เก็บบัญชีพนักงานเก่า

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หากคุณมีการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว ให้ไปที่หัวข้อ เก็บการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว แทน

เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้รายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะบัญชีเป็นเก็บแล้ว

ข้อมูลสำหรับผู้ใช้เก่าจะนับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมขององค์กร

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า

เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้

หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสําหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำใบอนุญาตออก

คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับsuspended users เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง

หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว

  • ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
  • ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของผู้ใช้ บัญชี
  • ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
  • แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
  • รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า

การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร

เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง

หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป

หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้อง มอบหมายใบอนุญาต ของ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าหรือแพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน

  • Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus—คุณสามารถซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
  • Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus—คุณอาจซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ โปรดตรวจสอบโดยทำตาม ขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้แต่ละ บัญชี (อ่านต่อไปในหน้านี้)
  • Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus—ใบอนุญาตผู้ใช้เก่ารวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้ใบอนุญาตจนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้โดยติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace
  • แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน \- หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า อยู่ คุณจะเก็บผู้ใช้ได้เมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บผู้ใช้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก (อ่านต่อไปในหน้านี้)

คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น

เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล

สำหรับลูกค้า Education ให้ไปที่หัวข้อ เก็บผู้ใช้ในรุ่น Education editions แทน

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ไดเรกทอรี จากนั้น ผู้ใช้

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

  2. ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชี ผู้ใช้

หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้

  1. ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
  2. หากคุณมีรุ่นต่อไปนี้
    • Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus—ให้เลือก เก็บผู้ใช้
    • Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus—ให้เลือก ลบผู้ใช้ จากนั้น คลิก เก็บผู้ใช้
      หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
  3. คลิกเสร็จสิ้น เพื่อยืนยัน

หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้

  1. ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
  2. คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน

เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน

คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้

หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้

  1. ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายรายจากไฟล์ CSV ไฟล์
  2. ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้

หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้

  1. ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
  2. กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็น True หรือ False ให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม

เก็บผู้ใช้แทนการยกเลิกการสมัครใช้บริการ

หากเริ่มยกเลิก Google Workspace คุณอาจมีตัวเลือกให้เก็บผู้ใช้ทั้งหมดไว้แทนในกระบวนการยกเลิก ซึ่งตัวเลือกนี้จะใช้ได้ในกรณีต่อไปนี้

  • คุณมีรุ่น Business, Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus
  • คุณใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน
  • คุณมีผู้ใช้ 2-300 ราย

ระบบอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเก็บข้อมูลทั้งหมดถาวร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้

หากต้องการตรวจสอบสถานะทั่วไปของกระบวนการเก็บ ให้คลิกงาน ที่ด้านบนของหน้าใดก็ได้ใน คอนโซลผู้ดูแลระบบ

หลังจากเก็บผู้ใช้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเก็บผู้ใช้อย่างน้อย 1 รายได้โดยทำตามขั้นตอนยกเลิกการเก็บผู้ใช้รายการใดรายการหนึ่งก่อนหน้านี้ในหน้านี้

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกได้ที่หัวข้อยกเลิก Google Workspace

เก็บผู้ใช้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก

หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณจะยังเก็บผู้ใช้ได้หากใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน ตัวเลือกนี้เป็นทางเลือกแทนการลบผู้ใช้

เมื่อเก็บผู้ใช้ในระหว่างกระบวนการลบผู้ใช้ คุณสามารถมอบหมายผู้รับมอบสิทธิ์ให้จัดการคำขอเข้าถึงไฟล์และอีเมลในอนาคตได้ หากอีเมลส่งถึงผู้ใช้เก่า ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้ที่จะติดต่อแทน

หากต้องการอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออก คุณต้องยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าก่อน แล้วจึงเก็บผู้ใช้รายนั้นอีกครั้ง เมื่อดำเนินการนี้ คุณสามารถมอบหมายบัญชีดังกล่าวให้ผู้ใช้รายอื่นหรือปล่อยให้ไม่มีผู้รับมอบสิทธิ์ก็ได้ การอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออกจะมีค่าใช้จ่ายเป็นค่าใบอนุญาตผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ 1 วัน

วิธีตรวจสอบว่าคุณเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหากหรือไม่

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น การเรียกเก็บเงิน จากนั้น การสมัครใช้บริการ

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการการเรียกเก็บเงิน

  2. ในหน้าการสมัครใช้บริการ หากไม่มีรุ่นผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ คุณจะเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลบผู้ใช้ออกจากองค์กรได้ที่หัวข้อลบหรือนำผู้ใช้ ออกจาก องค์กร

ตรวจสอบใบอนุญาตและผู้ใช้เก่า

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมายได้ นอกจากนี้ คุณยังตรวจสอบได้ด้วยว่าสถานะของผู้ใช้รายใดรายหนึ่งเป็นใช้งานอยู่หรือเก็บแล้ว

วิธีตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมาย

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น การเรียกเก็บเงิน จากนั้น การสมัครใช้บริการ

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการการเรียกเก็บเงิน

  2. ตรวจสอบใบอนุญาตในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้
    • หากมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่—สำหรับการสมัครใช้บริการนั้น ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตในคอลัมน์ใบอนุญาต
    • หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่—ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาต ที่เก็บแล้ว ในคอลัมน์ใบอนุญาตที่มอบหมาย สำหรับการสมัครใช้บริการ Workspace หลัก

หากไม่มีตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งในหน้าการสมัครใช้บริการ คุณจะตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตที่เก็บแล้วทั้งหมดที่มอบหมายไม่ได้ แต่คุณสามารถตรวจสอบสถานะการเก็บของผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ไดเรกทอรี จากนั้น ผู้ใช้

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

  2. ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชี ผู้ใช้
  3. ไปที่คอลัมน์สถานะ เพื่อตรวจสอบว่าผู้ใช้ถูกเก็บแล้วหรือไม่