Konten ehemaliger Mitarbeiter archivieren

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus Versionen vergleichen

Wenn Sie ein Abo für einen einzelnen Nutzer haben, lesen Sie stattdessen den Hilfeartikel Abo für einen einzelnen Nutzer archivieren.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um seine Daten sicher aufzubewahren und ihn daran zu hindern, auf Google Workspace-Dienste zuzugreifen. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, wird der Kontostatus in „Archiviert“ geändert.

Die Daten archivierter Nutzer werden auf das Speicherkontingent für Ihre Organisation angerechnet.

Was passiert mit dem Konto und den Daten eines archivierten Nutzers?

Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, werden die Daten des Nutzers aus den Google Workspace-Diensten sicher aufbewahrt. Wenn der Nutzer eine Google Vault-Lizenz oder eine Lizenz aus einem Abo für archivierte Nutzer hat, das Vault enthält, werden die Daten des Nutzers gemäß den Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds geschützt und Sie können die Daten suchen und exportieren. Weitere Informationen

Die Nutzerdaten, die aus den Hauptdiensten wie Gmail und Google Drive sowie aus nicht zu den Hauptdiensten gehörenden Diensten wie Classroom stammen, sind für andere Nutzer in Ihrer Organisation verfügbar, die eine Google Vault-Lizenz haben.

  • Die Daten der Nutzer verbleiben am vom Administrator festgelegten Speicherort für Daten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Geografischen Standort für Ihre Daten auswählen.

    Hinweis: Aktiven und archivierten Google Workspace for Education-Konten muss eine Education Standard- oder Education Plus-Lizenz zugewiesen sein, damit sie von den Richtlinien für Speicherorte abgedeckt werden.

  • Der Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive bleibt für die Daten der Nutzer weiterhin aktiv. Weitere Informationen

Wenn der Nutzer eine Lizenz für ein Add‑on-Abo wie Vault oder Google Voice hat, behält er die Lizenz auch nach dem Archivieren. Wenn der Nutzer das Add‑on-Abo nicht mehr benötigt, können Sie die Lizenz entfernen, nachdem Sie das Nutzerkonto archiviert haben. Weitere Informationen zum Entfernen von Lizenzen.

Sie können sowohl aktive als auch gesperrte Nutzer archivieren. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, kann seine aktive Google Workspace-Lizenz nach 24 Stunden einem anderen Nutzer zugewiesen werden.

Nach dem Archivieren eines Nutzers

Wenn Sie einen Nutzer archivieren, gilt Folgendes:

  • Er kann sich mit seinem verwalteten Google-Konto in keinem System mehr anmelden. Dazu gehören Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Kalender und Google Drive.
  • Er wird nicht in der globalen Adressenliste angezeigt. Im Nutzerverzeichnis lautet der Status „Archiviert“. Weitere Informationen finden Sie unter Status eines Nutzerkontos ansehen.
  • Kann gelöscht oder wieder aktiviert, aber nicht in der Admin-Konsole gesperrt werden.
  • In Berichten zu Nutzern wird der Status „Archiviert“ angezeigt. So können Sie archivierte Nutzer ganz einfach überwachen, verwalten und löschen.
  • Sie können keine neuen E-Mails und Kalendereinladungen empfangen, da sie blockiert sind, wenn sie an das Konto des archivierten Nutzers gesendet werden.

Nutzer wieder aktivieren

Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren, gelten für ihn sein vorheriger Status und der Zugriff auf alle vorherigen Daten.

Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, benötigen Sie eine verfügbare Lizenz für seine Google Workspace-Version. Ist keine aktive Lizenz verfügbar, kann er nicht reaktiviert werden. Er bleibt archiviert und behält seine Lizenz für archivierte Nutzer.

Nachdem Sie ein Nutzerkonto wieder aktiviert haben, müssen Sie ihm manuell eine Lizenz zuweisen für Google Workspace.

Hinweis

Zum Archivieren eines Nutzers benötigen Sie ein Abo für archivierte Nutzer oder den flexiblen Tarif für die Abrechnung:

  • Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Sie können in der Admin-Konsole ein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Eine entsprechende Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Ein kostenpflichtiges Abo zu Ihrem Konto hinzufügen.
  • Business Starter, Business Standard oder Business Plus: Möglicherweise können Sie in der Admin-Konsole ein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Folgen Sie dazu der Anleitung zum Archivieren eines Nutzers im Abschnitt Einzelne Nutzerkonten archivieren oder wieder aktivieren (weiter unten).
  • Education Fundamentals, Education Standard oder Education Plus: Lizenzen für archivierte Nutzer sind in Ihrem Google Workspace for Education Abo enthalten. Wenn Sie weitere Lizenzen benötigen, wenden Sie sich an den Google Workspace-Support.
  • Flexibler Tarif für die Abrechnung: Wenn Sie kein Abo für archivierte Nutzer haben, können Sie einen Nutzer archivieren, wenn Sie sein Konto löschen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Nutzer ohne separates Abo archivieren.

Alternativ können Sie sich für alle Versionen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner wenden .

Einzelne Nutzer archivieren oder wieder aktivieren

Education-Kunden finden entsprechende Informationen im Hilfeartikel Nutzer in Education Versionen archivieren.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Verzeichnis und dann Nutzer.

    Hierfür ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.

  2. Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.

So archivieren Sie einen Nutzer:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Nutzerkonto und klicken Sie auf Weitere Optionen.
  2. Wenn Sie Folgendes haben:
    • Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Wählen Sie Nutzer archivieren aus.
    • Business Starter, Business Standard oder Business Plus: Wählen Sie Nutzer löschen und dann **Nutzer archivieren** aus.
      Klicken Sie bei Aufforderung auf Abo für archivierte Nutzer kaufen und folgen Sie der Anleitung. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, können Sie in der Admin-Konsole kein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Wenden Sie sich stattdessen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner .
  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.

So aktivieren Sie einen Nutzer wieder:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Nutzer und klicken Sie auf Nutzer wieder aktivieren.
  2. Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.

Mehrere Nutzer gleichzeitig archivieren oder wieder aktivieren

Mithilfe einer Datei mit kommagetrennten Werten (CSV) oder der Admin SDK-APIs können Sie mehrere Nutzer auf einmal archivieren oder wieder aktivieren.

So können Sie mehrere Nutzer mithilfe einer CSV-Datei archivieren oder wieder aktivieren:

  1. Folgen Sie der Anleitung unter Mehrere Nutzer über eine CSV Datei hinzufügen oder aktualisieren.
  2. Geben Sie in der heruntergeladenen CSV-Vorlage in der Spalte Neuer Status [Nur Upload] den Wert Archiviert ein, um einen Nutzer zu archivieren, oder Aktiv , um einen Nutzer wieder zu aktivieren.

So können Sie mehrere Nutzer mithilfe der Admin SDK-APIs archivieren oder wieder aktivieren:

  1. Folgen Sie der Anleitung unter Method: users.update.
  2. Setzen Sie die boolesche Variable „archived“ für jeden Nutzer entsprechend auf True oder False.

Nutzer archivieren, anstatt das Abo zu kündigen

Wenn Sie mit der Kündigung von Google Workspace beginnen, haben Sie während des Kündigungsvorgangs möglicherweise die Option, stattdessen alle Ihre Nutzer zu archivieren. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie:

  • eine Business-, Enterprise Standard- oder Enterprise Plus-Version haben
  • den flexiblen Tarif für die Abrechnung nutzen
  • zwischen 2 und 300 Nutzer haben

Je nach Anzahl der Nutzer kann es mehrere Stunden dauern, bis alle archiviert sind.

Wenn Sie den allgemeinen Status des Archivierungsvorgangs prüfen möchten, klicken Sie oben auf einer beliebigen Seite in der Admin-Konsole auf „Aufgaben“ .

Nachdem Sie alle Nutzer archiviert haben, können Sie einen oder mehrere Nutzer wieder aktivieren. Folgen Sie dazu einer der beiden Anleitungen weiter oben auf dieser Seite.

Weitere Informationen zu den Schritten zur Kündigung finden Sie im Hilfeartikel Google Workspace kündigen.

Nutzer ohne separates Abo archivieren

Wenn Sie kein Abo für archivierte Nutzer haben, können Sie Nutzer trotzdem archivieren, wenn Sie den flexiblen Tarif für die Abrechnung nutzen. Diese Option ist eine Alternative zum Löschen eines Nutzers.

Wenn Sie einen Nutzer während des Löschvorgangs archivieren, können Sie einen Bevollmächtigten zuweisen, der Zugriffsanfragen für Dateien und zukünftige E‑Mails verwaltet. Wenn eine E‑Mail an einen archivierten Nutzer gesendet wird, erhält der Absender eine Benachrichtigung mit den Kontaktdaten der Person, an die er sich stattdessen wenden kann.

Wenn Sie einen Bevollmächtigten aktualisieren oder entfernen möchten, müssen Sie den archivierten Nutzer wieder aktivieren und dann noch einmal archivieren. Dabei können Sie das Konto einem anderen Nutzer zuweisen oder es nicht zuweisen. Für das Aktualisieren oder Entfernen eines Bevollmächtigten wird eine Gebühr für einen Tag für eine aktive Nutzerlizenz erhoben.

So prüfen Sie, ob Sie einen Nutzer ohne separates Abo archivieren können:

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Abrechnung und dann Abos.

    Hierfür ist die Berechtigung „Abrechnungsverwaltung“ erforderlich.

  2. Wenn die Version für archivierte Nutzer auf der Seite Abos nicht aufgeführt ist, können Sie einen Nutzer ohne separates Abo für archivierte Nutzer archivieren.

Weitere Informationen zum Löschen eines Nutzers aus Ihrer Organisation finden Sie im Hilfeartikel Nutzer aus Ihrer Organisation löschen oder entfernen.

Archivierte Lizenzen und Nutzer prüfen

In der Admin-Konsole können Sie die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen für archivierte Nutzer prüfen. Sie können auch prüfen, ob der Status eines bestimmten Nutzers „Aktiv“ oder „Archiviert“ lautet.

So prüfen Sie die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen für archivierte Nutzer:

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Abrechnung und dann Abos.

    Hierfür ist die Berechtigung „Abrechnungsverwaltung“ erforderlich.

  2. Suchen Sie an einer der folgenden Stellen nach Lizenzen:
    • Wenn Ihr Abo für archivierte Nutzer aufgeführt ist: Prüfen Sie für dieses Abo in der Spalte Lizenzen die Anzahl der Lizenzen.
    • Wenn kein Abo für archivierte Nutzer aufgeführt ist: Prüfen Sie in der Spalte Zugewiesene Lizenzen die Anzahl der archivierten Lizenzen für Ihr Haupt-Workspace-Abo.

Wenn keine der beiden Optionen auf der Seite „Abos“ verfügbar ist, können Sie die Gesamtzahl der zugewiesenen archivierten Lizenzen nicht prüfen. Stattdessen können Sie den archivierten Status eines einzelnen Nutzers so prüfen:

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Verzeichnis und dann Nutzer.

    Hierfür ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.

  2. Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
  3. Prüfen Sie in der Spalte Status , ob der Nutzer archiviert ist.