元従業員のアカウントをアーカイブする

この機能に対応しているエディション: Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus。 エディションの比較

シングルユーザー サブスクリプションをご利用の場合は、シングルユーザー サブスクリプションをアーカイブするをご覧ください。

従業員が会社を離れる場合、ユーザーのデータを安全に保持して Google Workspace サービスへのアクセスを防止するために、そのユーザー アカウントをアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アカウントのステータスが「アーカイブ済み」に変わり、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。

アーカイブされたユーザーのデータは、組織のストレージ プールの上限にカウントされます。

アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？

ユーザー アカウントをアーカイブすると、Google でそのユーザーの Google Workspace サービスのデータが安全に保管されます。ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳細

ユーザーデータ（Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ）は、組織内の Google Vault ライセンスを持つ他のユーザーが使用できます。

  • ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョン内に留まります。詳しくは、データの地理的位置を選択するをご覧ください。

    注: データ リージョン ポリシーの対象となるには、Google Workspace for Education アカウント（アクティブなアカウントとアーカイブされたアカウントのいずれも）に、Education Standard または Education Plus のライセンスが割り当てられている必要があります。

  • ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、Workspace の DLP を使用してデータの損失を防止するをご覧ください。

ユーザーが Vault や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。ライセンスの削除 について詳しくは、こちらをご覧ください。

アクティブなユーザーだけでなく停止中の ユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アーカイブ後 24 時間以内に、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスを別のユーザーに再度割り当てることができるようになります。

ユーザーがアーカイブされた後

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のような状態になります。

  • どのシステムからも自分の管理対象の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
  • グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザーは、ユーザー ディレクトリ リストで [アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを表示するをご覧ください。
  • 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
  • ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
  • 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。

アーカイブ解除の仕組み

ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。

ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応する利用可能なライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。

ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる 必要があります。

始める前に

ユーザーをアーカイブするには、アーカイブ ユーザーのサブスクリプションまたはフレキシブル プランが必要です。

また、すべてのエディションについて、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせいただくこともできます。

個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する

これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

Education をご利用のお客様は、 こちらの 記事をご覧ください。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [**ディレクトリ**] 次に[**ユーザー**] に移動します。

    アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  2. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。

ユーザーをアーカイブするには:

  1. ユーザー アカウントにカーソルを合わせて [その他のオプション] をクリックします。
  2. 次のいずれかを選択します。
    • Enterprise Standard または Enterprise Plus - [ユーザーをアーカイブ] を選択します。
    • Business Starter、Business Standard、Business Plus - [**ユーザーを削除**] 次に [**ユーザーをアーカイブ**] をクリックします。
      プロンプトが表示されたら、[アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入] をクリックし、手順に沿って操作します。このオプションを使用できない場合は、管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できません。代わりに、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせください。
  3. [完了] をクリックして確定します。

ユーザーのアーカイブを解除するには:

  1. 対象のユーザーにカーソルを合わせ、[ユーザーのアーカイブを解除する] をクリックします。
  2. [完了] をクリックして確定します。

ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。

CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:

  1. CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新する ファイルの手順で操作します。
  2. ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [Upload Only]] 列で、「Archived 」（ユーザーをアーカイブする場合）または「Active 」（ユーザーをアーカイブ解除する場合）と入力します。

Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:

  1. Method: users.update. の手順に沿って操作します。2. 必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を True または False に設定します。

定期購入を解約する代わりにユーザーをアーカイブする

Google Workspace の解約を開始すると、手続きの途中で、すべてのユーザーをアーカイブするオプションが表示されることがあります。このオプションは、次の条件を満たす場合に利用できます。

  • Business エディション、Enterprise Standard、Enterprise Plus のいずれかをご利用である
  • フレキシブル プランで請求されている
  • ユーザー数が 2 ～ 300 人

ユーザー数によっては、すべてのユーザーがアーカイブされるまでに数時間かかることがあります。

ユーザーのアーカイブ ステータスを確認するには:

これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [**ディレクトリ**] 次に[**ユーザー**] に移動します。

    アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  2. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
  3. ユーザーがアーカイブされているかどうかを確認するには、[ステータス] 列を確認します。

アーカイブ処理の全体的なステータスを確認するには、上部の [タスク] をクリックします。

すべてのユーザーをアーカイブした後、このページで説明したアーカイブ解除の手順に沿って、ユーザーのアーカイブを解除できます。

解約手順について詳しくは、Google Workspace を解約するをご覧ください。

個別のサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブする

2026 年 4 月より、個別のアーカイブ ユーザーのサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブできるようになります。この機能を利用するには、フレキシブル プランで請求されている必要があり、アーカイブ ユーザーのサブスクリプションをまだ購入していないことが条件となります。

個別のサブスクリプションなしでアーカイブする

  • 個別のアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入または維持する必要はありません。

  • ユーザーを削除するときに、そのユーザー宛ての今後の受信メールとファイルへのアクセス リクエストの委任者を割り当てることができます。たとえば、アーカイブされたユーザー宛てのメールが届いた場合、送信者には代わりに連絡する相手についての通知が届きます。

  • 委任者を更新または削除する必要がある場合は、アーカイブされたユーザーのアーカイブを解除してから、そのユーザーを再度アーカイブする必要があります。このとき、 その アーカイブ アカウントを別のユーザーに委任することも、 割り当てなしにすることもできます。委任者を更新または削除すると、アクティブなユーザー ライセンスの 1 日分の料金が発生します。

アクセスできるかどうかを確認する

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [**お支払い**] 次に [**サブスクリプション**] に移動します。

    アクセスするには、お支払いの管理者権限が必要です。

  2. [サブスクリプション] ページにアーカイブ ユーザー エディションが表示されていない場合は、個別のアーカイブ ユーザーのサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブできます。

組織からユーザーを削除する方法について詳しくは、組織からユーザーを削除するをご覧ください。