Standaard kunnen gebruikers in uw organisatie de profielinformatie van alle anderen vinden. Als u wilt beperken wie gebruikers kunnen vinden in lijsten voor automatisch aanvullen, contacten en zoekopdrachten, stelt u een aangepaste directory in. Wijs directory's toe per organisatie-eenheid, zodat sommige gebruikers een aangepaste directory krijgen, terwijl anderen alle contacten in de directory of geen contacten krijgen. Meer informatie over zichtbaarheidsinstellingen
Je kunt bijvoorbeeld een aangepaste directory instellen voor tijdelijke medewerkers die alleen mensen in hun team bevat. Vaste medewerkers kunnen dan alle gebruikers in de directory vinden.
U kunt maximaal honderd aangepaste directory's maken.
Vereiste rechten
Als u aangepaste mappen wilt maken, heeft u alle volgende beheerdersrechten nodig:
- Services > Service-instellingen
- Rechten voor de Admin API > Groepen > Lezen (minimaal vereist als groepen al zijn ingesteld). Als je groepen wilt maken of bewerken, heb je die extra groepsrechten nodig.
Stap 1: De directory verbergen
Als u niet wilt dat gebruikers contactgegevens vinden voordat u uw aangepaste directory's heeft ingesteld, zet u contacten delen uit.
Stap 2: De gebruikers organiseren
Stel organisatie-eenheden en groepen in om custom directory's te kunnen gebruiken. Als u gebruikers wilt toevoegen aan een aangepaste directory, plaatst u de gebruikers in groepen en voegt u die groepen toe aan de aangepaste directory. Daarna wijst u aangepaste mappen toe aan organisatie-eenheden.
- Maak organisatie-eenheden die overeenkomen met de sets gebruikers aan wie je aangepaste mappen toewijst. Als u bijvoorbeeld wilt dat fulltime medewerkers een andere directory gebruiken dan stagiairs, maakt u een organisatie-eenheid voor elke groep medewerkers.
- Voeg gebruikers toe aan organisatie-eenheden.
- Maak Google-groepen en voeg er gebruikers aan toe. U gebruikt deze groepen om aangepaste directory's te vullen. Je kunt bijvoorbeeld groepen maken van leidinggevenden, fulltime medewerkers, stagiairs en leveranciers. Opmerking: U kunt dynamische groepen niet toevoegen aan een aangepaste directory.
Tip: Als je de leden van een groep wilt verbergen, stel je het toegangsniveau van de groep in op Beperkt. Als u het e-mailadres van de groep wilt verbergen voor gebruikers die geen lid zijn van de groep, verbergt u de groep in de groepsdirectory.
Stap 3: Een aangepaste directory maken
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Directory-instellingen.Hiervoor is het beheerdersrecht Directory-instellingen vereist.
- Klik op Zichtbaarheidsinstellingen.
- Selecteer links de organisatie-eenheid waarvoor u de directory wilt maken.
- Selecteer in het gedeelte Directoryzichtbaarheid de optie Gebruikers in een aangepaste directory.
- Klik onderaan op Nieuwe maken.
- Voer een naam in voor de custom directory.
Vink in het gedeelte Groepen opnemen de vakjes aan naast de groepen die je wilt opnemen in de aangepaste directory. Als je rechtstreeks naar een groep wilt gaan, voer je de naam van de groep in en klik je op Zoeken.
Opmerking: Als u een groep toevoegt aan een aangepaste directory, wordt de groep niet verborgen voor andere gebruikers. Iedereen kan het groepsadres vinden en groepsleden bekijken als de toegangsniveaus van de groep dit toestaan. Meer informatie over hoe je groepen beheert.
Klik op Maken en klik vervolgens op Opslaan.
Stap 4: De directory weergeven
Als u wilt dat mensen in uw organisatie contactgegevens kunnen vinden en gebruiken, zet u contacten delen aan. Nu geldt het volgende:
- Gebruikers aan wie een aangepaste directory is toegewezen, kunnen alleen mensen in die aangepaste directory vinden. Ze kunnen wel alle gedeelde externe contacten vinden. Ze kunnen ook alle groepen vinden die voor hen zichtbaar zijn.
- Gebruikers in organisatie-eenheden waaraan geen aangepaste directory is toegewezen, kunnen het volgende vinden:
- Iedereen in de Directory, als hun organisatie-eenheid geen aangepaste directory overneemt, of
- Alleen mensen in een aangepaste directory, als hun organisatie-eenheid een aangepaste directory overneemt van een bovenliggende organisatie-eenheid.