कंपनी छोड़ चुके कर्मचारियों के खातों को संग्रहित करना

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

अगर आपने एक उपयोगकर्ता के लिए सदस्यता ली है, तो इसके बजाय, एक उपयोगकर्ता के लिए ली गई सदस्यता को संग्रहित करना लेख पढ़ें.

जब कोई कर्मचारी आपकी कंपनी छोड़ता है, तो उसके उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित किया जा सकता है. इससे उसका डेटा सुरक्षित तरीके से सेव रखा जा सकता है और उसे Google Workspace की सेवाओं का ऐक्सेस मिलने से रोका जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, खाते का स्टेटस बदलकर संग्रहित हो जाता है. साथ ही, उपयोगकर्ता को Archived User का लाइसेंस असाइन कर दिया जाता है.

संग्रहित किए गए उपयोगकर्ताओं का डेटा, आपके संगठन के लिए तय की गई कुल स्टोरेज सीमा में गिना जाता है.

संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते और डेटा का क्या होता है?

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, Google उस उपयोगकर्ता के Google Workspace की सेवाओं का डेटा सुरक्षित तरीके से सेव रखता है. अगर उपयोगकर्ता के पास Google Vault का लाइसेंस है या Archived User की सदस्यता का ऐसा लाइसेंस है जिसमें Vault शामिल है, तो उपयोगकर्ता का डेटा Vault के निजी डेटा के रखरखाव के नियमों और होल्ड के मुताबिक सुरक्षित रखा जाता है. साथ ही, आपके पास उस डेटा को खोजने और एक्सपोर्ट करने का विकल्प होता है. ज़्यादा जानें

उपयोगकर्ता का डेटा, आपके संगठन के उन अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होता है जिनके पास Google Vault का लाइसेंस है. इसमें Gmail और Google Drive जैसी मुख्य सेवाओं के साथ-साथ, Classroom जैसी गैर-मुख्य सेवाओं का डेटा भी शामिल होता है.

अगर उपयोगकर्ता के पास किसी ऐड-ऑन सदस्यता का लाइसेंस है, जैसे कि Vault या Google Voice, तो उसे संग्रहित करने के बाद भी उसके पास लाइसेंस बना रहता है. अगर उपयोगकर्ता को अब ऐड-ऑन सदस्यता की ज़रूरत नहीं है, तो उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के बाद, लाइसेंस हटाया जा सकता है. लाइसेंस हटाने के बारे में ज़्यादा जानें.

सक्रिय और निलंबित उपयोगकर्ताओं, दोनों तरह के खातों को संग्रहित किया जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने पर, उसका चालू Google Workspace लाइसेंस 24 घंटे के अंदर किसी दूसरे उपयोगकर्ता को फिर से असाइन किया जा सकता है.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के बाद

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के बाद, वह:

  • किसी भी सिस्टम पर, मैनेज किए जा रहे अपने Google खाते में साइन इन नहीं कर सकता. इसमें Gmail, Google Calendar, और Drive जैसी Google Workspace की सेवाएं शामिल हैं.
  • ग्लोबल अड्रेस लिस्ट में नहीं दिखता. उपयोगकर्ता डायरेक्ट्री की लिस्टिंग में, उपयोगकर्ता का स्टेटस संग्रहित के तौर पर दिखता है. उपयोगकर्ता खाते का स्टेटस देखना लेख पढ़ें.
  • Admin console में, मिटाया या संग्रह से हटाया जा सकता है, लेकिन निलंबित नहीं किया जा सकता.
  • उपयोगकर्ता की रिपोर्ट में, संग्रहित स्टेटस दिखाता है. इससे संग्रहित किए गए उपयोगकर्ताओं की निगरानी, उन्हें मैनेज करने, और आखिर में उन्हें मिटाने में आसानी होती है.
  • नए ईमेल और Calendar के न्योते नहीं पा सकता, क्योंकि संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के खाते पर भेजे जाने पर, उन्हें ब्लॉक कर दिया जाता है.

संग्रह से हटाने की प्रोसेस कैसे काम करती है

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाने पर, वह अपने पिछले स्टेटस पर वापस आ जाता है और उसे अपना पिछला सारा डेटा फिर से ऐक्सेस करने की अनुमति मिल जाती है.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाने के लिए, आपके पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जो उसके Google Workspace के वर्शन के मुताबिक हो. अगर कोई चालू लाइसेंस उपलब्ध नहीं है, तो संग्रह से हटाने की प्रोसेस पूरी नहीं हो पाती. साथ ही, उपयोगकर्ता का खाता, Archived User के लाइसेंस के साथ संग्रहित ही रहता है.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाने के बाद, आपको उसे Google Workspace का लाइसेंस मैन्युअल तरीके से असाइन करना होगा.

शुरू करने से पहले

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के लिए, आपके पास Archived User की सदस्यता या बिलिंग के लिए ज़रूरत के हिसाब से प्लान होना चाहिए:

इसके अलावा, सभी वर्शन के लिए, Google के सेल्स रेप्रज़ेंटेटिव या Google Cloud के पार्टनर से संपर्क किया जा सकता है.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करना या संग्रह से हटाना

यह तरीका पूरा करने के लिए, आपके पास सही उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको यह तरीका पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

Education के ग्राहकों के लिए, कृपया यह लेख पढ़ें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डायरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको यह तरीका पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. उपयोगकर्ता सूची में, उस उपयोगकर्ता को ढूंढें जिसका खाता संग्रहित करना है. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें लेख पढ़ें.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के लिए:

  1. उपयोगकर्ता खाते पर कर्सर ले जाएं और ज़्यादा विकल्प पर क्लिक करें.
  2. अगर आपके पास:
    • Enterprise Standard या Enterprise Plus—उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करें को चुनें.
    • Business Starter, Business Standard या Business Plus— उपयोगकर्ता खाते को मिटाएं को चुनें इसके बाद उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करें पर क्लिक करें.
      अगर आपसे पूछा जाए, तो संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता के लिए सदस्यता खरीदें पर क्लिक करें और निर्देशों का पालन करें. अगर यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो Admin console में, Archived User की सदस्यता नहीं खरीदी जा सकती. इसके बजाय, Google Sales रेप्रज़ेंटेटिव या Google Cloud पार्टनर से संपर्क करें.
  3. पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.

किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाने के लिए:

  1. उपयोगकर्ता के नाम पर कर्सर ले जाएं और उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाएं पर क्लिक करें.
  2. पुष्टि करने के लिए, हो गया पर क्लिक करें.

एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करना या संग्रह से हटाना

CSV फ़ाइल या Admin SDK API (एपीआई) का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित या संग्रह से हटाया जा सकता है.

CSV फ़ाइल का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने या संग्रह से हटाने के लिए:

  1. CSV फ़ाइल से एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ना या उनकी जानकारी अपडेट करना लेख में दिया गया तरीका अपनाएं.
  2. डाउनलोड किए गए CSV टेंप्लेट में, नया स्टेटस [सिर्फ़ अपलोड करें] कॉलम में, किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित करने के लिए संग्रहित किया गया या संग्रह से हटाने के लिए सक्रिय डालें.

Admin SDK API (एपीआई) का इस्तेमाल करके, एक साथ कई उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने या संग्रह से हटाने के लिए:

  1. तरीका: users.update में दिया गया तरीका अपनाएं. 2. हर उपयोगकर्ता के लिए, संग्रहित किए गए बूलियन वैरिएबल को ज़रूरत के हिसाब से सही या गलत पर सेट करें.

सदस्यता रद्द करने के बजाय, उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करना

अगर Google Workspace की सदस्यता रद्द की जाती है, तो रद्द करने की प्रोसेस के दौरान, आपके पास सभी उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने का विकल्प हो सकता है. यह विकल्प तब उपलब्ध होता है, जब:

  • आपके पास Business वर्शन, Enterprise Standard या Enterprise Plus हो
  • आपसे ज़रूरत के हिसाब से प्लान के तहत बिल लिया जाता हो
  • आपके पास दो से 300 उपयोगकर्ता हों

उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर, सभी खातों को संग्रहित करने में कई घंटे लग सकते हैं.

किसी उपयोगकर्ता खाते का संग्रहित स्टेटस देखने के लिए:

यह तरीका पूरा करने के लिए, आपके पास सही उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको यह तरीका पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डायरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको यह तरीका पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. उपयोगकर्ता सूची में, उस उपयोगकर्ता को ढूंढें जिसका खाता संग्रहित करना है. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें लेख पढ़ें.
  3. यह पुष्टि करने के लिए कि उपयोगकर्ता का खाता संग्रहित किया गया है या नहीं, स्टेटस कॉलम देखें.

संग्रहित करने की प्रोसेस का सामान्य स्टेटस देखने के लिए, सबसे ऊपर, टास्क पर क्लिक करें.

सभी उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करने के बाद, आपके पास इनमें से एक या ज़्यादा खातों को संग्रह से हटाने का विकल्प होता है. इसके लिए, इस पेज पर पहले बताए गए, संग्रह से हटाने के किसी भी तरीके का पालन करें.

सदस्यता रद्द करने के चरणों के बारे में ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Workspace की सदस्यता रद्द करना लेख पढ़ें.

अलग से सदस्यता लिए बिना उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित करना

अप्रैल 2026 से, Archived User की अलग से सदस्यता लिए बिना, उपयोगकर्ताओं के खातों को संग्रहित किया जा सकेगा. इसके लिए, बिलिंग के लिए ज़रूरत के हिसाब से प्लान लेना होगा. साथ ही, आपके पास Archived User की कोई मौजूदा सदस्यता नहीं होनी चाहिए.

अलग से सदस्यता लिए बिना, खातों को संग्रहित करने के बारे में जानकारी

  • आपको Archived User की अलग से सदस्यता खरीदने या बनाए रखने की ज़रूरत नहीं है.

  • किसी उपयोगकर्ता खाते को मिटाने पर, उसके आने वाले ईमेल और फ़ाइलों के ऐक्सेस के अनुरोधों के लिए, किसी प्रतिनिधि को असाइन किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर किसी संग्रहित उपयोगकर्ता को कोई ईमेल भेजा जाता है, तो भेजने वाले को इसकी सूचना मिलती है कि इसके बजाय, किससे संपर्क किया जाए.

  • अगर आपको किसी प्रतिनिधि की जानकारी अपडेट करनी है या उसे हटाना है, तो संग्रहित किए गए उपयोगकर्ता खाते को संग्रह से हटाएं. इसके बाद, उस खाते को फिर से संग्रहित करें. ऐसा करने पर, आपके पास उस संग्रहित खाते का ऐक्सेस किसी दूसरे उपयोगकर्ता को देने या उसे असाइन न करने का विकल्प होता है. किसी प्रतिनिधि की जानकारी अपडेट करने या उसे हटाने पर, चालू उपयोगकर्ता लाइसेंस के लिए एक दिन का शुल्क लगता है.

पता करें कि आपके पास ऐक्सेस है या नहीं

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद बिलिंग इसके बाद सदस्यताएं पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास बिलिंग मैनेजमेंट का खास अधिकार होना ज़रूरी है.

  2. सदस्यताएं पेज पर, अगर Archived User का वर्शन नहीं दिखता है, तो Archived User की अलग से सदस्यता लिए बिना, किसी उपयोगकर्ता खाते को संग्रहित किया जा सकता है.

अपने संगठन से किसी उपयोगकर्ता खाते को मिटाने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, अपने संगठन से किसी उपयोगकर्ता खाते को मिटाना या हटाना लेख पढ़ें.