Transférer les comptes professionnels non gérés

Disponible uniquement si vous vous êtes inscrit directement en ligne et que vous avez validé votre domaine

Si vos utilisateurs se sont inscrits à un compte personnel pour un service tel que Gmail avec leur adresse e-mail professionnelle, consultez plutôt Transférer des comptes personnels non gérés.

Vous ne savez pas quel type de comptes non gérés vos utilisateurs possèdent ? Accédez à Quels types de comptes non gérés mes utilisateurs possèdent-ils ? (plus bas sur cette page).

Une fois le domaine de votre organisation validé, vous pouvez transférer les comptes professionnels non gérés afin que tous les utilisateurs deviennent des utilisateurs gérés.

À propos des comptes professionnels non gérés

Lorsqu'un utilisateur de votre organisation s'inscrit à un service Google tel qu'une édition Workspace Essentials ou Google Cloud à l'aide de son adresse e-mail professionnelle, il crée un compte professionnel non géré. Ce type de compte inclut les comptes scolaires non gérés créés par les utilisateurs Google Workspace for Education.

Pour tout service autre que Google Cloud, un utilisateur qui crée un compte professionnel non géré peut inviter d'autres utilisateurs qui ne disposent pas de comptes Google dans votre organisation à collaborer avec lui en équipe. Le compte utilisateur de chaque membre de l'équipe devient alors un compte professionnel non géré au sein de l'équipe.

Une fois que vous avez validé votre domaine et transféré les comptes de travail non gérés, les utilisateurs de ces comptes deviennent des utilisateurs gérés. Vous pouvez appliquer les mêmes commandes d'administration à ces utilisateurs qu'à n'importe quel autre utilisateur géré, par exemple en gérant les profils utilisateur, en contrôlant la sécurité des mots de passe et en appliquant des fonctionnalités de gouvernance et de sécurité des données.

Lorsque vous créez un compte utilisateur géré, cet utilisateur ne peut pas créer de compte professionnel non géré avec la même adresse e-mail.

Examiner et transférer les comptes professionnels non gérés

Pour les équipes contenant plusieurs comptes de travail non gérés, le transfert de l'équipe place tous ses utilisateurs sous la gestion de l'administrateur. Vous ne pouvez transférer que l'équipe, et non les comptes utilisateur individuels qui la composent. Pour vous aider à décider si vous souhaitez transférer une équipe, vous pouvez examiner les comptes professionnels non gérés qui lui appartiennent.

Avant de commencer : Pour vérifier si un compte professionnel non géré que vous souhaitez transférer appartient à un employé actuel, contactez le service des ressources humaines de votre entreprise ou une ressource similaire. Vous pouvez transférer le compte d'un ancien employé si vous souhaitez gérer les données Workspace qu'il a créées.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes professionnels.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Transférer les comptes professionnels non gérés.

  2. Pour examiner les comptes utilisateur non gérés appartenant à une équipe, cliquez sur Actions puis Afficher les utilisateurs pour l'équipe de votre choix.
  3. Sur l'écran "Comptes professionnels", choisissez une option :
    • Pour transférer des équipes individuelles : cochez la case à côté du nom de chaque équipe.
    • Pour transférer toutes les équipes, cochez la case en haut, à côté de Nom du compte professionnel.
  4. En haut de l'écran, cliquez sur Transférer.
  5. Examinez les éventuelles modifications apportées aux licences ou aux abonnements puis cochez la case pour accepter les contrats de licence.
  6. Cliquez sur Transférer.

Le processus de transfert peut prendre plusieurs minutes pour chaque utilisateur. Si vous transférez une grande équipe ou plusieurs équipes, le processus peut prendre plusieurs heures. Vous ne pouvez effectuer aucune tâche de gestion des abonnements tant que le processus n'est pas terminé.

Une fois que vous avez transféré un compte professionnel non géré, vous ne pouvez plus le rétablir en tant que compte non géré.

Que se passe-t-il pendant le transfert ?

  • Les utilisateurs sont déplacés vers de nouvelles unités organisationnelles : lorsqu'un compte professionnel non géré est transféré, nous plaçons les membres de l'équipe dans une unité organisationnelle directement sous l'unité organisationnelle racine, et les règles de votre organisation sont appliquées à ces utilisateurs. Si vous transférez plusieurs équipes, chacune d'elles est configurée comme sa propre unité organisationnelle. Les unités organisationnelles reçoivent un libellé alphanumérique lors du transfert. Vous devrez peut-être rechercher le nom d'un utilisateur pour trouver son emplacement. Une fois le transfert terminé, vous pouvez renommer les unités organisationnelles ou déplacer les utilisateurs vers des unités organisationnelles existantes, selon vos besoins, pour créer la structure souhaitée.
  • Les données utilisateur et d'équipe sont migrées : les données utilisateur telles que l'agenda et les fichiers Drive d'un utilisateur, ainsi que les données d'équipe collectives telles que les Drives partagés et les données des appareils Google Chrome, sont migrées vers les nouveaux comptes utilisateur gérés.
  • Votre licence et votre facturation peuvent changer : pour en savoir plus, consultez Comprendre les modifications apportées aux licences et à la facturation (plus loin sur cette page).
  • Si vous utilisez Chrome Enterprise et Chrome Enterprise Core : pour en savoir plus, consultez Fusionner des équipes après la validation du domaine.

Comprendre les modifications apportées aux licences et à la facturation

Lorsque vous transférez une équipe de comptes professionnels non gérés, nous annulons la facturation pour ces comptes. Nous attribuons de nouvelles licences aux membres de l'équipe et ajoutons les frais éventuels au compte de facturation de votre organisation.

Tous les utilisateurs d'une même équipe bénéficient de la même nouvelle licence. Si vous transférez plusieurs équipes, chacune d'elles peut recevoir une licence différente, en fonction des abonnements de votre organisation.

Abonnements de la même famille

Si vous disposez d'un abonnement de la même famille d'éditions que celui d'un compte non géré, nous attribuons une licence pour votre abonnement à cet utilisateur et vous facturons la licence supplémentaire. Par exemple, si votre organisation dispose d'un abonnement Enterprise Essentials et que le compte non géré dispose d'un abonnement Essentials, nous attribuons des licences Enterprise Essentials à cet utilisateur lors du transfert et ajustons votre facturation mensuelle en conséquence. Si le compte utilisateur que vous transférez dispose de l'édition sans frais de Cloud Identity, nous attribuons à cet utilisateur une licence Cloud Identity sans frais dans votre organisation.

Aucun abonnement dans la même famille

Si vous ne disposez pas d'un abonnement de la même famille d'édition que l'abonnement du compte non géré, nous créons un abonnement et attribuons une licence à cet utilisateur. Lorsque nous créons un abonnement, nous choisissons la meilleure option qui offre une parité des fonctionnalités avec l'abonnement existant du compte et évite la perte de données. Par exemple, si votre organisation dispose d'un abonnement Enterprise Essentials et que le compte non géré dispose d'un abonnement Business Starter, nous créerons un abonnement Business Starter pour votre organisation lors du transfert et attribuerons une licence pour cet abonnement à cet utilisateur.

Si nous créons un nouvel abonnement, nous ne débitons pas votre compte pendant sept jours. Pendant ce temps, vous pouvez :

  • Configurer la facturation : configurez la facturation pour continuer le nouvel abonnement pour ces utilisateurs et éviter toute perte de données. Pour en savoir plus, consultez Configurer la facturation de Google Workspace.
  • Supprimer ou réattribuer des licences : pour éviter de payer un nouvel abonnement, vous pouvez supprimer les licences des utilisateurs et leur attribuer des licences de l'abonnement existant de votre organisation. Vous pourrez ensuite résilier le nouvel abonnement. Toutefois, cette action peut entraîner une perte de données, sauf si votre abonnement actuel fournit les fonctionnalités et les services nécessaires pour conserver vos données. Pour en savoir plus, consultez Attribuer, retirer et réattribuer des licences.

Si vous ne prenez aucune mesure au bout de sept jours, nous suspendrons tous les comptes utilisateur du nouvel abonnement. Pour savoir comment restaurer un compte utilisateur suspendu, consultez Restaurer un compte utilisateur suspendu.

Que se passe-t-il après le transfert ?

  • Les utilisateurs sont informés : les utilisateurs du compte professionnel non géré transféré reçoivent un e-mail les informant que leur compte Google a un nouvel administrateur.
  • Vous devenez l'unique administrateur des utilisateurs : tous les administrateurs précédents perdent leur accès aux commandes de gestion, telles que le tableau de bord de l'équipe (Essentials uniquement) ou la console d'administration. Si nécessaire, rajoutez des droits d'administrateur à leur compte. Pour en savoir plus, consultez Désigner un utilisateur comme administrateur.
  • Les utilisateurs risquent de ne plus pouvoir accéder aux espaces Chat : les utilisateurs des comptes non gérés que vous transférez ne peuvent plus accéder aux espaces Chat, y compris aux messages et aux tâches qu'ils utilisaient lorsque leur compte était dans un état non géré.
  • Les utilisateurs devront peut-être configurer un mot de passe : si le compte transféré dispose d'un abonnement Google Cloud, les utilisateurs de ces comptes peuvent être invités à créer un mot de passe la prochaine fois qu'ils se connecteront à leur compte Workspace.
  • Sécurisez les comptes des anciens employés : si vous avez transféré le compte d'un ancien employé, nous vous recommandons, pour des raisons de sécurité, de modifier le mot de passe du compte ou de le suspendre après le transfert.
  • Il peut être nécessaire de migrer les applications Chat : si les comptes transférés disposent d'abonnements Workspace avec des applications Chat développées, il est possible qu'elles ne fonctionnent pas correctement après le transfert. Pour que leurs applications continuent à fonctionner, les développeurs devront peut-être les migrer vers un projet Google Cloud. Pour en savoir plus, consultez Migrer votre application Google Chat.

Questions fréquentes

Quels types de comptes non gérés mes utilisateurs possèdent-ils ?

Pour vérifier si vous avez des comptes professionnels non gérés :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes professionnels.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Afficher les comptes professionnels non gérés.

  2. Vérifiez si des comptes sont listés.
Pour rechercher des comptes personnels non gérés :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes personnels.

    Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  2. Vérifiez si des comptes sont listés.
Si l'option Utilisateurs non gérés n'est pas disponible, cela signifie que vous n'avez aucun utilisateur disposant de comptes professionnels ou personnels non gérés.

Comment savoir si les utilisateurs créent des comptes professionnels non gérés ?

Lorsqu'un utilisateur non géré crée un compte professionnel non géré et forme une équipe, un nouvel événement nommé Nouvelle équipe non gérée créée est consigné dans les événements du journal d'administration. Pour en savoir plus, consultez Événements du journal d'administration.

Vous pouvez également configurer une règle d'activité pour recevoir une alerte chaque fois qu'une équipe non gérée est créée. Lorsque vous créez la règle, sélectionnez Événements de journaux d'administration comme source de données. Dans le générateur de conditions, choisissez Événement comme attribut, Est comme opérateur et Nouvelle équipe non gérée créée comme valeur. Pour en savoir plus, consultez Créer une règle d'activité.

Si cet utilisateur invite d'autres utilisateurs à rejoindre l'équipe et qu'ils créent un compte professionnel non géré et le rejoignent, aucun événement de journal n'est déclenché.

Que se passe-t-il si je ne transfère pas un compte professionnel non géré ?

Si vous ne transférez pas un compte professionnel non géré, ce membre de l'équipe pourra continuer à l'utiliser. Vous pouvez transférer le compte à tout moment lorsque vous êtes prêt.

Puis-je consulter les comptes utilisateur membres d'une équipe ?

Vous pouvez examiner et transférer les équipes qui incluent un ou plusieurs comptes professionnels non gérés, mais pas les utilisateurs qui en sont membres.

Empêcher la création de comptes professionnels non gérés