Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể lưu trữ thông tin hồ sơ của người dùng và khách trong tổ chức, địa chỉ email và nhóm, cũng như danh bạ bên ngoài được chia sẻ trong Thư mục. Thông tin này giúp người dùng tìm và liên lạc với nhau, đồng thời hiểu rõ vai trò của họ trong tổ chức. Bạn có thể thêm thông tin về người dùng và khách, đồng thời kiểm soát khả năng hiển thị của họ trong Danh bạ Google và các dịch vụ khác của Google.
Khi Thư mục được bật:
- Địa chỉ cá nhân và địa chỉ nhóm sẽ tự động hoàn thành khi người dùng nhập vào các dịch vụ của Google như Gmail, Google Tài liệu và Drive
- Lịch sẽ đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách (cần thiết lập Lịch setup)
Người dùng có thể tìm thấy thông tin hồ sơ trong Danh bạ và các dịch vụ khác của Google. Ví dụ: khi người dùng trỏ hoặc nhấn vào ảnh hồ sơ của một người, họ sẽ mở thẻ thông tin về người đó.
Bạn có thể tắt Thư mục khi thiết lập Thư mục lần đầu hoặc để khắc phục sự cố.
Thiết lập Thư mục
Để bắt đầu, Thư mục có thể chỉ chứa tên và địa chỉ email. Thêm thông tin vào hồ sơ của người dùng.
Một số lựa chọn thiết lập khác:
- Thêm trường tuỳ chỉnh vào Thư mục. Tìm hiểu thêm
- Cho phép mọi người thay đổi một số hoặc không thay đổi thông tin hồ sơ của họ. Tìm hiểu thêm
- Đặt địa chỉ email (bí danh, phụ, miền) xuất hiện trong Thư mục. Tìm hiểu thêm
- Thêm danh bạ bên ngoài được chia sẻ vào Thư mục. Tìm hiểu thêm
- Cho phép ứng dụng bên thứ ba truy cập dữ liệu Thư mục. Tìm hiểu thêm
Tuỳ chỉnh thư mục cho nhóm hoặc tổ chức
Theo mặc định, mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể tìm thấy thông tin hồ sơ của những người khác. Để cho phép một số người dùng trong tổ chức chỉ tìm thấy một nhóm nhỏ người dùng trong tổ chức, hãy chỉ định cho họ một thư mục tuỳ chỉnh.
- Chia sẻ với mọi người – Bạn có thể chọn lựa chọn này nếu tổ chức của bạn là một tổ chức nhỏ , nơi mọi người cần kết nối với nhau.
- Chia sẻ thư mục tuỳ chỉnh—Bạn có thể muốn cho phép mọi người trong một đơn vị tổ chức chỉ tìm thấy những người trong một số nhóm nhất định, trong khi các đơn vị tổ chức khác có thể tìm thấy mọi người. Bạn có thể chọn lựa chọn này nếu tổ chức của bạn là một tổ chức lớn, nơi bạn muốn hạn chế quyền truy cập vào một số người liên hệ đối với một số người. Ví dụ: bạn có thể cho phép nhân viên toàn thời gian tìm thấy mọi người trong Thư mục nhưng chỉ cho phép thực tập sinh tìm thấy những người trong nhóm của họ.
Tìm hiểu cách tạo thư mục tuỳ chỉnh.
Luôn cập nhật thông tin người dùng
Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, API Thư mục Admin SDK hoặc Google Cloud Directory Sync để cập nhật Thư mục khi thông tin hồ sơ hoặc tình huống của một người thay đổi.
Chủ đề có liên quan
- Đổi tên người dùng hoặc thay đổi địa chỉ email của người dùng
- Thêm thông tin vào hồ sơ của người dùng
- Ẩn người dùng khỏi Thư mục
Hướng dẫn mọi người trong tổ chức sử dụng Danh bạ
Cách bạn thiết lập Thư mục sẽ ảnh hưởng đến danh bạ mà người dùng có thể tìm thấy trong Danh bạ. Để giúp mọi người trong tổ chức tìm hiểu cách sử dụng Danh bạ, hãy chia sẻ những tài nguyên đào tạo này.
Khi sử dụng Danh bạ cho công việc hoặc trường học, mọi người có thể cho phép người dùng khác quản lý danh bạ của họ.