डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन में एडमिन खातों के पास Google Workspace की सेवाओं के लिए, उपयोगकर्ता कॉन्टेंट और गतिविधि रिकॉर्ड का ऐक्सेस होता है. उदाहरण के लिए, ऑडिट लॉग में Gmail और Chat की गतिविधि के रिकॉर्ड. सुपर एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा और निजता को सुरक्षित रखने का विकल्प होता है. इसके लिए, एडमिन को सिर्फ़ वे खास अधिकार दिए जा सकते हैं जो सामान्य इस्तेमाल के लिए ज़रूरी हैं.
उदाहरण के लिए, आपके पास अपने संगठन में उन एडमिन की संख्या सीमित करने का विकल्प होता है जिनके पास रिपोर्ट और ऑडिट लॉग, जांच टूल, सुरक्षा डैशबोर्ड, और Meet के क्वालिटी टूल का ऐक्सेस है. इन सेवाओं के लिए, खास अधिकार चालू या बंद करने के निर्देश पाने के लिए, नीचे दिए गए सेक्शन देखें.
एडमिन खातों की सुरक्षा से जुड़े सबसे सही तरीके
सुपर एडमिन को रोज़मर्रा की गतिविधियों के लिए, किसी दूसरे उपयोगकर्ता खाते का इस्तेमाल करना चाहिए. उन्हें सिर्फ़ तब अपने सुपर एडमिन खाते में साइन इन करना चाहिए, जब उन्हें सुपर एडमिन से जुड़े खास काम करने हों. सुपर एडमिन के लिए, दो चरणों में पुष्टि (2SV) की सुविधा का इस्तेमाल करना भी ज़रूरी है. बेहतर होगा कि वे सुरक्षा कुंजियों का इस्तेमाल करें. ऐसा इसलिए, क्योंकि उनके खातों से संगठन में कारोबार और कर्मचारियों के सभी डेटा का ऐक्सेस कंट्रोल किया जाता है.
ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन खातों की सुरक्षा से जुड़े सबसे सही तरीके देखें.
एडमिन की भूमिकाओं और खास अधिकारों के बारे में जानकारी
Google Admin console में, किसी खास उपयोगकर्ता के लिए एडमिन के खास अधिकार चालू किए जा सकते हैं. इसके लिए, उस उपयोगकर्ता को एडमिन की भूमिकाएं असाइन करें. एडमिन के लिए पहले से बनी भूमिकाएं या एडमिन के लिए कस्टम भूमिकाएं असाइन की जा सकती हैं. इसी तरह, उपयोगकर्ताओं को एडमिन की भूमिकाएं असाइन न करके, एडमिन के खास अधिकार बंद किए जा सकते हैं.
अपने उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा और निजता को सुरक्षित रखने के लिए, अपने संगठन में रिपोर्ट, सुरक्षा डैशबोर्ड, सुरक्षा जांच टूल, और Meet के क्वालिटी टूल के लिए, एडमिन के खास अधिकारों की समीक्षा करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीचे दिए गए सेक्शन देखें.
रिपोर्ट से जुड़ा खास अधिकार
रिपोर्ट से जुड़ा खास अधिकार चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. बाईं ओर मौजूद कॉलम में, किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, खास अधिकार पर क्लिक करें. रिपोर्ट से जुड़ा खास अधिकार, रिपोर्ट में मौजूद होता है.
रिपोर्ट से जुड़े खास अधिकार वाले एडमिन के तौर पर, आपके पास रिपोर्ट देखने का विकल्प होता है. इससे सुरक्षा से जुड़े संभावित खतरों की जांच की जा सकती है. साथ ही, यह ट्रैक किया जा सकता है कि कौन कब साइन इन करता है. इसके अलावा, यह समझा जा सकता है कि उपयोगकर्ता कैसे कॉन्टेंट बनाते और शेयर करते हैं. साथ ही, उपयोगकर्ता की गतिविधियों को ट्रैक किया जा सकता है. जैसे, दस्तावेज़ में किए गए बदलाव. इसके अलावा, अन्य एडमिन की ओर से किए गए बदलावों को भी ट्रैक किया जा सकता है.
रिपोर्ट से जुड़े खास अधिकार की मदद से, Gmail, Chat, Meet, और Voice के ऑडिट लॉग का ऐक्सेस भी मिलता है. साथ ही, ज़्यादातर अन्य सेवाओं के ऑडिट लॉग का ऐक्सेस भी मिलता है. एडमिन, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के बारे में जानकारी के साथ-साथ, कॉन्टेंट भी देख सकते हैं. जैसे, मीटिंग का नाम और ईमेल का विषय. इसके अलावा, हर मैसेज या कॉल के रिकॉर्ड भी देखे जा सकते हैं.
सुरक्षा डैशबोर्ड से जुड़ा खास अधिकार
सुरक्षा डैशबोर्ड से जुड़ा खास अधिकार चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. बाईं ओर मौजूद कॉलम में, किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, खास अधिकार पर क्लिक करें. सुरक्षा डैशबोर्ड से जुड़ा खास अधिकार (डैशबोर्ड), सेवाएं > सुरक्षा केंद्र में मौजूद होता है.
सुरक्षा डैशबोर्ड में कई रिपोर्ट शामिल होती हैं. इनमें मैसेज के कॉन्टेंट से मिली कुल जानकारी होती है. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं ने कितने ईमेल को स्पैम के तौर पर मार्क किया है. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षा डैशबोर्ड का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.
सुपर एडमिन के पास सुरक्षा डैशबोर्ड का ऐक्सेस अपने-आप होता है. साथ ही, वे सौंपे गए एडमिन के लिए, खास अधिकार चालू या बंद कर सकते हैं. सुरक्षा केंद्र के लिए, एडमिन के खास अधिकार भी देखें.
सुरक्षा जांच टूल से जुड़े खास अधिकार
सुरक्षा जांच टूल से जुड़े खास अधिकार चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. बाईं ओर मौजूद कॉलम में, किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, खास अधिकार पर क्लिक करें. सुरक्षा जांच टूल से जुड़े खास अधिकार, सेवाएं > सुरक्षा केंद्र में मौजूद होते हैं. जांच टूल के लिए खास अधिकार असाइन करते समय, एडमिन को अलग-अलग खास अधिकार दिए जा सकते हैं. ये खास अधिकार, उनकी भूमिका और ज़िम्मेदारियों के हिसाब से होने चाहिए.
सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करके, एडमिन खोज करते हैं और नतीजे देखते हैं. इन नतीजों में संवेदनशील कॉन्टेंट हो सकता है. जैसे, ईमेल का विषय या दस्तावेज़ का टाइटल. एडमिन, Gmail के मैसेज के हेडर देख सकते हैं. साथ ही, जांच टूल से कॉन्टेंट को अपडेट या मिटा सकते हैं. इसके अलावा, Gmail के मैसेज का कॉन्टेंट देखकर, यह समझा जा सकता है कि किसी मैसेज से जुड़ा कोई खतरा है या नहीं.
सुपर एडमिन के पास सुरक्षा जांच टूल का ऐक्सेस अपने-आप होता है. साथ ही, वे सौंपे गए एडमिन के लिए, खास अधिकार चालू या बंद कर सकते हैं. सुरक्षा केंद्र के लिए, एडमिन के खास अधिकार भी देखें.
Meet के क्वालिटी टूल से जुड़ा खास अधिकार
Meet के क्वालिटी टूल से जुड़ा खास अधिकार चालू या बंद करने के लिए, Google Admin console पर जाएं. इसके बाद, एडमिन की भूमिकाएं पर क्लिक करें. बाईं ओर मौजूद कॉलम में, किसी एक भूमिका पर क्लिक करें. इसके बाद, खास अधिकार पर क्लिक करें. Meet के क्वालिटी टूल से जुड़ा खास अधिकार, सेवाएं > Google Meet > Meet की सेटिंग मैनेज करें > क्वालिटी डैशबोर्ड का ऐक्सेस में मौजूद होता है.
Meet का क्वालिटी टूल, मीटिंग के हर इंस्टेंस की क्वालिटी के बारे में रिपोर्ट करता है. इसमें मीटिंग की आईडी, अवधि, और उसमें शामिल होने वाले लोगों की संख्या शामिल होती है. Meet के क्वालिटी टूल के लिए, एडमिन के खास अधिकारों के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, मीटिंग की क्वालिटी और आंकड़े ट्रैक करना लेख पढ़ें.
एडमिन की भूमिका असाइन करके, खास अधिकार चालू करना
एडमिन की भूमिका असाइन करना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता
एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, वह भूमिका चुनें जिसे आपको असाइन करना है.
- एडमिन पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता असाइन करें पर क्लिक करें.
- ज़्यादा से ज़्यादा 20 उपयोगकर्ता खोजें और चुनें.
- भूमिका असाइन करें पर क्लिक करें.
एडमिन की भूमिका को असाइन से हटाकर, खास अधिकार बंद करना
एडमिन की भूमिका को असाइन से हटाना:
-
Google Admin console में, मेन्यू
खाता
एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, सूची में मौजूद किसी कस्टम भूमिका पर क्लिक करें.
- एडमिन पर क्लिक करें.
- उन एडमिन के बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिनके लिए, आपको भूमिका को असाइन से हटाना है.
- भूमिका को असाइन से हटाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, भूमिका को असाइन से हटाएं पर फिर से क्लिक करें.
एडमिन की कस्टम भूमिका को अपडेट करके, खास अधिकार जोड़ना या हटाना
एडमिन की कस्टम भूमिका को अपडेट करके, एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं के लिए, एडमिन के खास अधिकार जोड़े या हटाए जा सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपको उपयोगकर्ताओं के किसी ग्रुप को रिपोर्ट से जुड़ा खास अधिकार नहीं देना है, तो उस कस्टम भूमिका से वह खास अधिकार हटाया जा सकता है जो आपने उन उपयोगकर्ताओं को असाइन की है.
एडमिन की कस्टम भूमिका में, एडमिन के खास अधिकार जोड़ना या हटाना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता
एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- बाईं ओर, सूची में मौजूद किसी कस्टम भूमिका पर क्लिक करें.
- खास अधिकार पर क्लिक करें.
- एडमिन की भूमिका में, जिन खास अधिकारों को जोड़ना या हटाना है उनके बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- सेव करें पर क्लिक करें.
उदाहरण के लिए, रिपोर्ट से जुड़ा खास अधिकार बंद करने के लिए, रिपोर्ट चेक बॉक्स से सही का निशान हटाएं. सुरक्षा डैशबोर्ड के लिए, खास अधिकार बंद करने के लिए, सुरक्षा केंद्र सेक्शन पर जाएं और डैशबोर्ड बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
एडमिन की कस्टम भूमिका मिटाकर, खास अधिकार बंद करना
एडमिन की कस्टम भूमिका मिटाने के लिए, आपको वह भूमिका असाइन नहीं की जा सकती या खुद को उस भूमिका से नहीं हटाया जा सकता. दूसरे सुपर एडमिन से संपर्क करके, खुद को उस भूमिका से हटाएं.
एडमिन की कस्टम भूमिका मिटाकर, सौंपे गए एडमिन के लिए खास अधिकार बंद करना:
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Google Admin console में, मेन्यू
खाता
एडमिन की भूमिकाएं पर जाएं.यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.
- वह कस्टम भूमिका चुनें जिसे आपको मिटाना है.
- भूमिका मिटाएं पर क्लिक करें.
- पुष्टि करने के लिए, भूमिका मिटाएं पर फिर से क्लिक करें.
ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, एडमिन के लिए कस्टम भूमिकाएं बनाना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें मिटाना लेख पढ़ें.
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