หากคุณมีการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว ให้ไปที่หัวข้อ เก็บการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว แทน
เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้ของพนักงานรายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะบัญชีเป็นเก็บแล้ว และมอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้เก่าให้กับผู้ใช้
ข้อมูลสำหรับผู้ใช้เก่าจะนับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมขององค์กร
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า
เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังอยู่ในเขตข้อมูลเดียวกับที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สําหรับข้อมูล
หมายเหตุ: บัญชี Google Workspace for Education ทั้งบัญชีที่ใช้งานอยู่และบัญชีที่เก็บถาวร ต้องมีใบอนุญาต Education Standard หรือ Education Plus จึงจะอยู่ภายใต้ นโยบายเขตข้อมูล
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังได้รับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) จาก Google ไดรฟ์ต่อไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ DLP ของ Workspace เพื่อป้องกันข้อมูล รั่วไหล
หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสําหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำใบอนุญาตออก
คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับsuspended users เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง
หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
- ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
- ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของผู้ใช้ บัญชี
- ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
- รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า
การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร
เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป
หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาตของ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าหรือแพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน โดยมีรายละเอียดดังนี้
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus—คุณสามารถซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus—คุณอาจซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ โปรดตรวจสอบโดยทำตาม ขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้แต่ละ บัญชี (อ่านต่อไปในหน้านี้)
- Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus—ใบอนุญาตผู้ใช้เก่ารวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้ใบอนุญาตจนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้ผ่านทีมสนับสนุน
- แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน—หากคุณไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าอยู่แล้ว คุณสามารถเก็บผู้ใช้ได้เมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บผู้ใช้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหากในหน้านี้
คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น
เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล
หากต้องการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์ คุณต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์สำหรับลูกค้า Education โปรดดู บทความนี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์
- ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชี ผู้ใช้
หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
- หากคุณมีรุ่นต่อไปนี้
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus—ให้เลือก เก็บผู้ใช้
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus—ให้เลือก
ลบผู้ใช้ คลิก เก็บผู้ใช้
หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
- คลิกเสร็จสิ้น เพื่อยืนยัน
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
- คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน
คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายรายจากไฟล์ CSV ไฟล์
- ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update 2. กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็น จริง หรือ เท็จ ให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม
เก็บผู้ใช้แทนการยกเลิกการสมัครใช้บริการ
หากเริ่มยกเลิก Google Workspace คุณอาจมีตัวเลือกให้เก็บผู้ใช้ทั้งหมดไว้แทนในกระบวนการยกเลิก ตัวเลือกนี้จะใช้ได้หากคุณมีคุณสมบัติดังนี้
- คุณมีรุ่น Business, Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus
- คุณมีการเรียกเก็บเงินในแพ็กเกจแบบยืดหยุ่น
- คุณมีผู้ใช้ 2-300 ราย
ระบบอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเก็บข้อมูลทั้งหมดถาวร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้
วิธีตรวจสอบสถานะการเก็บของผู้ใช้
หากต้องการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์ คุณต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์
- ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชี ผู้ใช้
- หากต้องการยืนยันว่าผู้ใช้ถูกเก็บไว้หรือไม่ ให้ตรวจสอบคอลัมน์สถานะ
หากต้องการตรวจสอบสถานะทั่วไปของกระบวนการเก็บ ให้คลิกงาน
ที่ด้านบน
หลังจากเก็บผู้ใช้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเก็บผู้ใช้อย่างน้อย 1 รายได้โดยทำตามขั้นตอนยกเลิกการเก็บผู้ใช้รายการใดรายการหนึ่งก่อนหน้านี้ในหน้านี้
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกได้ที่หัวข้อยกเลิก Google Workspace
เก็บผู้ใช้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก
ตั้งแต่เดือนเมษายน 2026 เป็นต้นไป คุณจะเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก คุณต้องใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงินและต้องไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าอยู่แล้วจึงจะมีสิทธิ์
เกี่ยวกับการเก็บโดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก
คุณไม่จำเป็นต้องซื้อหรือคงไว้ซึ่งการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก
เมื่อลบผู้ใช้ คุณสามารถมอบหมายผู้รับมอบสิทธิ์สำหรับอีเมลขาเข้าในอนาคตและคำขอเข้าถึงไฟล์ของผู้ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น หากอีเมลส่งถึงผู้ใช้เก่า ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้ที่จะติดต่อแทน
หากต้องการอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออก คุณต้องยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าก่อน แล้วจึงเก็บผู้ใช้รายนั้นอีกครั้ง เมื่อดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถมอบหมายบัญชี
ที่เก็บไว้ให้กับผู้ใช้รายอื่นหรือปล่อยให้ ไม่มีการมอบหมายก็ได้ การอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออกจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับใบอนุญาตผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่เป็นเวลา 1 วัน
ดูว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงหรือไม่
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
การเรียกเก็บเงิน
การสมัครใช้บริการ ในหน้าการสมัครใช้บริการ หากไม่มีรุ่นผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ คุณจะเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก
ดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลบผู้ใช้ออกจากองค์กรได้ที่หัวข้อลบหรือนำผู้ใช้ ออกจาก องค์กร