Если у вас подписка для одного пользователя, ознакомьтесь со статьей Как приостановить подписку Workspace.
Когда сотрудник увольняется, вы можете отправить его аккаунт в архив, чтобы безопасно хранить его данные и заблокировать доступ к сервисам Google Workspace. При этом статус аккаунта меняется на "В архиве".
Данные отправленных в архив аккаунтов учитываются в лимите объединенного хранилища организации.
Что происходит с отправленным в архив аккаунтом
При отправке аккаунта пользователя в архив его данные из сервисов Google Workspace сохраняются в системах Google. Если у пользователя есть лицензия Google Сейфа или лицензия из подписки на функцию "Отправленный в архив аккаунт", которая предоставляет доступ к Сейфу, то защита его данных будет обеспечена согласно правилам хранения Сейфа и запретам на удаление, а вы сможете выполнять поиск данных и экспортировать их. Подробнее…
Данные пользователя из основных сервисов, таких как Gmail и Google Диск, а также из дополнительных сервисов, таких как Класс, доступны другим пользователям из организации, у которых есть лицензия Google Сейфа.
Данные пользователей остаются в том регионе хранения, который был установлен администратором. Подробнее о том, как выбрать географическое местоположение для данных…
Примечание. Аккаунтам Google Workspace for Education, как активным, так и отправленным в архив, должна быть назначена лицензия Education Standard или Education Plus, чтобы на них распространялись правила в отношении регионов хранения данных.
Для документов пользователя на Google Диске продолжают действовать правила защиты от потери данных (DLP). Подробнее о DLP для Диска…
Если у пользователя есть лицензия на дополнение, например Сейф или Google Voice, он сохранит лицензию после того, как вы отправите его аккаунт в архив. Когда дополнение больше не будет нужно, вы сможете удалить лицензию после отправки аккаунта в архив. Подробнее об удалении лицензий…
Отправить в архив можно как активные, так и временно заблокированные аккаунты. Если аккаунт пользователя отправлен в архив, его активную лицензию Google Workspace можно будет назначить другому сотруднику в течение 24 часов.
После отправки аккаунта пользователя в архив
Отправленные в архив пользователи:
- Не могут войти в управляемый аккаунт Google, и использовать сервисы Google Workspace, такие как Gmail, Google Календарь и Диск.
- Недоступны в глобальном списке адресов, а в каталоге имеют статус "В архиве". Подробнее о том, как узнать статус аккаунта пользователя…
- Отправленный в архив аккаунт можно вернуть из архива или удалить, но нельзя заблокировать.
- Сведения о статусе аккаунтов включаются в отчеты о пользователях, чтобы администраторам было удобно отслеживать аккаунты в архиве, управлять ими и со временем удалять их.
- Не могут получать новые письма и приглашения на мероприятия, так как при отправке на архивный аккаунт они блокируются.
Возвращение аккаунта из архива
После возврата аккаунта из архива восстанавливается доступ ко всем его данным и предыдущий статус.
Чтобы разархивировать аккаунт, требуется свободная лицензия Google Workspace, совпадающая с той, которая ранее была назначена пользователю. Если свободных активных лицензий нет, появится сообщение об ошибке, а аккаунт останется в архиве.
Когда вы вернете аккаунт пользователя из архива, вам потребуется назначить этому пользователю лицензию Google Workspace вручную.
Подготовка
Чтобы отправить аккаунт пользователя в архив, вам может потребоваться подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт". Вы можете отправить пользователя в архив из списка Пользователи или при удалении его аккаунта. Подробнее о том, как отправить пользователей в архив без отдельной подписки…
- Если вы приобрели подписку через отдел продаж Google или партнера Google Cloud, вам нужно купить подписку на функцию "Отправленный в архив аккаунт" в консоли администратора Google или обратиться к представителю отдела продаж или партнеру. Подробнее о том, как добавить платную подписку в аккаунт…
- Education Fundamentals, Education Standard или Education Plus – в подписку Google Workspace for Education входят лицензии для отправленных в архив аккаунтов. Если вам нужно больше лицензий, запросите их в службе поддержки Google Workspace.
При использовании любой версии вы можете обратиться к представителю отдела продаж Google или партнеру Google Cloud .
Как отправить в архив или вернуть из архива один аккаунт пользователя
Если у вас версия Education, ознакомьтесь со статьей Как отправлять аккаунты в архив в версиях Education.
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Пользователи.Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.
- Найдите пользователя в списке. Подробнее о том, как найти аккаунт пользователя…
Чтобы отправить пользователя в архив:
- Наведите указатель мыши на аккаунт пользователя и нажмите Ещё.
- Если у вас:
- Enterprise Standard или Enterprise Plus – выберите Отправить аккаунт пользователя в архив.
- Business Starter, Business Standard или Business Plus – выберите Удалить аккаунт пользователя Отправить аккаунт пользователя в архив.
При необходимости нажмите Купить подписку "Отправленный в архив аккаунт" и следуйте инструкциям на экране. Если этот параметр недоступен, вы не сможете купить эту подписку в консоли администратора. Вам нужно будет обратиться в отдел продаж Google или к партнеру Google Cloud Partner .
- Нажмите Готово.
Чтоб вернуть пользователя из архива:
- Наведите указатель мыши на имя пользователя и нажмите Вернуть аккаунт пользователя из архива.
- Нажмите Готово.
Как отправить в архив или вернуть из архива нескольких пользователей
Вы можете архивировать или разархивировать пользователей массово с помощью CSV-файла или Admin SDK API.
Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью CSV-файла:
- Следуйте инструкциям в статье Как добавить или обновить список пользователей с помощью CSV-файла.
- Скачав файл шаблона, в столбце New Status [Upload Only] (Новый статус [Только загрузка]) введите Archived, чтобы отправить пользователя в архив, или Active, чтобы вернуть его из архива.
Чтобы отправить в архив или вернуть из него несколько аккаунтов пользователей с помощью API Admin SDK:
- Следуйте инструкциям на странице Метод: users.update.
- Для логической переменной archived задайте значение True (чтобы отправить пользователя в архив) или False (чтобы вернуть пользователя из архива).
Как отправить аккаунты пользователей в архив без отдельной подписки
Если у вас нет подписки на функцию "Отправленный в архив аккаунт", вы все равно можете отправлять аккаунты в архив. Этот вариант можно использовать вместо удаления пользователя.
При отправке аккаунта в архив в процессе удаления вы можете назначить представителя, который будет управлять запросами на доступ к файлам и будущими письмами. Если письмо адресовано пользователю с отправленным в архив аккаунтом, отправитель получит уведомление о том, к кому обратиться вместо этого пользователя.
Чтобы назначить представителя для отправленного в архив пользователя:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Пользователи.Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.
- В списке Пользователи наведите указатель на имя пользователя и нажмите Ещё Обновить представителя.
- Нажмите Имя или адрес электронной почты представителя и выберите представителя из списка.
- В разделе Выберите, что может получать представитель установите флажки рядом с нужными пунктами.
- Нажмите Сохранить изменения.
Чтобы узнать, можно ли отправить аккаунт пользователя в архив без отдельной подписки:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Оплата
Подписки.Требуется право на управление платежами.
- Если на странице Подписки нет версии для отправленных в архив аккаунтов, вы можете отправить аккаунт в архив без отдельной подписки.
Подробнее о том, как удалить аккаунт пользователя из организации…
Как посмотреть лицензии и пользователей в архиве
В консоли администратора можно посмотреть количество назначенных лицензий для отправленных в архив аккаунтов. Вы также можете проверить, активен ли аккаунт пользователя или отправлен в архив.
Чтобы узнать количество назначенных лицензий для отправленных в архив аккаунтов:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Оплата
Подписки.Требуется право на управление платежами.
- Проверьте лицензии в одном из следующих мест:
- Если подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт" есть в списке, проверьте количество лицензий в столбце Лицензии.
- Если подписка на функцию "Отправленный в архив аккаунт" не указана, в столбце Назначенные лицензии для основной подписки Workspace проверьте количество отправленных в архив лицензий.
Если на странице "Подписки" нет ни одного из этих вариантов, вы не сможете проверить общее количество назначенных лицензий для отправленных в архив аккаунтов. Чтобы проверить статус отдельного пользователя, выполните следующие действия:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Пользователи.Вам потребуются права на управление пользователями. В противном случае некоторые элементы управления будут недоступны.
- Найдите пользователя в списке. Подробнее о том, как найти аккаунт пользователя…
- Чтобы узнать, отправлен ли аккаунт в архив, посмотрите значение в столбце Статус.