शेयर किया गया इनबॉक्स बनाना

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Google Workspace एडमिन, मेलबॉक्स बना सकता है और अपनी कंपनी के उपयोगकर्ताओं को उसका ऐक्सेस दे सकता है. उदाहरण के लिए, सेल्स डिपार्टमेंट के लिए शेयर किया गया इनबॉक्स बनाने के लिए, sales@yourdomain.com में उपयोगकर्ताओं को प्रतिनिधि के तौर पर जोड़ा जा सकता है. शेयर किया गया इनबॉक्स सेट अप होने के बाद, प्रतिनिधि मैसेज पढ़ सकता है, भेज सकता है, और मिटा सकता है. वह शेयर किए गए इनबॉक्स में मौजूद संपर्क देख सकता है और नए संपर्क जोड़ सकता है.

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शेयर किया गया नया इनबॉक्स बनाना और उसमें प्रतिनिधि जोड़ना

  1. साइन इन करें Google Admin console में एडमिन खाते से.

    एडमिन खाते के बिना Admin console को ऐक्सेस नहीं किया जा सकता.

  2. होम पेज पर मौजूद उपयोगकर्ता सेक्शन में जाकर, शेयर किया गया ईमेल पता सेट अप करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर किए गए इनबॉक्स के लिए ईमेल पता डालें. उदाहरण के लिए, salesteam@yourorganization.com.
  4. नए उपयोगकर्ता जोड़ें पर क्लिक करें और हर नए उपयोगकर्ता की जानकारी जोड़ें. किसी उपयोगकर्ता के लिए, सेकंडरी ईमेल (वैकल्पिक ईमेल या उपनाम) जोड़ा जा सकता है.
  5. जारी रखें पर क्लिक करें. साइन इन करने के निर्देश, सभी प्राइमरी उपयोगकर्ता के ईमेल खातों पर अपने-आप भेज दिए जाते हैं.
  6. (ज़रूरी नहीं) अगर आपने सेकंडरी ईमेल पते दिए हैं, तो उन पर साइन इन करने के निर्देश भेजने के लिए, साइन इन करने के निर्देश भेजें पर क्लिक करें.

  7. आगे बढ़ें पर क्लिक करें.

    अगर आपने आगे बढ़ें पर क्लिक नहीं किया, तो उपयोगकर्ताओं को ईमेल खाते में जोड़ दिया जाएगा. हालांकि, उनके पास शेयर किए गए इनबॉक्स का ऐक्सेस नहीं होगा.

  8. हाल ही में जोड़े गए उपयोगकर्ताओं की सूची देखें और आगे बढ़ें पर क्लिक करें.

  9. हो गया पर क्लिक करें.

किसी मौजूदा ईमेल खाते को शेयर किए गए इनबॉक्स में बदलना

अपनी कंपनी के किसी भी मौजूदा ईमेल खाते (ऐक्सेस दिए गए खातों के साथ) को शेयर किए गए इनबॉक्स में बदला जा सकता है. साथ ही, उसमें प्रतिनिधि असाइन किए जा सकते हैं.

  1. साइन इन करें Google Admin console में एडमिन खाते से.

    एडमिन खाते के बिना Admin console को ऐक्सेस नहीं किया जा सकता.

  2. होम पेज पर मौजूद उपयोगकर्ता सेक्शन में जाकर, शेयर किया गया ईमेल पता सेट अप करें पर क्लिक करें.
  3. वह ईमेल पता डालें जिसे आपको शेयर किए गए इनबॉक्स में बदलना है. जैसे, Alex@yourorganization.com.
  4. (ज़रूरी नहीं) ईमेल पते के सामने दिखने वाला नाम बदलने के लिए, बदलाव करें पर क्लिक करें.
  5. आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  6. नाम या ईमेल पते से खोजें पर क्लिक करें.
  7. उपयोगकर्ताओं की सूची में से, उन उपयोगकर्ताओं को चुनें जिन्हें आपको प्रतिनिधि के तौर पर जोड़ना है.

  8. हाल ही में जोड़े गए उपयोगकर्ताओं की सूची देखें और आगे बढ़ें पर क्लिक करें.

    अगर आपने आगे बढ़ें पर क्लिक नहीं किया, तो उपयोगकर्ताओं को ईमेल खाते में जोड़ दिया जाएगा. हालांकि, उनके पास शेयर किए गए इनबॉक्स का ऐक्सेस नहीं होगा.

  9. हो गया पर क्लिक करें.

शेयर किए गए इनबॉक्स से भेजे गए ईमेल को ट्रैक करना

शेयर किए गए इनबॉक्स से भेजे गए हर ईमेल में, शेयर किए गए इनबॉक्स का पता (से) और ईमेल भेजने वाले प्रतिनिधि (इन्होंने भेजा) की जानकारी देखी जा सकती है. भेजने वाला और पाने वाला व्यक्ति, इस जानकारी को ऐक्सेस कर सकता है. हालांकि, अगर आपने इन्होंने भेजा की जानकारी छिपा दी है, तो वे इसे ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, प्रतिनिधियों को मैनेज करना या सेटिंग बदलना लेख पढ़ें.

प्रतिनिधियों को मैनेज करना या सेटिंग बदलना

शेयर किए गए इनबॉक्स का ऐक्सेस रखने वाले सभी उपयोगकर्ता, प्रतिनिधि जोड़ और मिटा सकते हैं या विकल्पों को अपडेट कर सकते हैं.

  1. शेयर किए गए इनबॉक्स के खाते से Gmail में साइन इन करें.
  2. सेटिंग इसके बाद सभी सेटिंग देखें पर क्लिक करें.
  3. सबसे ऊपर, खाते पर क्लिक करें और अपने खाते का ऐक्सेस दें पर जाएं.
  4. अगर आपको किसी प्रतिनिधि को मिटाना है, तो उसके नाम के बगल में मौजूद, मिटाएं पर क्लिक करें.
  5. अगर आपको कोई प्रतिनिधि जोड़ना है, तो कोई दूसरा खाता जोड़ें पर क्लिक करें और चरणों को पूरा करें.
  6. पढ़ा गया के तौर पर मार्क करें और भेजने वाले की जानकारी के लिए, शेयर किए गए इनबॉक्स के विकल्प चुनें.