Là quản trị viên Thư mục, bạn có thể lưu trữ thông tin hồ sơ của người dùng trong tổ chức, địa chỉ email và địa chỉ nhóm, cũng như người liên hệ bên ngoài được chia sẻ trong Thư mục. Thông tin này giúp người dùng tìm thấy và giao tiếp với nhau, đồng thời hiểu rõ vai trò của họ trong tổ chức. Bạn có thể thêm thông tin người dùng và kiểm soát chế độ hiển thị của người dùng trong Danh bạ Google và các dịch vụ khác của Google.
Khi Danh bạ ở trạng thái bật:
- Tính năng tự động hoàn thành địa chỉ cá nhân và địa chỉ nhóm khi người dùng nhập địa chỉ trong các dịch vụ của Google như Gmail, Google Tài liệu và Drive
- Lịch đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách (yêu cầu thiết lập Lịch)
Người dùng có thể tìm thấy thông tin hồ sơ trong Danh bạ và các dịch vụ khác của Google. Ví dụ: khi người dùng trỏ hoặc nhấn vào ảnh hồ sơ của một người, họ sẽ mở thẻ thông tin của người đó.
Bạn có thể tắt Danh bạ khi thiết lập Danh bạ lần đầu tiên hoặc để khắc phục sự cố.
Thiết lập thư mục
Để bắt đầu, Danh bạ có thể chỉ chứa tên và địa chỉ email. Thêm thông tin vào hồ sơ người dùng.
Một số lựa chọn thiết lập khác:
- Thêm trường tuỳ chỉnh vào Thư mục. Tìm hiểu thêm
- Cho phép mọi người thay đổi một số hoặc không thay đổi thông tin hồ sơ của họ. Tìm hiểu thêm
- Đặt địa chỉ email (bí danh, phụ, miền) xuất hiện trong Thư mục. Tìm hiểu thêm
- Thêm người liên hệ bên ngoài dùng chung vào Danh bạ. Tìm hiểu thêm
- Cho phép ứng dụng bên thứ ba truy cập vào dữ liệu Thư mục. Tìm hiểu thêm
Tuỳ chỉnh thư mục cho nhóm hoặc đội
Theo mặc định, mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể tìm thấy thông tin hồ sơ của những người khác. Để cho phép một số người dùng trong tổ chức của bạn chỉ tìm thấy một nhóm nhỏ người dùng trong tổ chức, hãy chỉ định cho họ một thư mục tuỳ chỉnh.
- Chia sẻ với mọi người – Bạn có thể chọn chế độ này nếu là một tổ chức nhỏ mà mọi người cần kết nối với nhau.
- Chia sẻ một thư mục tuỳ chỉnh – Bạn có thể muốn cho phép người dùng trong một đơn vị tổ chức chỉ tìm thấy người dùng trong một số nhóm nhất định, trong khi các đơn vị tổ chức khác có thể tìm thấy mọi người. Bạn có thể chọn chế độ này nếu là một tổ chức lớn và muốn hạn chế quyền truy cập vào một số người liên hệ đối với một số người. Ví dụ: bạn có thể cho phép nhân viên toàn thời gian tìm thấy mọi người trong Danh bạ nhưng chỉ cho phép thực tập sinh tìm thấy những người trong nhóm của họ.
Tìm hiểu cách tạo thư mục tuỳ chỉnh.
Luôn cập nhật thông tin người dùng
Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, API Thư mục của Admin SDK hoặc Google Cloud Directory Sync để cập nhật Thư mục khi thông tin hồ sơ hoặc tình trạng của một người thay đổi.
Chủ đề có liên quan
- Đổi tên người dùng hoặc thay đổi địa chỉ email của người dùng
- Thêm thông tin vào hồ sơ của người dùng
- Ẩn người dùng khỏi Danh bạ
Đào tạo mọi người trong tổ chức của bạn cách sử dụng Danh bạ
Cách bạn thiết lập Danh bạ sẽ ảnh hưởng đến những người liên hệ mà người dùng có thể tìm thấy trong Danh bạ. Để giúp mọi người trong tổ chức của bạn tìm hiểu cách sử dụng Danh bạ, hãy chia sẻ những tài nguyên đào tạo này.
Khi sử dụng Danh bạ cho nơi làm việc hoặc trường học, người dùng có thể cho phép người dùng khác quản lý danh bạ của họ.