إذا كان لديك اشتراك لمستخدم واحد، يُرجى الانتقال بدلاً من ذلك إلى مقالة إيقاف اشتراكك في Workspace مؤقتًا.
عندما يغادر موظف شركتك، يمكنك أرشفة حساب المستخدم الخاص به للاحتفاظ ببياناته بأمان ومنعه من الوصول إلى خدمات Google Workspace. تؤدّي أرشفة حساب مستخدم إلى تغيير حالته إلى "مؤرشَف".
تُحتسب بيانات المستخدمين المؤرشفين ضمن الحد الأقصى لمساحة التخزين المُجمَّعة الخاصة بمؤسستك.
ماذا يحدث لحساب المستخدم المؤرشَف وبياناته؟
عند أرشفة حساب مستخدم، تحتفظ Google ببيانات خدمات Google Workspace الخاصة بالمستخدم بأمان. في حال امتلاك المستخدم ترخيص Google Vault أو ترخيص من اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" يتضمن Vault، ستتم حماية بيانات المستخدم وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault ويمكنك البحث في البيانات وتصديرها. مزيد من المعلومات
تتوفَّر بيانات المستخدِم (من الخدمات الأساسية، مثل Gmail وGoogle Drive، والخدمات غير الأساسية، مثل Classroom) للمستخدمين الآخرين في مؤسستك الذين لديهم ترخيص Google Vault.
تبقى بيانات المستخدمين في منطقة البيانات نفسها التي حدّدها المشرف. للاطّلاع على التفاصيل، انتقِل إلى المقالة اختيار موقع جغرافي لبياناتك.
ملاحظة: يجب أن يتوفر ترخيص Education Standard أو Education Plus لحسابات Google Workspace for Education النشطة والمؤرشَفة لكي تسري عليها سياسات مناطق البيانات.
يستمر تفعيل ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) في Google Drive على بيانات المستخدمين. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى لمحة عن ميزة "منع فقدان البيانات" في Drive.
إذا حصل المستخدم على ترخيص لاشتراك إضافة، مثل Vault أو Google Voice، سيحتفظ المستخدم بالترخيص بعد أرشفته. إذا لم يعُد المستخدم بحاجة إلى اشتراك الإضافة، يمكنك إزالة الترخيص بعد أرشفة حسابه. مزيد من المعلومات عن إزالة التراخيص
يمكنك أرشفة كلٍّ من المستخدمين النشطين والمعلَّقين. عند أرشفة حساب مستخدِم، يصبح ترخيص Google Workspace النشط متاحًا لإعادة منحه إلى مستخدِم آخر في غضون 24 ساعة.
بعد أرشفة المستخدم
بعد أرشفة مستخدم، فإنه:
- لا يمكنه تسجيل الدخول إلى حساب Google المُدار على أي نظام. ويتضمن ذلك خدمات Google Workspace، مثل Gmail و"تقويم Google" وDrive.
- لن يظهر في "قائمة العناوين العمومية". ويظهر المستخدِم في قوائم دليل المستخدِم بحالة "مؤرشَف". يُرجى قراءة المقالة عرض الحالة لحساب مستخدِم.
- يمكن حذفه أو إزالته من الأرشيف، ولكن لا يتم تعليقه في وحدة تحكم المشرف.
- عرض حالة الأرشيف في تقارير المستخدمين، ما يُسهِّل مراقبة المستخدمين المُؤرشَفين وإدارتهم وحذف حساباتهم في نهاية الأمر.
- لا يمكنه تلقّي الرسائل الإلكترونية ودعوات التقويم الجديدة، إذ يتم حظرها عند إرسالها إلى حساب المستخدم من الأرشيف.
كيفية إجراء الإزالة من الأرشيف
عند إخراج حساب مستخدم من الأرشيف، يعود إلى حالته السابقة وسيتمكّن المستخدم من الوصول من جديد إلى كل بياناته السابقة.
لإزالة مستخدم من الأرشيف، يجب أن يكون لديك ترخيص يتطابق مع إصدار Google Workspace الذي يستخدمه. وفي حال عدم توفّر ترخيص نشط، لن تنجح عملية الإخراج من الأرشيف وسيبقى حساب المستخدِم مؤرشفًا مع ترخيص "مستخدِم من الأرشيف".
بعد إخراج حساب مستخدم من الأرشيف، عليك منحه ترخيص Google Workspace يدويًا.
قبل البدء
لأرشفة مستخدم، تحتاج إلى اشتراك "مستخدم من الأرشيف" أو "الخطة المرنة" للفوترة:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: يمكنك شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف في Google". لمعرفة الخطوات، يُرجى الانتقال إلى مقالة إضافة اشتراك مدفوع إلى حسابك.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: قد تتمكّن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف". للتحقّق من ذلك، يمكنك اتّباع خطوات أرشفة مستخدم في أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف (أدناه في هذه الصفحة).
- Education Fundamentals أو Education Standard أو Education Plus: إنّ تراخيص "مستخدم من الأرشيف" مضمّنة في اشتراكك في Google Workspace for Education. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التراخيص، يمكنك طلب المزيد من خلال التواصل مع فريق دعم Google Workspace.
- الخطة المرنة للفوترة: إذا لم يكن لديك اشتراك حالي في "مستخدم من الأرشيف"، يمكنك أرشفة مستخدم عند حذف حسابه. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى أرشفة المستخدمين الذين ليس لديهم اشتراك منفصل (أدناه في هذه الصفحة).
بالنسبة إلى جميع الإصدارات، يمكنك بدلاً من ذلك التواصل مع ممثل مبيعات Google أو شريك Google Cloud .
أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف
بالنسبة إلى عملاء Education، يُرجى الانتقال بدلاً من ذلك إلى أرشفة المستخدمين في إصدارات Education.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. في حال كنت بحاجة إلى المساعدة، يُرجى الانتقال إلى العثور على حساب مستخدم.
لأرشفة مستخدم، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- أشِر إلى حساب المستخدم وانقر على مزيد من الخيارات.
- إذا كان لديك:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: اختَر أرشفة المستخدم.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: اختَر حذف المستخدم انقر على أرشفة المستخدم.
انقر على شراء اشتراك مستخدم من الأرشيف واتّبِع التعليمات التي تظهر على الشاشة إذا طُلب منك ذلك. إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا، لن تتمكن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكُّم المشرف". بدلاً من ذلك، يُرجى التواصل مع ممثّل مبيعات Google أو شريك Google Cloud .
- انقر على تم للتأكيد.
لإخراج مستخدم من الأرشيف، اتّبِع الخطوات التالية:
- أشِر إلى المستخدم وانقر على إخراج مستخدم من الأرشيف.
- انقر على تم للتأكيد.
أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مُجمَّع
يمكنك أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مجمَّع باستخدام ملف CSV أو واجهات مدير SDK API.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام ملف CSV:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في المقالة إضافة تعدُّد المستخدمين أو تعديلهم من ملف CSV.
- في نموذج ملف CSV الذي تم تنزيله، في العمود حالة جديدة [تحميل فقط]، يمكنك إدخال تم الوضع في الأرشيف لوضع مستخدم في الأرشيف، أو نشط لإخراج مستخدم من الأرشيف.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في الطريقة: users.update.
- يمكنك ضبط المتغيِّر المنطقي تم الوضع في الأرشيف على القيمة True أو False لكل مستخدم حسب الحاجة.
أرشفة المستخدمين بدون اشتراك منفصل
إذا لم يكن لديك اشتراك "مستخدِم من الأرشيف"، سيظل بإمكانك أرشفة المستخدمين إذا كنت مشتركًا في "الخطة المرنة" للفوترة. يتوفّر هذا الخيار كبديل لحذف مستخدم.
عند أرشفة مستخدم أثناء عملية حذف المستخدم، يمكنك تعيين مفوَّض لإدارة طلبات الوصول إلى الملفات والرسائل الإلكترونية المستقبلية. إذا تم إرسال رسالة إلكترونية إلى مستخدم من الأرشيف، سيتلقّى المرسِل إشعارًا بشأن جهة الاتصال التي يجب التواصل معها بدلاً من ذلك.
تعيين مفوَّض لمستخدم من الأرشيف:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، أشِر إلى المستخدم الذي تريد تعديل بياناته وانقر على خيارات إضافية تعديل المفوَّض.
- انقر على اسم المفوّض أو بريده الإلكتروني واختَر المفوّض من القائمة.
- بالنسبة إلى تحديد الرسائل التي يمكن للمفوَّض تلقّيها، ضَع علامة في المربّعات بجانب العناصر التي تريد أن يتلقّاها المفوَّض.
- انقر على حفظ التغييرات.
لمعرفة ما إذا كان بإمكانك أرشفة مستخدم بدون اشتراك منفصل، اتّبِع الخطوات التالية:
-
في "وحدة تحكُّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الفوترة
الاشتراكات.يجب الحصول على امتياز إدارة الفوترة.
- في صفحة الاشتراكات، إذا لم يكن إصدار "مستخدم من الأرشيف" مدرَجًا، يمكنك أرشفة مستخدم بدون اشتراك منفصل في "مستخدم من الأرشيف".
لمعرفة التفاصيل حول حذف مستخدم من مؤسستك، يُرجى الانتقال إلى مقالة حذف مستخدم أو إزالته من مؤسستك.
مراجعة التراخيص والمستخدمين المؤرشفين
في "وحدة تحكّم المشرف"، يمكنك مراجعة عدد تراخيص "المستخدم المؤرشف" المخصّصة. يمكنك أيضًا التحقّق مما إذا كانت حالة مستخدم معيّن نشطة أو مؤرشفة.
للتحقّق من عدد تراخيص "مستخدم من الأرشيف" التي تم منحها:
-
في "وحدة تحكُّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الفوترة
الاشتراكات.يجب الحصول على امتياز إدارة الفوترة.
- ابحث عن التراخيص في أحد المواقع التالية:
- إذا كان اشتراك "مستخدم من الأرشيف" مدرجًا: بالنسبة إلى هذا الاشتراك، اطّلِع على عدد التراخيص في عمود التراخيص.
- إذا لم يكن هناك اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" مدرَج: في اشتراك Workspace الرئيسي، تحقّق من عدد تراخيص المستخدمين من الأرشيف في عمود التراخيص المخصّصة.
إذا لم يكن أيّ من الخيارَين متاحًا في صفحة "الاشتراكات"، لن تتمكّن من الاطّلاع على إجمالي عدد التراخيص المؤرشفة التي تم منحها. يمكنك بدلاً من ذلك الاطّلاع على حالة الأرشيف الخاصة بمستخدم معيّن باتّباع الخطوات التالية:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. في حال كنت بحاجة إلى المساعدة، يُرجى الانتقال إلى العثور على حساب مستخدم.
- انتقِل إلى عمود الحالة للتحقّق مما إذا كان المستخدم في الأرشيف.