Mengarsipkan akun mantan karyawan

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus. Bandingkan edisi Anda

Jika Anda memiliki langganan satu pengguna, buka Mengarsipkan langganan satu pengguna langganan.

Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk menyimpan datanya dengan aman dan mencegah dia mengakses layanan Google Workspace. Mengarsipkan akun pengguna akan mengubah status akun menjadi diarsipkan dan menetapkan lisensi Arsip Akun Pengguna kepada pengguna.

Data untuk pengguna yang diarsipkan dihitung dalam batas penyimpanan gabungan organisasi Anda.

Apa yang terjadi pada akun & data pengguna yang diarsipkan?

Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, Google mengelola data layanan Google Workspace pengguna itu dengan aman. Jika pengguna memiliki lisensi Google Vault atau lisensi dari langganan Arsip Akun Pengguna yang berisi Vault, data pengguna tersebut akan dilindungi sesuai pembekuan dan aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut. Pelajari lebih lanjut

Data pengguna (dari layanan inti seperti Gmail dan Google Drive, serta layanan non-inti seperti Classroom) tersedia untuk pengguna lain di organisasi Anda yang memiliki lisensi Google Vault.

  • Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.

    Catatan: Akun Google Workspace for Education, baik yang aktif maupun yang diarsipkan, harus diberi lisensi Education Standard atau Education Plus agar tercakup dalam kebijakan region data.

  • Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan DLP Workspace untuk mencegah kehilangan data loss.

Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Vault atau Google Voice, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapus lisensi tersebut setelah mengarsipkan akunnya. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.

Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace-nya yang aktif dapat dialihkan ke pengguna lain dalam waktu 24 jam.

Setelah pengguna diarsipkan

Setelah diarsipkan, pengguna:

  • Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem apa pun. Hal ini termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
  • Tidak muncul di Daftar Alamat Global. Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status pengguna akun.
  • Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak ditangguhkan di konsol Admin.
  • Status diarsipkan akan ditampilkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan dihapus.
  • Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena sudah diblokir saat dimasukkan ke akun pengguna yang diarsipkan.

Cara kerja pembatalan pengarsipan

Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi yang tersedia dan cocok dengan edisi Google Workspace pengguna tersebut. Jika lisensi yang aktif tidak tersedia, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.

Setelah membatalkan pengarsipan akun pengguna, Anda perlu secara manual menetapkan lisensi untuk Google Workspace kepada pengguna.

Sebelum memulai

Untuk mengarsipkan pengguna, Anda memerlukan langganan Arsip Akun Pengguna atau Paket Fleksibel untuk penagihan:

  • Enterprise Standard atau Enterprise Plus—Anda dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Google Admin. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, buka Menambahkan langganan berbayar ke akun Anda.
  • Business Starter, Business Standard, atau Business Plus—Anda mungkin dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah untuk mengarsipkan pengguna di Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual (nanti di halaman ini).
  • Education Fundamentals, Education Standard, atau Education Plus—Lisensi Arsip Akun Pengguna disertakan dalam langganan Google Workspace for Education Anda. Jika habis, Anda dapat meminta lebih banyak melalui Dukungan.
  • Paket Fleksibel untuk penagihan—Jika tidak memiliki langganan Arsip Akun Pengguna, Anda dapat mengarsipkan pengguna saat menghapus akunnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengarsipkan pengguna tanpa langlangganan terpisah di halaman ini.

Atau, untuk semua edisi, Anda dapat menghubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan satu akun pengguna

Untuk menyelesaikan langkah ini, Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai diperlukan. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

Untuk pelanggan Education, lihat artikel ini.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  2. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.

Untuk mengarsipkan pengguna:

  1. Arahkan kursor ke akun pengguna, lalu klik Opsi lainnya.
  2. Jika Anda memiliki:
    • Enterprise Standard atau Enterprise Plus—Pilih Arsipkan pengguna.
    • Business Starter, Business Standard, atau Business Plus—Pilih Hapus pengguna lalu klik Arsipkan pengguna.
      Jika diminta, klik Beli langganan arsip akun pengguna dan ikuti petunjuknya. Jika opsi ini tidak tersedia, Anda tidak dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Sebagai gantinya, hubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.
  3. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Untuk membatalkan pengarsipan pengguna:

  1. Arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Batalkan pengarsipan pengguna.
  2. Klik Selesai untuk mengonfirmasi.

Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal

Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan file CSV:

  1. Ikuti petunjuk di Menambahkan atau memperbarui beberapa pengguna dari file CSV.
  2. Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only] , masukkan Archived untuk mengarsipkan pengguna, atau Active untuk membatalkan pengarsipan pengguna.

Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan Admin SDK API:

  1. Ikuti petunjuk di Method: users.update. 2. Tetapkan variabel boolean yang diarsipkan ke True atau False untuk setiap pengguna yang sesuai.

Mengarsipkan pengguna, bukan membatalkan langganan

Jika Anda mulai membatalkan Google Workspace, selama proses pembatalan, Anda mungkin memiliki opsi untuk mengarsipkan semua pengguna. Opsi ini tersedia jika Anda:

  • Memiliki edisi Business, Enterprise Standard, atau Enterprise Plus
  • Ditagih berdasarkan Paket Fleksibel
  • Memiliki antara 2 hingga 300 pengguna

Bergantung pada jumlah pengguna, mungkin perlu waktu beberapa jam hingga semua pengguna diarsipkan.

Untuk memeriksa status arsip pengguna:

Untuk menyelesaikan langkah ini, Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai diperlukan. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

  2. Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika perlu bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
  3. Untuk mengonfirmasi apakah pengguna diarsipkan, periksa kolom Status.

Untuk memeriksa status umum proses pengarsipan, klik Tugas di bagian atas.

Setelah mengarsipkan semua pengguna, Anda dapat membatalkan pengarsipan satu atau beberapa pengguna dengan mengikuti salah satu kumpulan langkah pembatalan pengarsipan sebelumnya di halaman ini.

Untuk mengetahui detail selengkapnya tentang langkah-langkah pembatalan, buka Membatalkan Google Workspace.

Mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah

Mulai April 2026, Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan Arsip Akun Pengguna terpisah. Agar memenuhi syarat, Anda harus menggunakan Paket Fleksibel untuk penagihan dan tidak boleh memiliki langganan Arsip Akun Pengguna.

Tentang pengarsipan tanpa langganan terpisah

  • Anda tidak perlu membeli atau mempertahankan langganan Arsip Akun Pengguna terpisah.

  • Saat menghapus pengguna, Anda dapat menetapkan delegasi untuk email masuk dan permintaan akses ke file pengguna di masa mendatang. Misalnya, jika email ditujukan kepada pengguna yang diarsipkan, pengirim akan mendapatkan notifikasi tentang siapa yang harus dihubungi.

  • Jika perlu memperbarui atau menghapus delegasi, Anda harus membatalkan pengarsipan pengguna yang diarsipkan, lalu mengarsipkan pengguna tersebut lagi. Saat melakukannya, Anda dapat mendelegasikan akun arsip tersebut kepada pengguna lain atau membiarkannya tidak ditetapkan. Memperbarui atau menghapus delegasi akan dikenai biaya satu hari untuk lisensi pengguna aktif.

Mengetahui apakah Anda memiliki akses

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Penagihan lalu Langganan.

    Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan penagihan.

  2. Di halaman Langganan, jika edisi Arsip Akun Pengguna tidak tercantum, Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan Arsip Akun Pengguna terpisah.

Untuk mengetahui detail tentang cara menghapus pengguna dari organisasi, buka Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi.