Archiva las cuentas de empleados anteriores

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus. Comparar tu edición

Si tienes una suscripción para un solo usuario, ve a Archivar una suscripción para un solo usuario.

Cuando un empleado abandona tu empresa, puedes archivar su cuenta de usuario para retener sus datos de forma segura y evitar que acceda a los servicios de Google Workspace. Cuando se archiva una cuenta de usuario, su estado cambia a archivado.

Los datos de los usuarios archivados se incluyen en el límite de almacenamiento conjunto de tu organización.

¿Qué sucede con la cuenta y los datos de un usuario archivado?

Cuando archivas una cuenta de usuario, Google mantiene de forma segura los datos de los servicios de Google Workspace del usuario. Si el usuario tiene una licencia de Google Vault o una licencia de una suscripción de usuario archivado que contiene Vault, sus datos se protegen según las reglas de retención y las conservaciones de Vault, y puedes buscar y exportar los datos. Más información

Los datos del usuario (de los servicios principales, como Gmail y Google Drive, y de los servicios no principales, como Classroom) están disponibles para otros usuarios de tu organización que tengan una licencia de Google Vault.

  • Los datos de los usuarios permanecen en la misma región de datos establecida por el administrador. Para obtener más información, consulta Elige una ubicación geográfica para tus datos.

    Nota: Las cuentas de Google Workspace for Education, tanto activas como archivadas, deben tener asignada una licencia de Education Standard o Education Plus para que estén cubiertas por las políticas de región de datos.

  • La prevención de pérdida de datos (DLP) de Google Drive sigue ejecutándose en los datos de los usuarios. Para obtener más información, consulta Usa la DLP de Workspace para prevenir la pérdida de datos.

Si el usuario tiene una licencia para una suscripción de complemento, como Vault o Google Voice, la conservará después de que lo archives. Si el usuario ya no necesita la suscripción de complemento, puedes quitar la licencia después de archivar la cuenta de usuario. Obtén más información para quitar licencias.

Puedes archivar usuarios activos y suspendidos usuarios. Cuando archivas una cuenta de usuario, su licencia activa de Google Workspace estará disponible para reasignarla a otro usuario en un plazo de 24 horas.

Después de archivar a un usuario

Después de archivar a un usuario, sucederá lo siguiente:

  • No podrá acceder a su Cuenta de Google administrada en ningún sistema. Esto incluye los servicios de Google Workspace, como Gmail, Calendario de Google y Drive.
  • No aparecerá en la Lista global de direcciones. En las listas del directorio de usuarios, el usuario aparece con el estado archivado. Ve a Ver el estado de una cuenta de usuario account.
  • Se puede borrar o desarchivar, pero no suspender en la Consola del administrador.
  • Muestra el estado archivado en los informes de usuarios, lo que facilita supervisar, administrar y, finalmente, borrar a los usuarios archivados.
  • No puede recibir invitaciones de calendario ni correos electrónicos nuevos, ya que se bloquean cuando se envían a la cuenta del usuario archivado.

Cómo funciona el desarchivado

Cuando desarchivas una cuenta de usuario, esta vuelve a su estado anterior y recupera el acceso a todos sus datos anteriores.

Para desarchivar a un usuario, necesitas una licencia disponible que coincida con su edición de Google Workspace. Si no hay ninguna licencia activa disponible, el proceso de desarchivado falla y el usuario permanece archivado con su licencia de usuario archivado.

Después de desarchivar una cuenta de usuario, debes asignarle manualmente una licencia para Google Workspace.

Antes de comenzar

Para archivar a un usuario, necesitas una suscripción de usuario archivado o el plan flexible para la facturación:

  • Enterprise Standard o Enterprise Plus: Puedes comprar una suscripción de usuario archivado en la Consola del administrador de Google. Para conocer los pasos, ve a Agregar una suscripción pagada a tu cuenta.
  • Business Starter, Business Standard o Business Plus: Es posible que puedas comprar una suscripción de usuario archivado en la Consola del administrador. Para verificarlo, sigue los pasos para archivar a un usuario en Archiva o desarchiva una cuenta de usuario individual (más adelante en esta página).
  • Education Fundamentals, Education Standard o Education Plus: Las licencias de usuario archivado se incluyen en tu suscripción a Google Workspace for Education. Si se te acaban, puedes solicitar más comunicándote con el equipo de asistencia de Google Workspace.
  • Plan flexible para la facturación: Si no tienes una suscripción de usuario archivado existente, puedes archivar a un usuario cuando borres su cuenta. Para obtener más información, consulta Archiva usuarios sin una suscripción (más adelante en esta página).

Como alternativa, para todas las ediciones, puedes comunicarte con un representante de ventas de Google o un socio de Google Cloud .

Archiva o desarchiva una cuenta de usuario individual

En el caso de los clientes de Education, ve a Archiva usuarios en ediciones de Education ediciones.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Usuarios.

    Requiere tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

  2. En la lista Usuarios, busca el usuario. Si necesitas ayuda, ve a Cómo buscar una cuenta de usuario.

Para archivar a un usuario, haz lo siguiente:

  1. Coloca el cursor sobre la cuenta de usuario y haz clic en Más opciones.
  2. Si tienes lo siguiente:
    • Enterprise Standard o Enterprise Plus: Selecciona Archivar usuario.
    • Business Starter, Business Standard o Business Plus: Selecciona Borrar usuario y luego haz clic en Archivar usuario.
      Si se te solicita, haz clic en Comprar suscripción de usuario archivado y sigue las instrucciones. Si esta opción no está disponible, no puedes comprar una suscripción de usuario archivado en la Consola del administrador. En su lugar, comunícate con un representante de ventas de Google o un socio de Google Cloud .
  3. Haz clic en Listo para confirmar.

Para desarchivar a un usuario, haz lo siguiente:

  1. Coloca el cursor sobre el usuario y haz clic en Desarchivar usuario.
  2. Haz clic en Listo para confirmar.

Archiva o desarchiva usuarios de forma masiva

Puedes archivar o desarchivar usuarios de forma masiva con un archivo CSV o las APIs del SDK de Admin.

Para archivar o desarchivar varios usuarios con un archivo CSV, haz lo siguiente:

  1. Sigue las instrucciones en Agrega o actualiza varios usuarios desde un archivo CSV file.
  2. En la plantilla CSV descargada, en la columna New Status [Upload Only] , ingresa Archived para archivar a un usuario o Active para desarchivar a un usuario.

Para archivar o desarchivar varios usuarios con las APIs del SDK de Admin, haz lo siguiente:

  1. Sigue las instrucciones en Método: users.update.
  2. Establece la variable booleana archived en True o False para cada usuario según corresponda.

Archiva usuarios en lugar de cancelar la suscripción

Si comienzas a cancelar Google Workspace, durante el proceso de cancelación, es posible que tengas la opción de archivar a todos tus usuarios. Esta opción está disponible si cumples con los siguientes requisitos:

  • Tienes una edición de Business, Enterprise Standard o Enterprise Plus.
  • Tienes el plan flexible para la facturación.
  • Tienes entre 2 y 300 usuarios.

Según la cantidad de usuarios, es posible que pasen varias horas antes de que se archiven todos.

Para verificar el estado general del proceso de archivado, en la parte superior de cualquier página de la Consola del administrador, haz clic en Tareas .

Después de archivar a todos los usuarios, puedes desarchivar a uno o más de ellos siguiendo cualquiera de los conjuntos de pasos de desarchivado que se mencionaron anteriormente en esta página.

Para obtener más detalles sobre los pasos de cancelación, ve a Cancela Google Workspace.

Archiva usuarios sin una suscripción independiente

Si no tienes una suscripción de usuario archivado, puedes archivar usuarios si tienes el plan flexible para la facturación. Esta opción está disponible como alternativa para borrar un usuario.

Cuando archivas a un usuario durante el proceso de eliminación, puedes asignar un delegado para administrar las solicitudes de acceso a los archivos y los correos electrónicos futuros. Si se envía un correo electrónico a un usuario archivado, el remitente recibe una notificación sobre a quién debe comunicarse.

Si necesitas actualizar o quitar un delegado, debes desarchivar al usuario archivado y, luego, volver a archivarlo. Cuando lo hagas, puedes delegar esa cuenta a otro usuario o dejarla sin asignar. La actualización o eliminación de un delegado genera un cargo de un día por una licencia de usuario activo.

Para saber si puedes archivar a un usuario sin una suscripción independiente, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. En la página Suscripciones, si no aparece la edición de usuario archivado, puedes archivar a un usuario sin una suscripción de usuario archivado independiente.

Para obtener detalles sobre cómo borrar un usuario de tu organización, ve a Borra o quita un usuario de la organización.

Revisa las licencias y los usuarios archivados

En la Consola del administrador, puedes revisar la cantidad de licencias de usuario archivado asignadas. También puedes verificar si el estado de un usuario específico es activo o archivado.

Para verificar la cantidad de licencias de usuario archivado asignadas, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Facturación y luego Suscripciones.

    Es necesario tener el privilegio de administración de facturación.

  2. Busca licencias en una de las siguientes ubicaciones:
    • Si aparece tu suscripción de usuario archivado: Para esa suscripción, en la columna Licencias, verifica la cantidad de licencias.
    • Si no aparece ninguna suscripción de usuario archivado: Para tu suscripción principal de Workspace, en la columna Licencias asignadas, verifica la cantidad de licencias archivadas.

Si ninguna de las opciones está disponible en la página Suscripciones, no puedes verificar la cantidad total de licencias archivadas asignadas. En su lugar, puedes verificar el estado archivado de un usuario individual siguiendo estos pasos:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Directorio y luego Usuarios.

    Requiere tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

  2. En la lista Usuarios, busca el usuario. Si necesitas ayuda, ve a Cómo buscar una cuenta de usuario.
  3. Ve a la columna Estado para verificar si el usuario está archivado.