Khi nhân viên rời khỏi công ty, bạn có thể lưu trữ tài khoản người dùng đó để giữ lại dữ liệu của họ một cách an toàn, đồng thời không cho phép họ truy cập vào các dịch vụ của Google Workspace. Khi bạn lưu trữ tài khoản người dùng, trạng thái của tài khoản đó sẽ chuyển thành đã lưu trữ và tài khoản đó sẽ được cấp giấy phép Người dùng lưu trữ.
Dữ liệu của người dùng được lưu trữ sẽ được tính vào hạn mức bộ nhớ gộp của tổ chức.
Điều gì sẽ xảy ra với tài khoản và dữ liệu của người dùng bạn đã lưu trữ?
Khi bạn lưu trữ một tài khoản người dùng, Google sẽ duy trì dữ liệu của người dùng trong các dịch vụ của Google Workspace một cách an toàn. Nếu người dùng có giấy phép Google Vault hoặc giấy phép trong gói thuê bao Người dùng lưu trữ có chứa Vault, thì dữ liệu của người dùng sẽ được bảo vệ theo các quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ trong Vault để bạn có thể tìm kiếm cũng như xuất dữ liệu đó. Tìm hiểu thêm
Những người dùng khác trong tổ chức của bạn có giấy phép Google Vault có thể truy cập vào dữ liệu của người dùng đó (từ các dịch vụ chính, chẳng hạn như Gmail và Google Drive, cũng như các dịch vụ không phải dịch vụ chính, chẳng hạn như Lớp học).
Dữ liệu của người dùng vẫn nằm trong cùng một khu vực lưu trữ dữ liệu do quản trị viên thiết lập. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Chọn vị trí địa lý cho dữ liệu của bạn.
Lưu ý: Các tài khoản Google Workspace for Education (cả tài khoản đang hoạt động và tài khoản đã lưu trữ) phải được chỉ định giấy phép Education Standard hoặc Education Plus thì mới được áp dụng các chính sách về khu vực lưu trữ dữ liệu.
Tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) của Google Drive vẫn tiếp tục chạy trên dữ liệu của người dùng. Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Sử dụng tính năng DLP của Workspace để ngăn chặn mất dữ liệu.
Nếu người dùng có giấy phép sử dụng một gói thuê bao bổ sung, chẳng hạn như Vault hoặc Google Voice, thì người dùng sẽ giữ lại giấy phép đó sau khi bạn lưu trữ người đó. Nếu người dùng không cần gói thuê bao bổ sung nữa, bạn có thể xoá giấy phép sau khi lưu trữ tài khoản người dùng. Tìm hiểu thêm về cách xoá giấy phép.
Bạn có thể lưu trữ cả người dùng đang hoạt động và người dùng bị tạm ngưng. Khi bạn lưu trữ một tài khoản người dùng, giấy phép Google Workspace đang hoạt động của người đó sẽ được cấp lại cho một người dùng khác trong vòng 24 giờ.
Sau khi người dùng được lưu trữ
Sau khi bạn lưu trữ một người dùng, người đó sẽ:
- Không thể đăng nhập vào Tài khoản Google được quản lý của mình trên bất kỳ hệ thống nào. Điều này bao gồm các dịch vụ của Google Workspace, chẳng hạn như Gmail, Lịch Google và Drive.
- Không xuất hiện trong Danh sách địa chỉ chung. Trong trang thông tin thư mục người dùng, người dùng đó sẽ xuất hiện với trạng thái đã lưu trữ. Tham khảo bài viết Xem trạng thái của tài khoản người dùng.
- Có thể bị xoá hoặc huỷ lưu trữ, nhưng không thể bị tạm ngưng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Xuất hiện với trạng thái đã lưu trữ trong báo cáo người dùng để bạn dễ dàng theo dõi, quản lý và cuối cùng là xoá người dùng đã lưu trữ.
- Không thể nhận email và lời mời mới trên lịch vì các email và lời mời này bị chặn khi gửi đến tài khoản của người dùng lưu trữ.
Cách hoạt động của tính năng huỷ lưu trữ
Khi bạn huỷ lưu trữ một tài khoản người dùng, tài khoản đó sẽ trở về trạng thái trước đó và có lại quyền truy cập vào tất cả dữ liệu trước đó.
Để huỷ lưu trữ người dùng, bạn cần có một giấy phép còn trống phù hợp với phiên bản Google Workspace của họ. Nếu không có giấy phép đang hoạt động, thì bạn sẽ không huỷ lưu trữ được và người dùng vẫn sẽ được lưu trữ bằng giấy phép Người dùng lưu trữ.
Sau khi huỷ lưu trữ một tài khoản người dùng, bạn cần chỉ định giấy phép Google Workspace cho người dùng đó theo cách thủ công.
Trước khi bắt đầu: Mua gói thuê bao Người dùng lưu trữ
Để lưu trữ người dùng, bạn cần có gói thuê bao Người dùng lưu trữ. Nếu bạn có:
- Enterprise Standard hoặc Enterprise Plus – Bạn có thể mua gói thuê bao Người dùng lưu trữ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Để biết các bước, hãy xem bài viết Thêm gói thuê bao có tính phí vào tài khoản của bạn.
- Business Starter, Business Standard hoặc Business Plus – Bạn có thể mua gói thuê bao Người dùng lưu trữ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Để kiểm tra, hãy làm theo các bước để lưu trữ người dùng trong phần Lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ tài khoản người dùng cá nhân (ở phần sau trên trang này).
- Education Fundamentals, Education Standard hoặc Education Plus – Giấy phép Người dùng lưu trữ được cung cấp trong gói thuê bao Google Workspace for Education. Nếu hết, bạn có thể yêu cầu thêm qua Nhóm hỗ trợ.
Ngoài ra, đối với tất cả các phiên bản, bạn có thể liên hệ với Người đại diện bán hàng của Google hoặc đối tác của Google Cloud.
Lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ tài khoản người dùng cá nhân
Để hoàn tất các bước này, bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.Đối với khách hàng là tổ chức giáo dục, vui lòng tham khảo bài viết này.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục
Người dùng.Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.
- Trong danh sách Người dùng, hãy tìm người dùng đó. Nếu bạn cần được trợ giúp, hãy xem bài viết Tìm tài khoản người dùng.
Cách lưu trữ người dùng:
- Trỏ vào tài khoản người dùng rồi nhấp vào Tuỳ chọn khác.
- Nếu bạn có:
- Enterprise Standard hoặc Enterprise Plus – Chọn Lưu trữ người dùng.
- Business Starter, Business Standard hoặc Business Plus – Chọn Xoá người dùng
nhấp vào Lưu trữ người dùng.
Nếu được nhắc, hãy nhấp vào Mua gói thuê bao người dùng lưu trữ rồi làm theo lời nhắc. Nếu không thấy lựa chọn này, tức là bạn không thể mua gói thuê bao Người dùng lưu trữ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Thay vào đó, hãy liên hệ với Người đại diện bán hàng của Google hoặc đối tác của Google Cloud.
- Nhấp vào Xong để xác nhận.
Cách huỷ lưu trữ người dùng:
- Trỏ vào người dùng rồi nhấp vào Huỷ lưu trữ người dùng.
- Nhấp vào Xong để xác nhận.
Lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ hàng loạt người dùng
Bạn có thể lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ hàng loạt người dùng bằng tệp CSV hoặc Admin SDK API.
Cách lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ nhiều người dùng bằng tệp CSV:
- Làm theo hướng dẫn trong bài viết Thêm hoặc cập nhật nhiều người dùng từ tệp CSV.
- Trong mẫu CSV đã tải xuống, trong cột Trạng thái mới [Chỉ tải lên], hãy nhập Đã lưu trữ để lưu trữ người dùng hoặc Đang hoạt động để huỷ lưu trữ người dùng.
Cách lưu trữ hoặc huỷ lưu trữ nhiều người dùng bằng Admin SDK API:
- Làm theo hướng dẫn trong bài viết Phương thức: users.update.
- Đặt biến boolean archived thành True hoặc False cho từng người dùng sao cho thích hợp.
Lưu trữ người dùng thay vì huỷ gói thuê bao
Nếu bắt đầu huỷ Google Workspace, bạn có thể chọn lưu trữ tất cả người dùng thay vì huỷ trong quá trình huỷ. Bạn có thể sử dụng tuỳ chọn này nếu:
- Sử dụng phiên bản Business, Enterprise Standard hoặc Enterprise Plus
- Thanh toán theo Gói linh hoạt
- Có từ 2 đến 300 người dùng
Tuỳ thuộc vào số lượng người dùng, có thể mất vài giờ thì tất cả người dùng mới được lưu trữ.
Cách kiểm tra trạng thái lưu trữ của người dùng:
Để hoàn tất các bước này, bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục
Người dùng.Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.
- Trong danh sách Người dùng, hãy tìm người dùng đó. Nếu bạn cần được trợ giúp, hãy xem bài viết Tìm tài khoản người dùng.
- Để xác nhận xem người dùng có được lưu trữ hay không, hãy kiểm tra cột Trạng thái.
Để kiểm tra trạng thái chung của quy trình lưu trữ, ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Việc cần làm 
.
Sau khi lưu trữ tất cả người dùng, bạn có thể huỷ lưu trữ một hoặc nhiều người dùng bằng cách làm theo một trong hai bộ bước huỷ lưu trữ ở phần trước trên trang này.
Để biết thêm thông tin về các bước huỷ, hãy xem bài viết Huỷ Google Workspace.