Mengarsipkan akun mantan karyawan

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus. Bandingkan edisi Anda

Jika Anda memiliki langganan pengguna tunggal, buka Menjeda langganan Workspace.

Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk menyimpan datanya dengan aman dan mencegah dia mengakses layanan Google Workspace. Jika akun pengguna diarsipkan, status akun tersebut akan berubah menjadi diarsipkan.

Data untuk pengguna yang diarsipkan dihitung dalam batas penyimpanan gabungan organisasi Anda.

Apa yang terjadi pada akun dan data pengguna yang diarsipkan?

Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, Google mengelola data layanan Google Workspace pengguna itu dengan aman. Jika pengguna memiliki lisensi Google Vault atau lisensi dari Langganan Arsip Akun Pengguna yang berisi Vault, data pengguna tersebut akan dilindungi sesuai pembekuan dan aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut. Pelajari lebih lanjut

Data pengguna (dari layanan inti seperti Gmail dan Google Drive, serta layanan non-inti seperti Classroom) tersedia untuk pengguna lain di organisasi Anda yang memiliki lisensi Google Vault.

  • Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.

    Catatan: Akun Google Workspace for Education, baik yang aktif maupun yang diarsipkan, harus memiliki lisensi Education Standard atau Education Plus yang ditetapkan agar tercakup dalam kebijakan region data.

  • Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Tentang DLP untuk Drive.

Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Vault atau Google Voice, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapus lisensi tersebut setelah mengarsipkan akun pengguna. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.

Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace-nya yang aktif dapat dialihkan kepada pengguna lain dalam waktu 24 jam.

Setelah pengguna diarsipkan

Setelah diarsipkan, pengguna:

  • Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem apa pun. Hal ini termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
  • Tidak muncul di Daftar Alamat Global. Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status akun pengguna.
  • Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak ditangguhkan di konsol Admin.
  • Ditampilkan dalam status diarsipkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan dihapus.
  • Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena diblokir saat dikirim ke akun pengguna yang diarsipkan.

Cara kerja pembatalan pengarsipan

Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi yang tersedia dan cocok dengan edisi Google Workspace pengguna tersebut. Jika lisensi yang aktif tidak tersedia, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.

Setelah membatalkan pengarsipan akun pengguna, Anda perlu menetapkan lisensi untuk Google Workspace kepada pengguna secara manual.

Sebelum memulai

Untuk mengarsipkan pengguna, Anda mungkin memerlukan langganan Arsip Akun Pengguna. Anda dapat mengarsipkan pengguna dari daftar Pengguna atau saat Anda menghapus akunnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah (di bawah pada halaman ini).

  • Jika Anda membeli langganan melalui Tim Penjualan Google atau partner Google Cloud: Anda harus membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Google Admin atau menghubungi sales representative atau partner Anda. Untuk mengetahui detailnya, buka Menambahkan langganan berbayar ke akun Anda.
  • Education Fundamentals, Education Standard, atau Education Plus—Lisensi Arsip Akun Pengguna disertakan dalam langganan Google Workspace for Education Anda. Jika habis, Anda dapat meminta lebih banyak dengan menghubungi dukungan Google Workspace.

Atau, untuk semua edisi, Anda dapat menghubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud .

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan satu akun pengguna

Untuk pelanggan Education, buka Mengarsipkan pengguna di edisi Education.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  2. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.

Untuk mengarsipkan pengguna:

  1. Arahkan kursor ke akun pengguna, lalu klik Opsi lainnya.
  2. Jika Anda memiliki:
    • Enterprise Standard atau Enterprise Plus—Pilih Arsipkan pengguna.
    • Business Starter, Business Standard, atau Business Plus—Pilih Hapus pengguna lalu klik Arsipkan pengguna.
      Jika diminta, klik Beli langganan arsip akun pengguna dan ikuti petunjuknya. Jika opsi ini tidak tersedia, Anda tidak dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Sebagai gantinya, hubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud .
  3. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna:

  1. Arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Batalkan pengarsipan pengguna.
  2. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal

Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan file CSV:

  1. Ikuti petunjuk di Menambahkan atau memperbarui beberapa pengguna dari file CSV.
  2. Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only], masukkan Archived untuk mengarsipkan pengguna, atau Active untuk membatalkan pengarsipan pengguna.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan Admin SDK API:

  1. Ikuti petunjuk di Metode: users.update.
  2. Tetapkan variabel boolean yang diarsipkan ke True atau False untuk setiap pengguna yang sesuai.

Mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah

Jika tidak memiliki langganan Arsip Akun Pengguna, Anda tetap dapat mengarsipkan pengguna. Opsi ini tersedia sebagai alternatif untuk menghapus pengguna.

Saat mengarsipkan pengguna selama proses penghapusan pengguna, Anda dapat menetapkan delegasi untuk mengelola permintaan akses ke file dan email mendatang. Jika email ditujukan kepada pengguna yang diarsipkan, pengirim akan mendapatkan notifikasi tentang siapa yang harus dihubungi.

Menetapkan penerima delegasi untuk pengguna yang diarsipkan:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  2. Di daftar Pengguna, arahkan kursor ke pengguna yang ingin Anda perbarui, lalu klik Opsi lainnya lalu Perbarui delegasi.
  3. Klik Nama atau email delegasi, lalu pilih delegasi dari daftar.
  4. Untuk Tentukan apa yang dapat diterima oleh penerima delegasi, centang kotak di samping item yang ingin diterima oleh penerima delegasi.
  5. Klik Simpan perubahan.

Untuk mengetahui apakah Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Penagihan lalu Langganan.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan penagihan.

  2. Di halaman Langganan, jika edisi Arsip Akun Pengguna tidak tercantum, Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan Arsip Akun Pengguna terpisah.

Untuk mengetahui detail tentang cara menghapus pengguna dari organisasi, buka Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi.

Meninjau lisensi & pengguna yang diarsipkan

Di konsol Admin, Anda dapat meninjau jumlah lisensi Arsip Akun Pengguna yang ditetapkan. Anda juga dapat memeriksa apakah status pengguna tertentu aktif atau diarsipkan.

Untuk memeriksa jumlah lisensi Arsip Akun Pengguna yang ditetapkan:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Penagihan lalu Langganan.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan penagihan.

  2. Periksa lisensi di salah satu lokasi berikut:
    • Jika langganan Arsip Akun Pengguna Anda tercantum—Untuk langganan tersebut, di kolom Lisensi, periksa jumlah lisensi.
    • Jika tidak ada langganan Arsip Akun Pengguna yang tercantum—Untuk langganan Workspace utama Anda, di kolom Lisensi yang ditetapkan, periksa jumlah lisensi yang diarsipkan.

Jika kedua opsi tidak tersedia di halaman Langganan, Anda tidak dapat memeriksa jumlah total lisensi arsip yang ditetapkan. Sebagai gantinya, Anda dapat memeriksa status pengarsipan setiap pengguna dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  2. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
  3. Buka kolom Status untuk memeriksa apakah pengguna diarsipkan.