Se você tiver uma assinatura para um único usuário, acesse Arquivar uma assinatura para um único usuário.
Quando um funcionário sai da sua empresa, você pode arquivar a conta de usuário dele para reter os dados com segurança e impedir que ele acesse os serviços do Google Workspace. O arquivamento de uma conta de usuário muda o estado dela para "arquivada".
Os dados dos usuários arquivados são contabilizados no limite de armazenamento em pool da organização.
O que acontece com a conta e os dados de um usuário arquivado?
Quando você arquiva uma conta de usuário, o Google mantém com segurança os dados dos serviços do Google Workspace. Se o usuário tiver uma licença do Google Vault ou uma licença de Usuário arquivado que contenha o Vault, os dados do usuário serão protegidos de acordo com as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault, e você poderá pesquisar e exportar os dados. Saiba mais
Os dados do usuário (de serviços principais, como o Gmail e o Drive, e de serviços não principais, como o Google Sala de Aula) estão disponíveis para outros usuários na organização que têm uma licença do Google Vault.
Os dados dos usuários permanecem na mesma região de dados definida pelo administrador. Para mais detalhes, acesse Escolher uma localização geográfica para seus dados.
Observação: as contas ativas e arquivadas do Google Workspace for Education precisam ter uma licença do Education Standard ou do Education Plus atribuída para serem cobertas pelas políticas de região de dados.
A Prevenção contra perda de dados (DLP) do Google Drive continua funcionando nos dados dos usuários. Para detalhes, acesse Usar a DLP do Workspace para evitar a perda de dados.
Se o usuário tiver uma licença para uma assinatura de complemento, como o Vault ou o Google Voice, ele vai manter a licença depois que você arquivá-la. Se o usuário não precisar mais da assinatura do complemento, você poderá remover a licença depois de arquivar a conta dele. Saiba mais sobre como remover licenças.
Você pode arquivar usuários ativos e suspensos. Quando você arquiva uma conta de usuário, a licença ativa do Google Workspace fica disponível para ser atribuída a outra pessoa em até 24 horas.
Depois que um usuário é arquivado
O que acontece depois que você arquiva um usuário:
- Ele não pode fazer login na Conta do Google gerenciada em nenhum sistema. Isso inclui os serviços do Google Workspace, como o Gmail, o Google Agenda e o Drive.
- Não aparecem na Lista de endereços global. Nas listagens do diretório de usuários, eles aparecem com o status "Arquivado". Acesse Ver o status de uma conta de usuário.
- podem ser excluídos ou desarquivados, mas não suspensas no Admin Console;
- Mostre um status arquivado nos relatórios de usuários, facilitando o monitoramento, o gerenciamento e a exclusão de usuários arquivados.
- Ele não recebe novos e-mails e convites da agenda porque eles são bloqueados quando enviados para a conta do usuário arquivado.
Como funciona o desarquivamento
Se você desarquivar uma conta de usuário, ela voltará ao status anterior e recuperará o acesso a todos os dados anteriores.
Para desarquivar um usuário, você precisa de uma licença disponível correspondente à edição do Google Workspace dele. Se nenhuma licença ativa estiver disponível, o desarquivamento não será concluído, e o usuário continuará arquivado com a licença Usuário arquivado.
Depois de desarquivar uma conta de usuário, você precisa atribuir uma licença do Google Workspace manualmente a ela.
Antes de começar
Para arquivar um usuário, você precisa de uma assinatura de Usuário arquivado ou do plano flexível para faturamento:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: compre uma assinatura de Usuário arquivado no Google Admin Console. Confira as etapas em Adicionar uma assinatura paga à sua conta.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: talvez seja possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Para verificar, siga as etapas para arquivar um usuário em Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual (mais adiante nesta página).
- Education Fundamentals, Education Standard ou Education Plus: as licenças de usuário arquivado estão incluídas na sua assinatura do Google Workspace for Education. Se você ficar sem espaço, peça mais pelo suporte do Google Workspace.
- Plano flexível de faturamento: se você não tiver uma assinatura de Usuário arquivado, poderá arquivar um usuário ao excluir a conta dele. Para mais detalhes, acesse Arquivar usuários sem uma assinatura separada (mais adiante nesta página).
Em todas as edições, você também pode entrar em contato com um representante de vendas do Google ou um parceiro do Google Cloud .
Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual
Se você for cliente do Education, acesse Arquivar usuários nas edições do Education.
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
Para arquivar um usuário:
- Aponte para a conta de usuário e clique em Mais opções.
- Se você tiver:
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus: selecione Arquivar usuário.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus: selecione
Excluir usuário clique em Arquivar usuário.
Se solicitado, clique em Comprar assinatura de Usuário arquivado e siga as instruções. Se essa opção não estiver disponível, não será possível comprar uma assinatura de Usuário arquivado no Admin Console. Entre em contato com um representante de vendas do Google ou um Google Cloud Partner .
- Clique em Concluir para confirmar.
Para desarquivar um usuário:
- Selecione o usuário e clique em Desarquivar usuário.
- Clique em Concluir para confirmar.
Arquivar ou desarquivar usuários em massa
Você pode arquivar ou desarquivar usuários em massa usando um arquivo CSV ou as APIs do SDK Admin.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários com um arquivo CSV:
- Siga as instruções em Adicionar ou atualizar vários usuários com um arquivo CSV.
- Após fazer o download de um modelo de CSV, na coluna Novo status [APENAS UPLOAD], digite Arquivado para arquivar um usuário ou Ativo para desarquivar um usuário.
Para arquivar ou desarquivar vários usuários usando as APIs do SDK Admin:
- Siga as instruções em Método: users.update.
- Defina a variável booleana archived como True ou False para cada usuário, conforme apropriado.
Arquivar usuários em vez de cancelar a assinatura
Se você começar a cancelar o Google Workspace, durante o processo de cancelamento, talvez tenha a opção de arquivar todos os seus usuários. Essa opção estará disponível se você:
- Tiver uma edição Business, Enterprise Standard ou Enterprise Plus
- Estiverem no plano flexível para faturamento
- Tiver entre 2 e 300 usuários
Dependendo do número de usuários, pode levar várias horas até que todos sejam arquivados.
Para verificar o status geral do processo de arquivamento, clique em Tarefas 
na parte de cima de qualquer página do Admin Console.
Depois de arquivar todos os usuários, você pode desarquivar um ou mais deles seguindo as etapas de desarquivamento anteriores nesta página.
Confira mais detalhes sobre as etapas de cancelamento em Cancelar o Google Workspace.
Arquivar usuários sem uma assinatura separada
Se você não tiver uma assinatura de Usuário arquivado, ainda poderá arquivar usuários se estiver no plano flexível de faturamento. Essa opção está disponível como uma alternativa à exclusão de um usuário.
Ao arquivar um usuário durante o processo de exclusão, você pode atribuir um delegado para gerenciar solicitações de acesso a arquivos e e-mails futuros. Se um e-mail for enviado para um usuário arquivado, o remetente vai receber uma notificação sobre quem contatar.
Se você precisar atualizar ou remover um delegado, desarquive o usuário e depois arquive-o novamente. Ao fazer isso, você pode delegar essa conta a outro usuário ou deixá-la sem atribuição. Atualizar ou remover um delegado gera uma cobrança de um dia para uma licença de usuário ativa.
Para saber se é possível arquivar um usuário sem uma assinatura separada:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Faturamento
Assinaturas.É preciso ter o privilégio Gerenciamento de faturamento.
- Na página Assinaturas, se a edição Usuário arquivado não estiver listada, você poderá arquivar um usuário sem uma assinatura separada de Usuário arquivado.
Para saber como excluir um usuário da sua organização, acesse Excluir ou remover um usuário da sua organização.
Analisar licenças e usuários arquivados
No Admin Console, você pode revisar o número de licenças de usuário arquivado atribuídas. Também é possível verificar se o status de um usuário específico está ativo ou arquivado.
Para verificar o número de licenças Usuário arquivado atribuídas:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Faturamento
Assinaturas.É preciso ter o privilégio Gerenciamento de faturamento.
- Verifique as licenças em um destes locais:
- Se a assinatura de Usuário arquivado estiver listada: na coluna Licenças, verifique o número de licenças.
- Se nenhuma assinatura de Usuário arquivado estiver listada: na sua assinatura principal do Workspace, na coluna Licenças atribuídas, verifique o número de licenças arquivadas.
Se nenhuma das opções estiver disponível na página "Assinaturas", não será possível verificar o número total de licenças arquivadas atribuídas. Para verificar o status de arquivamento de um usuário específico, siga estas etapas:
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Usuários.Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.
- Na lista Usuários, encontre o usuário. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.
- Acesse a coluna Status para verificar se o usuário está arquivado.