デフォルトでは、組織内のユーザーは他のすべてのユーザーのプロフィール情報を検索できます。カスタム ディレクトリを設定すると、オートコンプリート リスト、連絡先、検索に表示するユーザーを限定できます。組織部門ごとにディレクトリを割り当てられるので、一部のユーザーにはカスタム ディレクトリを表示し、それ以外のユーザーにはディレクトリ内のすべての連絡先を表示することも、一切表示しないようにすることもできます。詳しくは、公開 設定をご覧ください。
たとえば、臨時従業員には所属チーム内のユーザーだけを含むカスタム ディレクトリを設定し、正規従業員はディレクトリ内のすべてのユーザーを確認できるように設定できます。
カスタム ディレクトリは 100 個まで作成できます。
必要な権限
カスタム ディレクトリを作成するには、次の管理者 権限が必要です。
- [サービス] > [サービスの設定]
- [管理 API の権限] > [グループ] > [読み取り]（グループを設定済みの場合、少なくともこの権限が必要）。グループを作成または編集する必要がある場合は、グループの追加権限が必要です。
手順 1: ディレクトリを非表示にする
カスタム ディレクトリを設定するまで連絡先情報の検索をユーザーに許可したくない場合は、連絡先の共有を無効にします。
手順 2: ユーザーを整理する
カスタム ディレクトリを使用するには、組織部門とグループを設定します。ユーザーをカスタム ディレクトリに追加するには、ユーザーをグループにまとめ、そのグループをカスタム ディレクトリに追加します。その後、カスタム ディレクトリを組織部門に割り当てます。
- カスタム ディレクトリの割り当て先となる組織部門を作成し 、ユーザーをまとめます 。たとえば、実習生と正規従業員とで使うディレクトリを分けるには、それぞれで組織部門を作成します。
- 組織部門にユーザーを追加します。
- Google グループを作成して ユーザーを追加し、これらのグループを使用してカスタム ディレクトリを割り当てます。たとえば、管理職、正規従業員、実習生、ベンダーのグループを作成します。 注: 動的グループ をカスタム ディレクトリに追加することはできません。
ヒント: グループのメンバーを非表示にするには、グループのアクセス レベルを [制限付き] に設定します。メンバーではないユーザーに対してはグループのメールアドレスを表示しないようにするには、グループ ディレクトリでグループを非表示にします。
手順 3: カスタム ディレクトリを作成する
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ]
[ディレクトリ設定] に移動します。アクセスするにはサービス設定の管理者権限が必要です。
- [公開設定] をクリックします。
- 左側で、ディレクトリを作成する組織部門を選択します。
- [ディレクトリの公開設定] で [カスタム ディレクトリ内のユーザー] をオンにします。
- 下部の [新規作成] をクリックします。
- カスタム ディレクトリの名前を入力します。
[グループを含める] で、カスタム ディレクトリに含めるグループの横にあるチェックボックスをオンにします。グループに直接移動するには、グループの名前を入力して [検索] をクリックします。
注: グループをカスタム ディレクトリに追加しても、そのグループは他のユーザーに 表示されます。グループのアクセスレベルで許可されていれば、グループのアドレスとメンバーはすべてのユーザーに表示されます。詳しくは、グループを管理 する方法をご覧ください。
[作成] をクリックし、[保存] をクリックします。
手順 4: ディレクトリを表示する
組織内のユーザーに連絡先情報の検索と使用を許可するには、連絡先の共有 を有効にします。有効にすると、次のようになります。
- カスタム ディレクトリを割り当てられたユーザーには、そのカスタム ディレクトリ内のユーザーのみが検索結果に表示されます。共有の外部連絡先はすべて表示されます。また、表示可能なすべてのグループも表示されます。
- カスタム ディレクトリが割り当てられていない組織部門のユーザーには、次のいずれかが表示されます。
- カスタム ディレクトリを継承していない組織部門の場合は、ディレクトリ内のすべてのユーザー
- 親組織部門からカスタム ディレクトリを継承している組織部門の場合は、カスタム ディレクトリ内のユーザーのみ