اگر اشتراک تککاربره دارید، به جای آن به بایگانی اشتراک تککاربره بروید.
وقتی کارمندی شرکت شما را ترک میکند، میتوانید حساب کاربری او را بایگانی کنید تا دادههایش را به طور ایمن حفظ کنید و از دسترسی او به سرویسهای Google Workspace جلوگیری کنید. بایگانی کردن یک حساب کاربری، وضعیت حساب را به بایگانیشده تغییر میدهد و به کاربر مجوز کاربر بایگانیشده اختصاص میدهد.
دادههای کاربران بایگانیشده جزو محدودیت ذخیرهسازی تجمیعی سازمان شما محسوب میشود.
چه اتفاقی برای حساب کاربری و دادههای بایگانیشدهی کاربر میافتد؟
وقتی یک حساب کاربری را بایگانی میکنید، گوگل با خیال راحت دادههای سرویسهای Google Workspace کاربر را نگهداری میکند. اگر کاربر مجوز Google Vault یا مجوزی از اشتراک Archived User داشته باشد که شامل Vault میشود، دادههای کاربر طبق قوانین نگهداری Vault محافظت میشوند و شما میتوانید دادهها را جستجو و صادر کنید. اطلاعات بیشتر
دادههای کاربر (از سرویسهای اصلی مانند Gmail و Google Drive و سرویسهای غیر اصلی مانند Classroom) برای سایر کاربران سازمان شما که مجوز Google Vault دارند، در دسترس است.
دادههای کاربران در همان منطقه دادهای که توسط مدیر تعیین شده است، باقی میماند. برای جزئیات بیشتر، به «انتخاب یک مکان جغرافیایی برای دادههای خود» بروید.
توجه : حسابهای کاربری Google Workspace for Education، چه فعال و چه بایگانیشده، باید دارای مجوز Education Standard یا Education Plus باشند که برای پوشش سیاستهای منطقه داده به آنها اختصاص داده شده باشد.
پیشگیری از دست رفتن دادههای گوگل درایو (DLP) همچنان روی دادههای کاربران اجرا میشود. برای جزئیات بیشتر، به «استفاده از DLP در فضای کاری برای جلوگیری از دست رفتن دادهها » مراجعه کنید.
اگر کاربر مجوز اشتراک افزونهای مانند Vault یا Google Voice را داشته باشد، پس از بایگانی کردن آنها، مجوز را نگه میدارد. اگر کاربر دیگر به اشتراک افزونه نیازی ندارد، میتوانید پس از بایگانی کردن حساب کاربری، مجوز را حذف کنید. درباره حذف مجوزها بیشتر بدانید.
شما میتوانید کاربران فعال و تعلیقشده را بایگانی کنید. وقتی یک حساب کاربری را بایگانی میکنید، مجوز فعال Google Workspace آنها ظرف ۲۴ ساعت برای واگذاری مجدد به کاربر دیگری در دسترس قرار میگیرد.
پس از بایگانی شدن یک کاربر
بعد از اینکه یک کاربر را بایگانی کردید، آنها:
- نمیتوانند در هیچ سیستمی وارد حساب گوگل مدیریتشده خود شوند. این شامل سرویسهای Google Workspace مانند Gmail، Google Calendar و Drive نیز میشود.
- در فهرست آدرسهای سراسری نمایش داده نمیشود. در فهرستهای دایرکتوری کاربر، کاربر با وضعیت بایگانیشده ظاهر میشود. به مشاهده وضعیت حساب کاربری بروید.
- میتواند حذف یا از بایگانی خارج شود، اما در کنسول مدیریت به حالت تعلیق در نمیآید.
- وضعیت بایگانیشده را در گزارشهای کاربر نمایش دهید و نظارت، مدیریت و در نهایت حذف کاربران بایگانیشده را آسان کنید.
- نمیتوانم دعوتنامههای ایمیل و تقویم جدید دریافت کنم زیرا هنگام ارسال به حساب کاربری بایگانیشده مسدود میشوند.
نحوهی خارج کردن از بایگانی
وقتی یک حساب کاربری را از بایگانی خارج میکنید، به وضعیت قبلی خود برمیگردد و دوباره به تمام دادههای قبلی خود دسترسی پیدا میکند.
برای خارج کردن یک کاربر از بایگانی، به یک مجوز موجود که با نسخه Google Workspace او مطابقت داشته باشد، نیاز دارید. اگر هیچ مجوز فعالی در دسترس نباشد، فرآیند خارج کردن از بایگانی با شکست مواجه میشود و کاربر با مجوز کاربر بایگانیشده خود بایگانی میشود.
پس از اینکه یک حساب کاربری را از بایگانی خارج کردید، باید به صورت دستی مجوزی برای Google Workspace به آن اختصاص دهید .
قبل از اینکه شروع کنی
برای بایگانی کردن یک کاربر، به اشتراک کاربر بایگانی شده یا طرح انعطافپذیر برای صورتحساب نیاز دارید:
- نسخه استاندارد سازمانی یا نسخه پلاس سازمانی — میتوانید اشتراک کاربر بایگانیشده را در کنسول گوگل ادمین خود خریداری کنید. برای مراحل، به بخش «افزودن اشتراک پولی به حساب کاربری خود» بروید.
- Business Starter، Business Standard یا Business Plus — ممکن است بتوانید اشتراک کاربر بایگانیشده را در کنسول مدیریت خود خریداری کنید. برای بررسی، مراحل بایگانی کردن یک کاربر در Archive یا لغو بایگانی یک حساب کاربری شخصی (بعداً در همین صفحه) را دنبال کنید.
- مجوزهای کاربری Education Fundamentals، Education Standard یا Education Plus —Archive در اشتراک Google Workspace for Education شما گنجانده شده است. در صورت اتمام اعتبار، میتوانید از طریق پشتیبانی درخواست مجوز بیشتری کنید.
- طرح انعطافپذیر برای صورتحساب — اگر اشتراک کاربر بایگانیشده ندارید، میتوانید هنگام حذف حساب کاربری، آن کاربر را بایگانی کنید. برای جزئیات بیشتر، به بخش بایگانی کاربران بدون اشتراک جداگانه در این صفحه مراجعه کنید.
از طرف دیگر، برای همه نسخهها، میتوانید با نماینده فروش گوگل یا یکی از شرکای گوگل کلود تماس بگیرید.
بایگانی یا لغو بایگانی یک حساب کاربری شخصی
برای انجام این مراحل، به امتیاز مدیریت کاربر مناسب نیاز دارید. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای انجام این مراحل را نخواهید دید.برای مشتریان بخش آموزش، لطفاً به این مقاله مراجعه کنید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری کاربران .نیاز به داشتن امتیاز مدیریت کاربر مناسب دارد. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای تکمیل این مراحل را نخواهید دید.
- در فهرست کاربران ، کاربر را پیدا کنید. اگر به کمک نیاز دارید، به «یافتن حساب کاربری» بروید.
برای بایگانی کردن یک کاربر:
- روی حساب کاربری اشاره کنید و روی گزینههای بیشتر کلیک کنید.
- اگر موارد زیر را دارید:
- انترپرایز استاندارد یا انترپرایز پلاس — کاربر آرشیو را انتخاب کنید.
- شروع کننده کسب و کار، استاندارد کسب و کار یا کسب و کار پلاس - حذف کاربر را انتخاب کنید روی بایگانی کاربر کلیک کنید.
در صورت درخواست، روی «خرید اشتراک کاربر بایگانیشده» کلیک کنید و دستورالعملها را دنبال کنید. اگر این گزینه در دسترس نیست، نمیتوانید اشتراک کاربر بایگانیشده را در کنسول مدیریت خود خریداری کنید. در عوض، با نماینده فروش گوگل یا یکی از شرکای گوگل کلود تماس بگیرید.
- برای تأیید، روی «انجام شد» کلیک کنید.
برای خارج کردن کاربر از بایگانی:
- نشانگر ماوس را روی کاربر قرار دهید و روی «حذف بایگانی کاربر» کلیک کنید.
- برای تأیید، روی «انجام شد» کلیک کنید.
بایگانی یا لغو بایگانی کاربران به صورت عمده
شما میتوانید با استفاده از یک فایل CSV یا APIهای Admin SDK، کاربران را به صورت دسته جمعی بایگانی یا از بایگانی خارج کنید.
برای بایگانی یا لغو بایگانی چندین کاربر با استفاده از یک فایل CSV:
- دستورالعملهای موجود در بخش «افزودن یا بهروزرسانی چندین کاربر از یک فایل CSV» را دنبال کنید.
- در الگوی CSV دانلود شده، در ستون وضعیت جدید [فقط بارگذاری] ، برای بایگانی کردن یک کاربر، بایگانی شده یا برای لغو بایگانی کاربر، فعال را وارد کنید.
برای بایگانی یا لغو بایگانی چندین کاربر با استفاده از APIهای Admin SDK:
- دستورالعملهای موجود در Method: users.update را دنبال کنید. ۲. متغیر بولی بایگانیشده را برای هر کاربر، بسته به مورد، روی True یا False تنظیم کنید.
بایگانی کاربران به جای لغو اشتراک
اگر شروع به لغو Google Workspace کنید، در طول فرآیند لغو، ممکن است بتوانید به جای آن، تمام کاربران خود را بایگانی کنید. این گزینه در صورت وجود شرایط زیر در دسترس است:
- یک نسخه تجاری، استاندارد سازمانی یا نسخه سازمانی پلاس داشته باشید
- صورتحساب آنها طبق طرح انعطافپذیر محاسبه میشود
- بین ۲ تا ۳۰۰ کاربر داشته باشید
بسته به تعداد کاربران، ممکن است چند ساعت طول بکشد تا همه آنها بایگانی شوند.
برای بررسی وضعیت بایگانی کاربر:
برای انجام این مراحل، به امتیاز مدیریت کاربر مناسب نیاز دارید. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای انجام این مراحل را نخواهید دید.در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری کاربران .نیاز به داشتن امتیاز مدیریت کاربر مناسب دارد. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای تکمیل این مراحل را نخواهید دید.
- در فهرست کاربران ، کاربر را پیدا کنید. اگر به کمک نیاز دارید، به «یافتن حساب کاربری» بروید.
- برای تأیید اینکه آیا کاربر بایگانی شده است، ستون وضعیت را بررسی کنید.
برای بررسی وضعیت کلی فرآیند بایگانی، در بالا، روی «وظایف» کلیک کنید 
.
پس از بایگانی کردن همه کاربران، میتوانید با دنبال کردن هر یک از مراحل لغو بایگانی که قبلاً در این صفحه توضیح داده شده است، یک یا چند مورد از آنها را از بایگانی خارج کنید.
برای جزئیات بیشتر در مورد مراحل لغو، به لغو Google Workspace بروید.
بایگانی کاربران بدون اشتراک جداگانه
از آوریل ۲۰۲۶، میتوانید کاربران را بدون اشتراک جداگانهی کاربر بایگانیشده بایگانی کنید. برای واجد شرایط بودن، باید در طرح انعطافپذیر برای صورتحساب باشید و نمیتوانید اشتراک کاربر بایگانیشدهی موجود را داشته باشید.
درباره بایگانی بدون اشتراک جداگانه
نیازی به خرید یا نگهداری اشتراک جداگانهی کاربر بایگانیشده ندارید.
وقتی کاربری را حذف میکنید، میتوانید نمایندهای برای ایمیلهای دریافتی بعدی کاربر و درخواستهای دسترسی به فایلها تعیین کنید. برای مثال، اگر ایمیلی به یک کاربر بایگانیشده ارسال شود، فرستنده اعلانی دریافت میکند که به جای او با چه کسی تماس بگیرد.
اگر نیاز به بهروزرسانی یا حذف یک نماینده دارید، باید کاربر بایگانیشده را از بایگانی خارج کرده و سپس دوباره آن کاربر را بایگانی کنید. همزمان با انجام این کار، میتوانید آن را به نماینده واگذار کنید.
بایگانیحساب را به کاربر دیگری واگذار کنید یا آن را بدون تعیین تکلیف رها کنید. بهروزرسانی یا حذف نماینده، هزینه یک روز برای مجوز کاربر فعال را در بر دارد.
دریابید که آیا دسترسی دارید یا خیر
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
صورتحساب اشتراکهامستلزم داشتن امتیاز مدیریت صورتحساب است.
در صفحه اشتراکها، اگر نسخه کاربر بایگانیشده فهرست نشده باشد، میتوانید یک کاربر را بدون اشتراک کاربر بایگانیشده جداگانه بایگانی کنید.
برای جزئیات مربوط به حذف کاربر از سازمان خود، به حذف یا حذف کاربر از سازمان خود بروید.