डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन के उपयोगकर्ता, संगठन में शामिल अन्य सभी लोगों की प्रोफ़ाइल की जानकारी देख सकते हैं. ऑटोकंप्लीट सूचियों, संपर्कों, और खोजों में, उपयोगकर्ता किसे ढूंढ सकते हैं, यह सीमित करने के लिए, कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप करें. संगठन की इकाई के हिसाब से डायरेक्ट्री असाइन करें, ताकि कुछ उपयोगकर्ताओं को कस्टम डायरेक्ट्री मिले, जबकि कुछ को डायरेक्ट्री में मौजूद सभी संपर्क दिखें या किसी को भी न दिखें. विज़िबिलिटी सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानें.
उदाहरण के लिए, अस्थायी कर्मचारियों के लिए कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप की जा सकती है. इसमें सिर्फ़ उनकी टीम के लोग शामिल किए जा सकते हैं. वहीं, स्थायी कर्मचारियों को डायरेक्ट्री में मौजूद सभी उपयोगकर्ता दिख सकते हैं.
ज़्यादा से ज़्यादा 100 कस्टम डायरेक्ट्री बनाई जा सकती हैं.
ज़रूरी अनुमतियां
कस्टम डायरेक्ट्री बनाने के लिए, आपके पास एडमिन के ये सभी अधिकार होने चाहिए:
- सेवाएं > सेवाओं की सेटिंग
- एडमिन एपीआई के अधिकार > ग्रुप > पढ़ें (अगर ग्रुप पहले से सेट अप हैं, तो यह अधिकार ज़रूरी है). अगर आपको ग्रुप बनाने या उनमें बदलाव करने हैं, तो आपके पास ग्रुप के ये अतिरिक्त अधिकार होने चाहिए.
पहला चरण: डायरेक्ट्री को छिपाना
अगर आपको नहीं चाहिए कि कस्टम डायरेक्ट्री सेट अप करने से पहले, उपयोगकर्ता संपर्क जानकारी ढूंढ पाएं, तो संपर्क शेयर करने की सुविधा बंद करें.
दूसरा चरण: उपयोगकर्ताओं को व्यवस्थित करना
कस्टम डायरेक्ट्री का इस्तेमाल करने के लिए, संगठन की इकाइयां और ग्रुप सेट अप करें. किसी कस्टम डायरेक्ट्री में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए, उन्हें ग्रुप में शामिल करें. इसके बाद, उन ग्रुप को कस्टम डायरेक्ट्री में जोड़ें. फिर, संगठन की इकाइयों को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन करें.
- संगठन की ऐसी इकाइयां बनाएं जिनमें उन उपयोगकर्ताओं को शामिल किया जाए जिन्हें आपको कस्टम डायरेक्ट्री असाइन करनी है to. उदाहरण के लिए, अगर आपको स्थायी कर्मचारियों के लिए इंटर्न से अलग डायरेक्ट्री बनानी है, तो कर्मचारियों के हर ग्रुप के लिए संगठन की एक इकाई बनाएं.
- उपयोगकर्ताओं को संगठन की इकाइयों में जोड़ें.
- Google ग्रुप बनाएं और उनमें उपयोगकर्ताओं को जोड़ें. कस्टम डायरेक्ट्री तैयार करने के लिए, इन ग्रुप का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, एक्ज़ेक्यूटिव, स्थायी कर्मचारियों, इंटर्न, और वेंडर के ग्रुप बनाए जा सकते हैं. ध्यान दें: डाइनैमिक ग्रुप को किसी कस्टम डायरेक्ट्री में जोड़ा नहीं जा सकता.
अहम जानकारी: किसी ग्रुप के सदस्यों को छिपाने के लिए, ग्रुप के ऐक्सेस लेवल को सीमित पर सेट करें. ग्रुप के सदस्यों के अलावा अन्य उपयोगकर्ताओं से ग्रुप का ईमेल पता छिपाने के लिए, ग्रुप को ग्रुप की डायरेक्ट्री से छिपाएं.
तीसरा चरण: कस्टम डायरेक्ट्री बनाना
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री
डायरेक्ट्री की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- विज़िबिलिटी सेटिंग पर क्लिक करें.
- बाईं ओर, वह संगठन की इकाई चुनें जिसके लिए आपको डायरेक्ट्री बनानी है.
- डायरेक्ट्री की विज़िबिलिटी सेक्शन में, कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल उपयोगकर्ता को चुनें.
- सबसे नीचे, नई डायरेक्ट्री बनाएं पर क्लिक करें.
- कस्टम डायरेक्ट्री को कोई नाम दें.
ग्रुप शामिल करें सेक्शन में, उन ग्रुप के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिन्हें आपको कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल करना है. किसी ग्रुप पर सीधे जाने के लिए, ग्रुप का नाम डालें और खोजें पर क्लिक करें.
ध्यान दें: किसी ग्रुप को कस्टम डायरेक्ट्री में जोड़ने पर, वह ग्रुप अन्य उपयोगकर्ताओं से नहीं छिपता. अगर ग्रुप के ऐक्सेस लेवल की सेटिंग में इसकी अनुमति है, तो सभी लोग ग्रुप का पता ढूंढ सकते हैं और ग्रुप के सदस्यों को देख सकते हैं. ग्रुप मैनेज करने के तरीके के बारे में ज़्यादा जानें.
**बनाएं** पर क्लिक करें. इसके बाद, **सेव करें** पर क्लिक करें.
चौथा चरण: डायरेक्ट्री दिखाना
अपने संगठन के लोगों को संपर्क जानकारी ढूंढने और उसका इस्तेमाल करने की अनुमति देने के लिए, संपर्क शेयर करने की सुविधा चालू करें. अब:
- जिन उपयोगकर्ताओं को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन की गई है वे सिर्फ़ उस कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल लोगों को ढूंढ सकते हैं. वे शेयर किए गए सभी बाहरी संपर्क ढूंढ सकते हैं. वे उन सभी ग्रुप को भी ढूंढ सकते हैं जो उन्हें दिखते हैं.
- संगठन की उन इकाइयों के उपयोगकर्ता, जिन्हें कस्टम डायरेक्ट्री असाइन नहीं की गई है, इनमें से किसी एक को ढूंढ सकते हैं:
- डायरेक्ट्री में शामिल सभी लोग. ऐसा तब होता है, जब उनकी संगठन की इकाई को कस्टम डायरेक्ट्री असाइन नहीं की जाती है या
- सिर्फ़ कस्टम डायरेक्ट्री में शामिल लोग. ऐसा तब होता है, जब उनकी संगठन की इकाई को पैरंट संगठन की इकाई से कस्टम डायरेक्ट्री असाइन की जाती है.