Trên trang tài khoản của người dùng, hãy nhấp vào Thông tin người dùng.
  4. Nhấp vào bất kỳ phần nào sau đây để chỉnh sửa thông tin hồ sơ của người dùng:
    • Thông tin liên hệ – Địa chỉ email phụ, số điện thoại và địa chỉ thực tế
    • Email đại diện – Địa chỉ email bổ sung trong miền
    • Thông tin nhân viên – Mã nhân viên, chức danh, loại nhân viên, email của người quản lý, bộ phận, trung tâm chi phí, mã toà nhà, tên tầng và khu vực trên tầng
    • Trường thuộc tính tuỳ chỉnh – Nếu bạn hoặc một quản trị viên khác đã tạo thuộc tính tuỳ chỉnh cho hồ sơ người dùng, hãy nhập hoặc chỉnh sửa giá trị của các thuộc tính đó.

      Mẹo: Sau khi bạn thêm thông tin vào một trường, một trường khác sẽ xuất hiện để bạn thêm một mục khác. Để chỉ định thông tin chi tiết của một mục, chẳng hạn như Nhà riêng hoặc Công việc, hãy nhấp vào trình đơn ở bên phải. Để xoá một mục, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá ở bên phải.

  5. Ở dưới cùng bên phải, hãy nhấp vào Lưu.
  6. (Không bắt buộc) Để quay lại trang tài khoản của người dùng, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên lên .

Lưu ý: Có thể mất đến 24 giờ để các thay đổi xuất hiện.

Cập nhật nhiều hồ sơ từ một bảng tính

Phương thức này cho phép bạn cập nhật nhiều hồ sơ cùng lúc mà không cần lập trình hoặc sử dụng Google Cloud Directory Sync.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn thành các bước này.

  2. Ở đầu trang, hãy nhấp vào Cập nhật hàng loạt người dùng.
  3. Tải dữ liệu của người dùng hiện tại xuống một tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy).
  4. Mở tệp CSV bằng một ứng dụng bảng tính, chẳng hạn như Google Trang tính hay Microsoft Excel.

    Tệp này có các cột cho từng thuộc tính hồ sơ.

  5. Cập nhật hoặc điền thông tin hồ sơ của người dùng. Nếu không muốn hiển thị một thuộc tính, hãy để trống cột đó.

    Mẹo: Để thêm nhiều số điện thoại hoặc địa chỉ cho một người dùng, hãy nhập các giá trị vào cột và phân tách các giá trị bằng dấu phẩy.

  6. Lưu tệp CSV dưới dạng loại tệp CSV.
  7. Nhấp vào Tải lên để tải tệp lên.

    Để biết hướng dẫn và mẹo, hãy chuyển đến phần Thêm nhiều người dùng cùng lúc.

Lưu ý: Có thể mất đến 24 giờ để các thay đổi xuất hiện.

Để biết các cách khác để cập nhật hồ sơ người dùng, hãy chuyển đến:


Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả tên công ty và sản phẩm khác đều là nhãn hiệu của các công ty liên kết với tên đó.