Workspace-gasten beheren

Ondersteunde versies voor deze functie: Workspace-gasten in Google Chat worden ondersteund in alle Business- en Enterprise-SKU's. Workspace-gasten in Versleuteling aan de clientzijde in Gmail worden ondersteund in Enterprise Plus-SKU's met de add-on Assured Controls. Versies vergelijken

Als uw gebruikers alleen samenwerken met externe gebruikers die versleuteling aan de clientzijde (VCZ) gebruiken, gaat u naar Externe toegang geven tot content die is versleuteld aan de clientzijde.

Wat zijn gasten?

Met Workspace-gastaccounts kunnen mensen die geen account hebben binnen uw organisatie, zoals een contractant die een ander e-mailsysteem gebruikt, beveiligd samenwerken met uw gebruikers in Google Workspace-apps.

Hoe gastaccounts werken

Als iemand in uw organisatie een versleutelde e-mail stuurt of een externe gebruiker uitnodigt voor een chat, maakt Google Workspace een gastaccount voor die persoon. De gast krijgt een uitnodiging om een account in te stellen. Nadat de gast de Servicevoorwaarden van Google Workspace heeft geaccepteerd en heeft bevestigd dat alle gegevens waartoe die toegang heeft eigendom zijn van uw organisatie, kan de gast gaan samenwerken met uw gebruikers.

Gasten worden automatisch toegevoegd aan de organisatie-eenheid Workspace-gasten in de Beheerdersconsole, waar u hun accounts kunt beheren. U kunt hun gegevens updaten, bepalen tot welke services ze toegang hebben, wachtwoordvereisten instellen en andere beveiligingsfuncties gebruiken. Voor extra beveiliging kunnen gastaccounts niet worden verplaatst naar andere organisatie-eenheden.

Wat kunnen gasten doen?

Workspace-gasten kunnen versleutelde e-mails bekijken en beantwoorden, deelnemen aan chats, toegang krijgen tot gedeelde documenten en Drives en deelnemen aan vergaderingen als gast in uw organisatie.

E-mailmogelijkheden voor gasten

Mogelijkheden voor Workspace-gebruikers

Ondersteund voor gasten?

Versleutelde e-mails krijgen en beantwoorden in externe accounts

Alleen met de add-on Assured Controls

Chatmogelijkheden voor gasten

Mogelijkheden voor Workspace-gebruikers

Ondersteund voor gasten?

Ruimte maken

Browsen door Ruimtes

Gasten kunnen alleen browsen in ruimtes waaraan ze zijn toegevoegd door leden van je organisatie

Berichten zoeken

Gasten kunnen zoeken in chats en ruimtes waarvan ze lid zijn

Verzoeken om deel te nemen aan ruimtes

Chatten met externe gebruikers in een privéchat

Chatten met interne gebruikers in een privéchats

Als je een chatverzoek krijgt

Chatten met andere gasten in een privéchat

Alleen met gasten die zijn gemaakt door hetzelfde hostdomein

Deelnemen aan een ruimte die is gemarkeerd als extern en is gemaakt door een externe organisatie

Als ze worden toegevoegd door een gebruiker uit je organisatie

Deelnemen aan interne ruimtes

Anderen toevoegen aan een ruimte

Ruimtegegevens aanpassen

Suggesties voor mensen gebruiken

Suggesties bevatten alleen gebruikers die de gast een bericht hebben gestuurd

Suggesties voor mensen met @vermelding gebruiken in een ruimte

Suggesties bevatten alleen gebruikers die de gast een bericht hebben gestuurd

Bestanden uploaden naar een ruimte die is gemarkeerd als extern

Met beheerdersrechten

Bestanden uploaden naar een privéchat

Met beheerdersrechten

Toegang tot bestanden die zijn geüpload naar een ruimte die is gemarkeerd als extern

Toegang tot bestanden die zijn geüpload naar een privéchat

Openbare ruimtes bekijken via een URL

Uitgenodigd zijn voor meerdere ruimtes

Chat-apps zoeken, installeren en uitvoeren

Webhooks toevoegen aan ruimtes

Meet-verzoeken starten

Gebruikers blokkeren

Gebruikers melden

Berichten in ruimtes melden

Reageren met emoji's in ruimtes

Reageren met emoji's in privéchats met organisatiegebruikers

Reageren met een aangepaste emoji

Een ruimtetaak maken, toewijzen of markeren als voltooid

@All gebruiken in een ruimte

Met rechten voor ruimtebeheerder

Een bericht, Google Documenten-bestand of link vastzetten op het Chat-bord

Drive-mogelijkheden voor gasten

Mogelijkheden voor Workspace-gebruikers

Ondersteund voor gasten?

De naam en beschrijving van een bestand of map lezen

De content van een bestand lezen

De lijst met items in een map lezen

Een bestand downloaden

Een bestand kopiëren

Reacties toevoegen aan een bestand

De naam en beschrijving van een bestand of map wijzigen

De content van het bestand wijzigen

Toegang tot historische revisies

Items verwijderen uit de map Mijn Drive

Items delen vanuit de map Mijn Drive

Een item in een gedeelde Drive delen

Een map in een gedeelde Drive delen

Bestanden toevoegen aan gedeelde Drives

De naam of beschrijving van een gedeelde Drive wijzigen

Leden van gedeelde Drive toevoegen

Gedetailleerde bestandsrechten openen

Items in een gedeelde Drive opnieuw ordenen

Items verplaatsen naar buiten een gedeelde Drive

Items naar de prullenbak verplaatsen

Items herstellen uit de prullenbak

De prullenbak leegmaken

Een bestand of map verwijderen

Items in gedeelde Drives verwijderen

Een lege gedeelde Drive verwijderen

Meet-functies voor gasten

Mogelijkheden voor Workspace-gebruikers

Ondersteund voor gasten?

Deelnemen aan een Meet-gesprek via een Chat-uitnodiging die is gestuurd door een interne gebruiker

Opmerking: Gasten hebben geen toegang tot Gmail, Google Agenda of Gemini in Workspace. Ze kunnen niet worden opgenomen in dynamische groepen.

Apparaatbeheer voor gasten

Als een gast het eigen apparaat gebruikt om samen te werken met uw organisatie, valt het account van de gast onder het Google-eindpuntbeheerbeleid van uw organisatie. Beheerders kunnen beleid voor apparaatbeheer rechtstreeks toepassen op de organisatie-eenheid Workspace-gasten. Beheerders kunnen ook op afstand bedrijfsgegevens wissen van het apparaat van een gast. Hiermee worden het gastaccount en alle bijbehorende organisatiegegevens veilig verwijderd van het mobiele apparaat, zonder dat dit invloed heeft op de persoonsgegevens of apps van de gast. Ga naar Apparaten beheren met Google-eindpuntbeheer voor meer informatie.

Limieten voor gastaccounts

U krijgt 5 kosteloze gastaccounts voor elke betaalde Business- en Enterprise-licentie in uw organisatie. Als uw organisatie bijvoorbeeld 10 betaalde gebruikerslicenties heeft, kunt u 50 gastaccounts hebben.

Uitnodigingen voor gastaccounts uitzetten

Standaard kunnen uw gebruikers gasten uitnodigen voor uw organisatie via Google Chat of versleuteling aan de clientzijde (VCZ) voor Gmail. Als u niet wilt dat uw gebruikers gasten kunnen uitnodigen, kunt u uitnodigingen voor gastaccounts uitzetten in Google Chat, Gmail VCZ of beide.

Uitnodigingen voor gastaccounts uitzetten in Chat

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole met een beheerdersaccount.
  2. Ga naar Menu Beveiliging en dan Toegangs- en gegevensbeheer en dan Extern delen en dan Uitnodigingen voor gasten.
  3. Vink Gebruikers toestaan gastuitnodigingen te sturen naar mensen buiten uw organisatie uit.
  4. Klik op Opslaan.

Uitnodigingen voor gastaccounts uitzetten in Gmail

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole met een beheerdersaccount.
  2. Ga naar Menu Gegevens en dan Naleving en dan Versleuteling aan de clientzijde en dan Gmail en dan Versleuteling voor gastaccounts.
  3. Vink Gebruikers toestaan berichten met versleuteling aan de clientzijde te sturen naar ontvangers die geen S/MIME gebruiken uit.
  4. Klik op Opslaan.

Hoe gastaccounts werken met delen met bezoekers

Gastaccounts zijn niet hetzelfde als delen met bezoekers. Met delen met bezoekers kunnen uw gebruikers mensen zonder Google-account uitnodigen om samen te werken aan Google Drive-bestanden en -mappen met een pincode voor identiteitsverificatie. Met gastaccounts kunnen externe gebruikers samenwerken in een breder scala aan Workspace-services door een account te maken in de organisatie-eenheid Workspace-gasten.

  • Als u gastaccounts heeft aangezet: Externe gebruikers kunnen beginnen met een gastaccount of bezoekerstoegang, afhankelijk van hoe uw gebruikers in eerste instantie met ze samenwerken.

    • Nieuwe externe gebruikers die zijn uitgenodigd via Google Chat krijgen een gastaccount. De toegang tot gedeelde Google Drive-bestanden en -mappen is standaard ingesteld op hun gastaccount.
    • Nieuwe externe gebruikers die een gedeeld bestand of een gedeelde map krijgen via Google Drive, krijgen bezoekerstoegang tot dat item.
    • Bestaande externe gebruikers met bezoekerstoegang die zijn uitgenodigd om samen te werken via Google Chat, krijgen een gastaccount. Toegang tot nieuwe gedeelde Drive-bestanden of -mappen wordt standaard ingesteld op hun gastaccount, maar ze behouden de bezoekerstoegang tot eerder gedeelde bestanden of mappen.

  • Als u gastaccounts heeft uitgezet: Uw gebruikers kunnen delen met bezoekers gebruiken om samen te werken aan Drive-bestanden en -mappen.

Gasten beheren in Chat

Gasten beheren in Drive