Por padrão, os usuários da sua organização podem encontrar as informações de perfil de todos os outros. Para limitar quem os usuários podem encontrar em listas de preenchimento automático, contatos e pesquisas, configure um diretório personalizado. Atribua diretórios por unidade organizacional para que alguns usuários recebam um diretório personalizado, enquanto outros recebam todos os contatos do Diretório ou nenhum. Saiba mais sobre as configurações de visibilidade.
Por exemplo, é possível configurar um diretório personalizado para funcionários temporários que inclua apenas pessoas da equipe deles e permitir que os funcionários em tempo integral encontrem todos os usuários no diretório.
É possível criar até cem diretórios personalizados.
Privilégios necessários
Para criar diretórios personalizados, você precisa de todos os seguintes privilégios de administrador:
- Serviços > Configurações de serviços
- Privilégios da API Admin > Grupos > Leitura (mínimo necessário se os grupos já estiverem configurados). Se você precisar criar ou editar grupos, vai precisar desses privilégios extras.
Etapa 1: ocultar o diretório
Se você não quiser que os usuários encontrem informações de contato até configurar seus diretórios personalizados, desative o compartilhamento de contatos.
Etapa 2: organizar seus usuários
Configure unidades organizacionais e grupos para usar diretórios personalizados. Para adicionar usuários a um diretório personalizado, coloque os usuários em grupos e adicione esses grupos ao diretório personalizado. Em seguida, atribua diretórios personalizados a unidades organizacionais.
- Crie unidades organizacionais que correspondam aos conjuntos de usuários a quem você vai atribuir diretórios personalizados. Por exemplo, se você quiser que funcionários em tempo integral usem um diretório diferente dos estagiários, crie uma unidade organizacional para cada grupo de funcionários.
- Adicionar usuários a unidades organizacionais.
- Crie grupos do Google e adicione usuários a eles. Você usa esses grupos para preencher os diretórios personalizados. Por exemplo, você pode criar grupos de executivos, funcionários em tempo integral, estagiários e fornecedores. Observação: não é possível adicionar grupos dinâmicos a um diretório personalizado.
Dica:para ocultar os participantes de um grupo, defina o nível de acesso do grupo como Restrito. Para ocultar o endereço de e-mail do grupo de usuários que não são membros, oculte o grupo do diretório de grupos.
Etapa 3: criar um diretório personalizado
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No Google Admin Console, acesse Menu
Diretório
Configurações do diretório.Exige o privilégio de administrador "Configurações do diretório".
- Clique em Configurações de visibilidade.
- À esquerda, selecione a unidade organizacional em que você quer criar o diretório.
- Na seção Visibilidade do diretório, selecione Usuários em um diretório personalizado.
- Na parte inferior, clique em Criar novo.
- Digite um nome para o diretório personalizado.
Na seção Incluir grupos, marque as caixas ao lado dos grupos que você quer incluir no diretório personalizado. Para acessar um grupo diretamente, digite o nome dele e clique em Pesquisar.
Observação: quando você adiciona um grupo a um diretório personalizado, ele não fica oculto para outros usuários. Todos podem encontrar o endereço e ver os participantes do grupo se os níveis de acesso permitirem. Saiba como gerenciar grupos.
Clique em Criar e depois em Salvar.
Etapa 4: mostrar o diretório
Para permitir que as pessoas na sua organização encontrem e usem dados de contato, ative o compartilhamento de contatos. Agora:
- Os usuários atribuídos a um diretório personalizado só podem encontrar pessoas nesse diretório. Eles terão acesso a todos os contatos externos compartilhados Eles também podem encontrar todos os grupos visíveis para eles.
- Os usuários em unidades organizacionais que não têm um diretório personalizado atribuído podem encontrar:
- todos no diretório, se a unidade organizacional não herdar um diretório personalizado, ou
- Apenas as pessoas em um diretório personalizado, caso a unidade organizacional herde um diretório personalizado de uma unidade organizacional mãe.