ईमेल ऐक्सेस सौंपने की सुविधा का इस्तेमाल करके, एक खाते का ऐक्सेस एक या उससे ज़्यादा लोगों (जिन्हें खाते का ऐक्सेस सौंपा गया है) को दिया जा सकता है. उदाहरण के लिए, कोई बॉस अपने एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट को ईमेल पढ़ने और भेजने का ऐक्सेस सौंप सकता है.
जिस खाते का ऐक्सेस सौंपा गया है उसके पास Gmail की ज़्यादातर सुविधाएं होती हैं. इनमें ये शामिल हैं:
- फ़िल्टर (नियम) की मदद से, ईमेल के अपने-आप क्रम से लगने की सुविधा
- ईमेल को संग्रहित करके, पुराने ईमेल का रिकॉर्ड रखने की सुविधा
- लेबल का इस्तेमाल करके, ईमेल की स्थिति ट्रैक करने की सुविधा
जिन लोगों को खाते का ऐक्सेस सौंपा गया है वे उस खाते से ईमेल पढ़ सकते हैं, भेज सकते हैं, और मिटा सकते हैं. हालांकि, वे उस खाते से किसी के साथ चैट नहीं कर सकते या पासवर्ड नहीं बदल सकते.
ध्यान दें: Gmail में, खाते का ऐक्सेस सौंपने और इनबॉक्स शेयर करने का मतलब एक ही है.
मुझे ईमेल ऐक्सेस सौंपने की सुविधा का इस्तेमाल कब करना चाहिए?
ऐसा हो सकता है कि आपके संगठन को किसी खास ईमेल पते पर भेजे गए मैसेज पढ़ने और उनका जवाब देने के लिए, एक से ज़्यादा लोगों की ज़रूरत हो. उदाहरण के लिए, आपकी सेल्स टीम का हर सदस्य sales@solarmora.com पर भेजे गए मैसेज देखना और उनका जवाब देना चाहे. ऐसे में, हमारा सुझाव है कि sales@solarmora.com खाते का ऐक्सेस, लोगों को सौंपा जाए.
Google Workspace में, ईमेल ऐक्सेस सौंपने के अलावा, ईमेल का इस्तेमाल करके टीम के साथ मिलकर काम करने के कई तरीके उपलब्ध हैं. आपके संगठन के ईमेल इस्तेमाल करने के तरीके के आधार पर, ये विकल्प आपके लिए बेहतर हो सकते हैं:
- ईमेल एलियास: एलियास को दूसरा ईमेल पता भी कहा जाता है, यह एक ऐसा ईमेल पता होता है जिसे उपयोगकर्ता के मुख्य ईमेल पते में जोड़ा जाता है. एलियास पर भेजे गए मैसेज, उपयोगकर्ता के मुख्य ईमेल खाते पर अपने-आप भेज दिए जाते हैं. किसी एक उपयोगकर्ता को सिर्फ़ एक एलियास असाइन किया जा सकता है. कोई दूसरा ईमेल पता जोड़ने का तरीका जानें.
- ईमेल फ़ॉरवर्ड करना: फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा से, मैसेज पाने वाले मूल व्यक्ति के अलावा, आपके बताए गए नए और अतिरिक्त लोगों को भी मैसेज भेजे जा सकते हैं. ज़्यादा जानें
ईमेल ऐक्सेस सौंपने की सुविधा का इस्तेमाल करना
- एक Google खाते का ऐक्सेस, ज़्यादा से ज़्यादा 1,000 लोगों को सौंपा जा सकता है. खाते की परफ़ॉर्मेंस पर असर न पड़े, इसके लिए हमारा सुझाव है कि एक साथ ज़्यादा से ज़्यादा 40 लोगों को खाते का ऐक्सेस दिया जाए.
- Google Workspace के एडमिन यह तय करते हैं कि जिन लोगों को खाते का ऐक्सेस सौंपा गया है उनके भेजे गए मैसेज में, खाते के मालिक और उस व्यक्ति, दोनों का ईमेल पता शामिल हो या सिर्फ़ खाते के मालिक का ईमेल पता शामिल हो.
- Google Groups को खाते का ऐक्सेस सौंपा जा सकता है. किसी खाते के लिए, एक ग्रुप को एक व्यक्ति के तौर पर गिना जाता है.
- ईमेल एलियास के लिए, खाते का ऐक्सेस सौंपने की सुविधा उपलब्ध नहीं है, क्योंकि एलियास कोई Google खाता नहीं होता.
उपयोगकर्ताओं को ईमेल ऐक्सेस सौंपने की अनुमति देना
- Admin console के होम पेज पर जाकर, ऐप्लिकेशन
Google
Workspace Gmail पर जाएं. - उपयोगकर्ता सेटिंग मेल ऐक्सेस सौंपना पर क्लिक करें.
- ईमेल ऐक्सेस सौंपने की सुविधा चालू करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स पर ऐक्सेस को डोमेन के दूसरे उपयोगकर्ताओं को सौंपने दें के बगल में मौजूद बॉक्स पर क्लिक करें.
- यह बदलने के लिए कि पाने वाले व्यक्ति को भेजने वाले का कौन सा पता दिखेगा (खाते के मालिक का या उस व्यक्ति का जिसे खाते का ऐक्सेस सौंपा गया है), पाने वाले व्यक्ति को दिखने वाली भेजने वाले की जानकारी में जाकर, कोई विकल्प चुनें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
- अपने उपयोगकर्ताओं को बताएं कि वे किसी व्यक्ति या ग्रुप को खाते का ऐक्सेस सौंप सकते हैं.