Tek kullanıcılı bir aboneliğiniz varsa bunun yerine Workspace aboneliğinizi duraklatma başlıklı makaleye gidin.
Şirketinizden ayrılan çalışanların kullanıcı hesabını arşivleyerek ilgili verileri güvenli bir şekilde saklayabilir ve çalışanın Google Workspace hizmetlerine erişmesini engelleyebilirsiniz. Arşivlenen kullanıcı hesaplarının durumu "arşivlenmiş" olarak değiştirilir.
Arşivlenmiş kullanıcıların verileri, kuruluşunuzun havuz depolama alanı sınırına dahil edilir.
Arşivlenmiş bir kullanıcının hesabına ve verilerine ne olur?
Bir kullanıcı hesabını arşivlediğinizde Google, kullanıcının Google Workspace hizmetleriyle ilgili verilerini güvenli bir şekilde saklar. Kullanıcının bir Google Apps Kasası lisansı veya Apps Kasası içeren bir Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğinden gelen lisansı varsa, kullanıcının verileri Apps Kasası saklama kurallarına ve muhafazalarına göre korunur. Gerektiğinde verilerde arama yapabilir ve verileri dışa aktarabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinin.
Kullanıcının verilerine (Gmail ve Google Drive gibi temel hizmetlerdeki ve Classroom gibi temel olmayan hizmetlerdeki), kuruluştaki Google Apps Kasası lisansı olan diğer kullanıcılar tarafından erişilebilir.
Kullanıcıların verileri, yönetici tarafından belirlenen veri bölgesinde kalır. Ayrıntılı bilgi için Verileriniz için coğrafi konum seçme başlıklı makaleyi inceleyin.
Not: Hem etkin hem de arşivlenmiş Google Workspace for Education hesaplarının, veri bölgesi politikaları kapsamında olması için bu hesaplara Education Standard veya Education Plus lisansı atanmış olmalıdır.
Google Drive Veri Kaybını Önleme özelliği, kullanıcı verilerinde çalışmaya devam eder. Ayrıntılı bilgi için Drive için Veri Kaybını Önleme hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
Kullanıcının Apps Kasası veya Google Voice gibi bir eklenti aboneliği için lisansı varsa, kullanıcıyı arşivledikten sonra da lisansı elinde tutar. Kullanıcının artık eklenti aboneliğine ihtiyacı yoksa kullanıcı hesabını arşivledikten sonra lisansı kaldırabilirsiniz. Lisansları kaldırma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Hem etkin hem de askıya alınmış kullanıcıları arşivleyebilirsiniz. Arşivlediğiniz kullanıcı hesaplarının etkin Google Workspace lisansları 24 saat içinde başka bir kullanıcıya atanabilir hâle gelir.
Kullanıcı arşivlendikten sonra
Arşivlediğiniz kullanıcı:
- Herhangi bir sistemde yönetilen Google Hesabı ile oturum açamaz. Buna Gmail, Google Takvim ve Drive gibi Google Workspace hizmetleri de dahildir.
- Genel Adres Listesi'nde gösterilmez. Kullanıcının durumu, kullanıcı dizini listelerinde "arşivlenmiş" olarak gösterilir. Kullanıcı hesaplarının durumunu görme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Silinebilir veya arşivden çıkarılabilir ancak Yönetici Konsolu'nda askıya alınamaz.
- Arşivlenmiş kullanıcıları izlemeyi, yönetmeyi ve silmeyi kolaylaştırmak için kullanıcı raporlarında "arşivlenmiş" durumunu gösterin.
- Arşivlenmiş kullanıcının hesabına gönderildiğinde engellendikleri için yeni e-posta ve takvim davetiyeleri alamaz.
Arşivden kaldırma sürecinin işleyiş şekli
Arşivden çıkardığınız kullanıcı hesapları eski durumuna geri döner ve önceki verilerinin tümüne yeniden erişebilir.
Bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak için ilgili kullanıcının Google Workspace sürümüyle eşleşen bir lisansınız olmalıdır. Etkin bir lisans yoksa arşivden çıkarma işlemi başarısız olur ve kullanıcı, Arşivlenmiş Kullanıcı lisansı ile arşivlenmiş olarak kalır.
Arşivden çıkardığınız kullanıcı hesabına manuel olarak Google Workspace lisansı atamanız gerekir.
Başlamadan önce
Bir kullanıcıyı arşivlemek için Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğinizin veya faturalandırma için esnek planınızın olması gerekir:
- Enterprise Standard veya Enterprise Plus: Google Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alabilirsiniz. Adımlar için Hesabınıza ücretli abonelik ekleme başlıklı makaleyi inceleyin.
- Business Starter, Business Standard veya Business Plus: Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alabilirsiniz. Kontrol etmek için Kullanıcı hesaplarını tek tek arşivleme veya arşivden çıkarma (bu sayfanın sonraki kısmında) bölümündeki adımları uygulayarak bir kullanıcıyı arşivleyin.
- Education Fundamentals, Education Standard veya Education Plus: Arşivlenmiş Kullanıcı lisansları, Google Workspace for Education aboneliğinize dahildir. Depolama alanınız tükenirse Google Workspace Destek Ekibi ile iletişime geçerek daha fazla alan isteyebilirsiniz.
- Faturalandırma için esnek plan: Mevcut bir Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğiniz yoksa kullanıcının hesabını sildiğinizde kullanıcıyı arşivleyebilirsiniz. Ayrıntılar için bu sayfanın sonraki kısımlarında yer alan Kullanıcıları ayrı bir abonelik olmadan arşivleme başlıklı bölümü inceleyin.
Alternatif olarak, tüm sürümler için bir Google satış temsilcisi veya bir Google Cloud iş ortağı ile iletişime geçebilirsiniz .
Kullanıcı hesaplarını tek tek arşivleme veya arşivden çıkarma
Education müşterisiyseniz Education sürümlerinde kullanıcıları arşivleme başlıklı makaleyi inceleyin.
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin
Kullanıcılar'a gidin.Uygun Kullanıcı yönetimi ayrıcalığını gerektirir. Doğru ayrıcalığa sahip değilseniz bu adımları tamamlamak için gereken tüm kontrolleri göremezsiniz.
- Kullanıcılar listesinde kullanıcıyı bulun. Yardıma ihtiyacınız varsa Kullanıcı hesabı bulma başlıklı makaleyi inceleyin.
Bir kullanıcıyı arşivlemek için:
- Kullanıcı hesabının üzerine gelin ve Diğer seçenekler'i tıklayın.
- Aşağıdaki durumlarda:
- Enterprise Standard veya Enterprise Plus: Kullanıcıyı arşivle'yi seçin.
- Business Starter, Business Standard veya Business Plus: Kullanıcıyı sil'i seçin Kullanıcıyı arşivle'yi tıklayın.
İstenirse Arşivlenmiş kullanıcı aboneliği satın al'ı tıklayın ve istemleri takip edin. Bu seçenek kullanılamıyorsa Yönetici Konsolunuzda Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği satın alamazsınız. Bunun yerine bir Google satış temsilcisi veya Google Cloud iş ortağı ile iletişime geçin .
- Onaylamak için Bitti'yi tıklayın.
Bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak için:
- Kullanıcının üzerine gelin ve Kullanıcıyı arşivden kaldır'ı tıklayın.
- Onaylamak için Bitti'yi tıklayın.
Kullanıcıları toplu olarak arşivleme veya arşivden çıkarma
CSV dosyası veya Admin SDK API'lerini kullanarak kullanıcıları toplu olarak arşivleyebilir ya da arşivden çıkarabilirsiniz.
Birden fazla kullanıcıyı CSV dosyası kullanarak arşivlemek veya arşivden çıkarmak için:
- CSV dosyasından birden fazla kullanıcı ekleme veya güncelleme başlıklı makalede verilen talimatları uygulayın.
- İndirilen CSV şablonunda, Yeni Durum [Sadece Yükleme] sütununa, bir kullanıcıyı arşivlemek için Arşivlendi, bir kullanıcıyı arşivden çıkarmak içinse Etkin yazın.
Yönetici SDK'sı API'lerini kullanarak birden fazla kullanıcıyı arşivlemek veya arşivden çıkarmak için:
- Method: users.update bölümündeki talimatları uygulayın.
- archived boole değişkenini her kullanıcı için uygun şekilde True veya False olarak ayarlayın.
Kullanıcıları ayrı bir abonelik olmadan arşivleme
Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğiniz yoksa ancak faturalandırma için Esnek Plan kullanıyorsanız kullanıcıları arşivleyebilirsiniz. Bu seçenek, kullanıcı silme işlemine alternatif olarak kullanılabilir.
Kullanıcı silme işlemi sırasında bir kullanıcıyı arşivlediğinizde, dosyalara ve gelecekteki e-postalara erişim isteklerini yönetmesi için yetki verilmiş bir kullanıcı atayabilirsiniz. Arşivlenmiş bir kullanıcıya e-posta gönderilirse gönderen, bunun yerine kiminle iletişime geçmesi gerektiğiyle ilgili bir bildirim alır.
Arşivlenmiş bir kullanıcı için yetki verilmiş kullanıcı atama:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin
Kullanıcılar'a gidin.Uygun Kullanıcı yönetimi ayrıcalığını gerektirir. Doğru ayrıcalığa sahip değilseniz bu adımları tamamlamak için gereken tüm kontrolleri göremezsiniz.
- Kullanıcılar listesinde, güncellemek istediğiniz kullanıcının üzerine gelip Diğer seçenekler Yetki verilmiş kullanıcıyı güncelle'yi tıklayın.
- Yetki verenin adı veya e-posta adresi'ni tıklayın ve listeden yetki vereni seçin.
- Yetki verilmiş kullanıcının hangi e-postaları alabileceğine karar verin bölümünde, yetki verilmiş kullanıcının almasını istediğiniz öğelerin yanındaki kutuları işaretleyin.
- Değişiklikleri kaydet'i tıklayın.
Bir kullanıcıyı ayrı bir abonelik olmadan arşivleyip arşivleyemeyeceğinizi öğrenmek için:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Faturalandırma
Abonelikler'e gidin.Faturalandırma yönetimi ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Abonelikler sayfasında Arşivlenmiş Kullanıcı sürümü listelenmiyorsa kullanıcıları ayrı bir Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği olmadan arşivleyebilirsiniz.
Kuruluşunuzdaki bir kullanıcıyı silme hakkında ayrıntılı bilgi için Kuruluşunuzdaki bir kullanıcıyı silme veya kaldırma başlıklı makaleyi inceleyin.
Arşivlenmiş lisansları ve kullanıcıları inceleme
Yönetici Konsolunuzda, atanan Arşivlenmiş Kullanıcı lisanslarının sayısını inceleyebilirsiniz. Belirli bir kullanıcının durumunun etkin mi yoksa arşivlenmiş mi olduğunu da kontrol edebilirsiniz.
Atanan Arşivlenmiş Kullanıcı lisansı sayısını kontrol etmek için:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Faturalandırma
Abonelikler'e gidin.Faturalandırma yönetimi ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Lisansları aşağıdaki konumlardan birinde kontrol edin:
- Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliğiniz listeleniyorsa: Bu abonelik için Lisanslar sütununda lisans sayısını kontrol edin.
- Arşivlenmiş Kullanıcı aboneliği listelenmiyorsa: Ana Workspace aboneliğiniz için Atanan lisanslar sütununda arşivlenmiş lisansların sayısını kontrol edin.
Abonelikler sayfasında bu seçeneklerden hiçbiri yoksa atanan arşivlenmiş lisansların toplam sayısını kontrol edemezsiniz. Bunun yerine, aşağıdaki adımları uygulayarak tek bir kullanıcının arşivlenme durumunu kontrol edebilirsiniz:
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin
Kullanıcılar'a gidin.Uygun Kullanıcı yönetimi ayrıcalığını gerektirir. Doğru ayrıcalığa sahip değilseniz bu adımları tamamlamak için gereken tüm kontrolleri göremezsiniz.
- Kullanıcılar listesinde kullanıcıyı bulun. Yardıma ihtiyacınız varsa Kullanıcı hesabı bulma başlıklı makaleyi inceleyin.
- Kullanıcının arşivlenip arşivlenmediğini kontrol etmek için Durum sütununa gidin.