এক বা একাধিক ব্যক্তিকে (প্রতিনিধি) একটিমাত্র অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য ইমেল ডেলিগেশন ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একজন বস তাঁর প্রশাসনিক সহকারীকে ইমেল পড়া ও পাঠানোর দায়িত্ব অর্পণ করতে পারেন।
একটি ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্টে জিমেইলের বেশিরভাগ সুবিধাই রয়েছে, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হলো:
- ফিল্টার (নিয়ম) ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল সাজানো
- ইমেইল আর্কাইভ করার মাধ্যমে চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখা
- লেবেল ব্যবহার করে ইমেল বার্তার অবস্থা ট্র্যাক করা
প্রতিনিধিরা অর্পিত অ্যাকাউন্টের জন্য বার্তা পড়তে, পাঠাতে এবং মুছে ফেলতে পারেন। তবে, তারা সেই অর্পিত অ্যাকাউন্ট থেকে কারও সাথে চ্যাট করতে বা পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারেন না।
দ্রষ্টব্য : জিমেইলে ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্ট এবং শেয়ার্ড ইনবক্স একই জিনিস।
কখন আমার ইমেল ডেলিগেশন ব্যবহার করা উচিত?
আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানায় পাঠানো বার্তা পড়া এবং তার উত্তর দেওয়ার জন্য একাধিক ব্যক্তির প্রয়োজন হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার বিক্রয় দলের প্রত্যেকেই sales@solarmora.com- এ পাঠানো বার্তাগুলো দেখতে এবং তার উত্তর দিতে চাইতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আমরা sales@solarmora.com অ্যাকাউন্টটিতে প্রতিনিধি নিয়োগ করার পরামর্শ দিই।
গুগল ওয়ার্কস্পেস ইমেল ডেলিগেশন ছাড়াও ইমেল ব্যবহার করে সহযোগিতামূলক কাজের জন্য বেশ কিছু উপায় প্রদান করে। আপনার প্রতিষ্ঠান কীভাবে ইমেল ব্যবহার করে, তার ওপর নির্ভর করে এই বিকল্পগুলো আপনার জন্য আরও ভালো সমাধান হতে পারে:
- ইমেল অ্যালিয়াস: অ্যালিয়াস, যা বিকল্প ইমেল ঠিকানা নামেও পরিচিত , হলো এমন একটি ইমেল ঠিকানা যা আপনি কোনো ব্যবহারকারীর প্রাথমিক ইমেল ঠিকানার সাথে যুক্ত করেন। অ্যালিয়াসে পাঠানো বার্তাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহারকারীর প্রাথমিক ইমেল অ্যাকাউন্টে চলে যায়। আপনি শুধুমাত্র একজন ব্যবহারকারীকে একটি অ্যালিয়াস বরাদ্দ করতে পারেন। কীভাবে একটি বিকল্প ইমেল ঠিকানা যুক্ত করতে হয় তা জানুন।
- ইমেল ফরওয়ার্ডিং: ফরওয়ার্ডিং আপনাকে মূল প্রাপকের কাছে বার্তা পাঠানোর পাশাপাশি, আপনার নির্দিষ্ট করা নতুন ও অতিরিক্ত প্রাপকদের কাছেও বার্তা পৌঁছে দিতে সাহায্য করে। আরও জানুন।
ইমেল ডেলিগেশন ব্যবহার করে
- একটি একক গুগল অ্যাকাউন্ট সর্বোচ্চ ১০০০ জন প্রতিনিধিকে সমর্থন করতে পারে। অ্যাকাউন্টের কার্যকারিতার উপর প্রভাব এড়াতে, আমরা একযোগে সর্বোচ্চ ৪০ জন ব্যবহারকারীকে অনুমতি দেওয়ার সুপারিশ করি।
- গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনরা নিয়ন্ত্রণ করেন যে ডেলিগেটদের পাঠানো মেসেজে অ্যাকাউন্ট মালিক এবং ডেলিগেট উভয়ের ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকবে, নাকি শুধুমাত্র অ্যাকাউন্ট মালিকের ইমেল ঠিকানা থাকবে।
- গুগল গ্রুপগুলোকে অ্যাকাউন্টের প্রতিনিধি হিসেবে যুক্ত করা যায়। একটি গ্রুপ সেই অ্যাকাউন্টের জন্য একজন প্রতিনিধি হিসেবে গণ্য হয়।
- ইমেল অ্যালিয়াস ডেলিগেট সমর্থন করে না, কারণ অ্যালিয়াস কোনো গুগল অ্যাকাউন্ট নয়।
ব্যবহারকারীদের ইমেল অর্পণ করতে দিন
- অ্যাডমিন কনসোল হোম পেজ থেকে, অ্যাপস- এ যান
গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল । - ব্যবহারকারী সেটিংসে ক্লিক করুন মেইল প্রতিনিধিদল ।
- ইমেল ডেলিগেশন চালু করতে, "ব্যবহারকারীদের ডোমেনের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে তাদের মেইলবক্সে অ্যাক্সেস ডেলিগেট করতে দিন" এর পাশের বক্সে ক্লিক করুন।
- প্রাপক কোন প্রেরকের ঠিকানা দেখবে (অ্যাকাউন্ট মালিকের নাকি মনোনীত ব্যক্তির) তা পরিবর্তন করতে, ‘প্রাপকের কাছে প্রদর্শিত প্রেরকের তথ্য’-এর অধীনে একটি বিকল্প নির্বাচন করুন।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
- আপনার ব্যবহারকারীদের জানান যে তারা ব্যক্তিবিশেষ বা গোষ্ঠীকে প্রতিনিধি হিসেবে যুক্ত করতে পারবেন।