בתור אדמינים של הספרייה, אתם יכולים לאחסן בספרייה פרטי פרופיל של משתמשים ואורחים בארגון, כתובות אימייל וכתובות של קבוצות, ואנשי קשר חיצוניים ששותפו. המידע הזה עוזר למשתמשים למצוא אחד את השני ולתקשר ביניהם, ולהבין את התפקידים שלהם בארגון. אתם יכולים להוסיף פרטים של משתמשים ואורחים ולשלוט במידת החשיפה שלהם באפליקציית אנשי הקשר של Google ובשירותים אחרים של Google.
כשהספרייה מופעלת:
- השלמה אוטומטית של כתובות אישיות וכתובות של קבוצות כשמשתמשים מזינים אותן בשירותי Google כמו Gmail, Google Docs ו-Drive
- יומן Google מציע באופן חכם חדרי ישיבות על סמך המיקום ומספר האורחים (נדרשת הגדרה של יומן Google)
המשתמשים יכולים למצוא את פרטי הפרופיל באנשי הקשר ובשירותים אחרים של Google. לדוגמה, כשמשתמשים מצביעים על תמונת הפרופיל של מישהו או מקישים עליה, נפתח כרטיס מידע על אותו אדם.
יכול להיות שתצטרכו להשבית את הספרייה במהלך ההגדרה הראשונית של הספרייה או כדי לפתור בעיות.
הגדרת ספרייה
יכול להיות שבהתחלה המדריך יכיל רק שמות וכתובות אימייל. איך מוסיפים מידע לפרופיל של משתמש
אפשרויות הגדרה נוספות:
- הוספת שדות מותאמים אישית לספרייה. מידע נוסף
- לאפשר לאנשים לשנות חלק מפרטי הפרופיל שלהם או לא לשנות אותם בכלל. מידע נוסף
- הגדרת כתובות האימייל (חלופיות, משניות, דומיין) שיוצגו בספרייה. מידע נוסף
- להוסיף אנשי קשר חיצוניים ששותפו לספרייה. מידע נוסף
- אפשר לאפליקציות צד שלישי לגשת לנתונים בספרייה. מידע נוסף
התאמה אישית של ספריות לצוותים או לקבוצות
כברירת מחדל, אנשים בארגון יכולים לראות את פרטי הפרופיל של כל שאר האנשים. כדי לאפשר לחלק מהמשתמשים בארגון למצוא רק קבוצת משנה של משתמשים בארגון, צריך להקצות להם ספרייה מותאמת אישית.
- שיתוף עם כולם – אפשרות זו מתאימה לארגונים קטנים שבהם כולם צריכים להיות מחוברים לכולם.
- שיתוף ספרייה בהתאמה אישית – יכול להיות שתרצו לאפשר לאנשים ביחידה ארגונית אחת למצוא רק אנשים בקבוצות מסוימות, ולאפשר ליחידות ארגוניות אחרות למצוא את כולם. אפשר לבחור באפשרות הזו אם אתם ארגון גדול שרוצה להגביל את הגישה של חלק מהאנשים לחלק מהאנשי הקשר. לדוגמה, אתם יכולים לאפשר לעובדים במשרה מלאה למצוא את כל האנשים בספרייה, אבל לאפשר למתמחים למצוא רק את האנשים בצוות שלהם.
איך יוצרים ספריות בהתאמה אישית
שמירה על עדכניות של פרטי המשתמש
כדי לעדכן את הספרייה כשפרטי הפרופיל או המצב של אדם משתנים, אפשר להשתמש במסוף Admin, ב-Admin SDK Directory API או ב-Google Cloud Directory Sync.
נושאים קשורים
הדרכה לאנשים בארגון לשימוש באנשי קשר
ההגדרה של ספריית הכתובות משפיעה על אנשי הקשר שהמשתמשים יכולים למצוא באנשי הקשר. כדי לעזור לאנשים בארגון ללמוד איך להשתמש באנשי קשר, כדאי לשתף איתם את מקורות המידע האלה.
כשמשתמשים באנשי קשר לצורכי עבודה או לימודים, אפשר לאפשר למשתמשים אחרים לנהל את אנשי הקשר.