元従業員のアカウントをアーカイブする

この機能に対応しているエディション: Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus。エディションを比較

シングルユーザー サブスクリプションをご利用の場合は、Workspace サブスクリプションを一時停止するをご覧ください。

従業員が離職した場合、ユーザーのデータを安全に保持してユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止するために、そのユーザー アカウントをアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、アカウントのステータスが「アーカイブ済み」に変わります。

アーカイブ ユーザーのデータは、組織のストレージ プールの上限にカウントされます。

アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？

ユーザー アカウントをアーカイブすると、Google でそのユーザーの Google Workspace サービスのデータが安全に保管されます。ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。詳細

ユーザーデータ（Gmail や Google ドライブなどのコアサービスや、Google Classroom などのコアサービス以外のサービスのデータ）は、組織内の　 Google Vault ライセンスを持つ他のユーザーが使用できます。

  • ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョン内に留まります。詳しくは、データの地理的な保管場所を選択するをご覧ください。

    注: データ リージョン ポリシーの対象となるには、Google Workspace for Education アカウント（アクティブなアカウントとアーカイブされたアカウントのいずれも）に、Education Standard または Education Plus のライセンスが割り当てられている必要があります。

  • ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、ドライブの DLP についての記事をご覧ください。

ユーザーが Vault や Google Voice などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ライセンスはアーカイブ後も保持されます。そのユーザーのアドオン サブスクリプションが不要になった場合は、ユーザー アカウントのアーカイブ後にライセンスを削除できます。詳しくは、ライセンスの削除をご覧ください。

アクティブなユーザーだけでなく停止中のユーザーもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace ライセンスは、アーカイブ後 24 時間以内に別のユーザーに割り当てることができるようになります。

ユーザーがアーカイブされた後

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のような状態になります。

  • どのシステムからも自分の管理対象の Google アカウントにログインできません。これには、Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスが含まれます。
  • グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザーは、ユーザー ディレクトリ リストで [アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。ユーザー アカウントのステータスを表示するをご覧ください。
  • 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
  • ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
  • 新しいメールとカレンダーの招待状は、アーカイブされたユーザーのアカウントに送信されるとブロックされるため、受信できません。

アーカイブ解除の仕組み

ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。

ユーザーのアーカイブを解除するには、そのユーザーの Google Workspace エディションに対応する利用可能なライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。

ユーザー アカウントのアーカイブを解除したら、手動で Google Workspace のライセンスを割り当てる必要があります。

始める前に

ユーザーをアーカイブするには、アーカイブ ユーザーのサブスクリプションが必要になる場合があります。ユーザーをアーカイブするには、[ユーザー] リストから行うか、アカウントを削除するときに行います。詳しくは、後述の個別のサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブするをご覧ください。

  • Google の営業担当者または Google Cloud パートナーを通じてサブスクリプションを購入した場合: Google 管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入するか、営業担当者またはパートナーにお問い合わせください。詳しくは、アカウントに有料サブスクリプションを追加するをご覧ください。
  • Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus - アーカイブ ユーザー ライセンスは、Google Workspace for Education サブスクリプションに含まれています。上限に達した場合は、Google Workspace サポートに連絡して追加のライセンスをリクエストできます。

また、すべてのエディションについて、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせいただくこともできます。

個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する

Education をご利用のお客様は、Education エディションでユーザーをアーカイブするをご覧ください。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ディレクトリ] 次に [ユーザー] に移動します。

    アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  2. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。

ユーザーをアーカイブするには:

  1. ユーザー アカウントにカーソルを合わせて [その他のオプション] をクリックします。
  2. 以下が表示されます。
    • Enterprise Standard または Enterprise Plus - [ユーザーをアーカイブ] を選択します。
    • Business Starter、Business Standard、Business Plus - [ユーザーを削除] を選択 次に [ユーザーをアーカイブ] をクリックします。
      プロンプトが表示されたら、[アーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入] をクリックし、手順に沿って操作します。このオプションを使用できない場合は、管理コンソールでアーカイブ ユーザーのサブスクリプションを購入できません。代わりに、Google の営業担当者または Google Cloud パートナーにお問い合わせください。
  3. [完了] をクリックして確定します。

ユーザーのアーカイブを解除するには:

  1. 対象のユーザーにカーソルを合わせ、[ユーザーのアーカイブを解除する] をクリックします。
  2. [完了] をクリックして確定します。

ユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

複数のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除するには、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用します。

CSV ファイルを使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:

  1. CSV ファイルから複数のユーザーを追加または更新するの手順で操作します。
  2. ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [Upload Only]] 列で、「Archived」（ユーザーをアーカイブする場合）または「Active」（ユーザーをアーカイブ解除する場合）と入力します。

Admin SDK API を使用して複数のユーザーをアーカイブまたはアーカイブ解除するには:

  1. Method: users.update の手順に沿って操作します。
  2. 必要に応じて、各ユーザーの archived のブール型変数を True または False に設定します。

個別のサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブする

アーカイブ ユーザーのサブスクリプションがない場合でも、ユーザーをアーカイブできます。このオプションは、ユーザーを削除する代わりに使用できます。

ユーザーの削除プロセス中にユーザーをアーカイブすると、ファイルへのアクセス リクエストと今後のメールを管理する代理人を割り当てることができます。アーカイブ ユーザー宛てのメールが送信された場合、送信者には代わりに連絡すべき相手に関する通知が届きます。

アーカイブ ユーザーに代理人を割り当てるには:

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ディレクトリ] 次に [ユーザー] に移動します。

    アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  2. [ユーザー] リストで、更新するユーザーにカーソルを合わせ、[その他のオプション] 次に [代理人を更新] をクリックします。
  3. [代理人の名前またはメールアドレス] をクリックし、リストから代理人を選択します。
  4. [代理人が受信できるものを指定する] で、代理人に受信させるアイテムの横にあるチェックボックスをオンにします。
  5. [Save changes]（変更を保存）をクリックします。

別のサブスクリプションなしでユーザーをアーカイブできるかどうかを確認するには:

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ お支払い] 次に [サブスクリプション] に移動します。

    アクセスするには、お支払いの管理者権限が必要です。

  2. [サブスクリプション] ページにアーカイブ ユーザー エディションが表示されていない場合は、個別のアーカイブ ユーザー サブスクリプションがなくてもユーザーをアーカイブできます。

組織からユーザーを削除する方法について詳しくは、組織からユーザーを削除するをご覧ください。

アーカイブ ライセンスとユーザーを確認する

管理コンソールで、割り当てられているアーカイブ ユーザー ライセンスの数を確認できます。特定のユーザーのステータスがアクティブかアーカイブ済みかを確認することもできます。

割り当てられているアーカイブ ユーザー ライセンスの数を確認するには:

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ お支払い] 次に [サブスクリプション] に移動します。

    アクセスするには、お支払いの管理者権限が必要です。

  2. 次のいずれかの場所でライセンスを確認します。
    • アーカイブ ユーザーのサブスクリプションが表示されている場合 - そのサブスクリプションの [ライセンス] 列でライセンス数を確認します。
    • アーカイブ ユーザー サブスクリプションが一覧に表示されない場合 - メインの Workspace サブスクリプションの [割り当て済みライセンス] 列で、アーカイブ済みライセンスの数を確認します。

[サブスクリプション] ページにどちらのオプションも表示されない場合は、割り当てられているアーカイブ ユーザー ライセンスの合計数を確認できません。代わりに、次の手順で個々のユーザーのアーカイブ ステータスを確認できます。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ディレクトリ] 次に [ユーザー] に移動します。

    アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

  2. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。
  3. [ステータス] 列に移動して、ユーザーがアーカイブされているかどうかを確認します。