האפשרות הזו זמינה רק אם נרשמתם ישירות אונליין ואימתתם את הדומיין
אם המשתמשים שלכם נרשמו לחשבון אישי בשירות מסוים, כמו Gmail, באמצעות כתובת האימייל שלהם לצורכי עבודה, עליכם לעבור אל העברת חשבונות אישיים לא מנוהלים.
לא בטוחים איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלכם? אפשר לקרוא את המאמר בנושא איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי? (בהמשך הדף).
אחרי שתאמתו את הדומיין של הארגון, תוכלו להעביר חשבונות לצורכי עבודה שלא מנוהלים, כך שכל המשתמשים יהפכו למשתמשים מנוהלים. אחרי שהם יצטרפו, תוכלו להחיל עליהם את אותם אמצעי בקרה של אדמינים כמו על כל משתמש מנוהל אחר. אתם יכולים לנהל את פרופיל המשתמש, לשלוט בחוזק הסיסמה ולהחיל תכונות של משילות מידע (data governance) ואבטחה. אחרי שמשתמש הופך למשתמש מנוהל, הוא לא יכול להשתמש באותה כתובת אימייל בעבודה כדי ליצור חשבון לא מנוהל בעבודה.
מידע על חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה
כשמשתמש בארגון שלכם משתמש בכתובת האימייל בעבודה שלו כדי להירשם לשירות של Google, כמו מהדורת Essentials או Google Cloud, הוא יוצר חשבון לא מנוהל של מקום עבודה. סוג החשבון הזה כולל גם חשבונות בית ספריים לא מנוהלים שנוצרו על ידי משתמשי Google Workspace for Education.
בכל שירות אחר מלבד Google Cloud, משתמש שיוצר חשבון לא מנוהל של מקום עבודה יכול להזמין משתמשים אחרים שאין להם חשבונות Google בארגון שלכם לעבוד איתם כצוות. חשבון המשתמש של כל אחד מחברי הצוות הופך לחשבון של מקום עבודה לא מנוהל בצוות.
אם הצוות מכיל כמה חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה, העברת הצוות מעבירה את כל המשתמשים שלו לניהול של אדמין. אפשר להעביר רק את הצוות, ולא את חשבונות המשתמשים הנפרדים בצוות. כדי לעזור לכם להחליט אם להעביר צוות, אתם יכולים לבדוק את החשבונות הלא מנוהלים של מקום עבודה ששייכים לו. אחרי שמעבירים חשבון לא מנוהל של מקום עבודה, אי אפשר להחזיר אותו למצב של חשבון לא מנוהל.
מה קורה אם לא מעבירים חשבון לא מנוהל של מקום עבודה?
אם לא מעבירים חשבון של מקום עבודה לא מנוהל, חבר הצוות יכול להמשיך להשתמש בחשבון הזה. תוכלו להעביר את החשבון בכל שלב שתרצו.
בדיקה והעברה של חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה
לפני שמתחילים: כדי לבדוק אם חשבון לא מנוהל של מקום העבודה שאתם רוצים להעביר שייך לעובד קיים, פנו למחלקת משאבי האנוש של החברה או למשאב דומה. אתם יכולים להעביר חשבון של עובד לשעבר אם אתם רוצים לנהל את נתוני Workspace שהמשתמש יצר.
-
במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט
הארגון שלי
משתמשים לא מנוהלים
חשבונות לצורכי עבודה.כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין להעברת חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה.
- בצוות הרצוי, לוחצים על פעולות לרשימת משתמשים ובודקים את חשבונות המשתמשים הלא מנוהלים ששייכים לצוות.
- במסך חשבונות לצורכי עבודה, בוחרים באחת מהאפשרויות:
- כדי להעביר צוותים ספציפיים – מסמנים את התיבה ליד השם של כל צוות.
- כדי להעביר את כל הצוותים – בחלק העליון, ליד חשבון של מקום עבודה, מסמנים את התיבה.
- למעלה, לוחצים על העברה.
- בודקים אם יש שינויים ברישיונות או במינויים מסמנים את התיבה כדי להביע הסכמה להסכמי הרישיון
- לוחצים על העברה.
תהליך ההעברה יכול להימשך כמה דקות לכל משתמש. אם אתם מעבירים צוות גדול או כמה צוותים, התהליך יכול להימשך כמה שעות. אי אפשר לבצע משימות שקשורות לניהול המינוי עד שהתהליך כולו מסתיים.
מה קורה במהלך ההעברה?
- המשתמשים מועברים ליחידות ארגוניות חדשות – כשמעבירים צוות של חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה, המשתמשים בצוות הזה ממוקמים ביחידה ארגונית שנמצאת ישירות מתחת ליחידה הארגונית ברמה העליונה, ומדיניות הארגון חלה על המשתמשים האלה. כל צוות שמועבר מוגדר כיחידה ארגונית נפרדת. ליחידות הארגוניות מוקצה תווית אלפאנומרית במהלך ההעברה, ולכן יכול להיות שתצטרכו לחפש את שם המשתמש כדי לראות איפה הוא נמצא. אחרי ההעברה, אתם יכולים לשנות את השמות של היחידות הארגוניות או להעביר משתמשים ליחידות ארגוניות קיימות לפי הצורך, כדי ליצור את המבנה שאתם רוצים.
- נתוני משתמשים ונתונים של צוותים מועברים – נתוני משתמשים, כמו יומן Google וקבצים ב-Drive של המשתמש, וגם נתונים משותפים של צוותים, כמו אחסון שיתופי ונתונים של מכשירי ChromeOS, מועברים לחשבונות המשתמשים המנוהלים החדשים.
- יכול להיות שיהיו שינויים ברישוי ובחיוב – פרטים נוספים זמינים בקטע הסבר על שינויים ברישוי ובחיוב (בהמשך הדף).
- אם אתם משתמשים ב-Chrome Enterprise או ב-Chrome Enterprise Core – מידע נוסף זמין במאמר מיזוג צוותים אחרי אימות דומיין.
הסבר על השינויים ברישוי ובחיוב
כשמעבירים צוות של חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה, אנחנו מבטלים את החיוב על החשבונות האלה. אנחנו מקצים רישיונות חדשים לחברי הצוות ומוסיפים את החיובים לחשבון לחיוב של הארגון.
כל המשתמשים בצוות מסוים מקבלים את אותו רישיון חדש. אם אתם מעבירים יותר מצוות אחד, כל צוות עשוי לקבל רישיון אחר, בהתאם למינויים של הארגון.
מינויים באותה קבוצה משפחתית
אם יש לכם מינוי לאותו סוג מהדורה כמו המינוי של חשבון לא מנוהל, אנחנו מקצים למשתמש רישיון למינוי שלכם ומחייבים אתכם על הרישיון הנוסף. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולמשתמש יש חשבון לא מנוהל עם מינוי ל-Essentials, במהלך ההעברה אנחנו מקצים למשתמש רישיונות ל-Enterprise Essentials ומשנים את החיוב החודשי בהתאם. אם לחשבון המשתמש שאתם מעבירים יש את מהדורת Cloud Identity Free, אנחנו מקצים למשתמש הזה רישיון Cloud Identity בחינם בארגון שלכם.
אין מינויים באותה קבוצה משפחתית
אם אין לכם מינוי באותה משפחת מהדורות כמו המינוי של החשבון הלא מנוהל, אנחנו יוצרים מינוי ומקצים רישיון למשתמש הזה. כשאנחנו יוצרים מינוי, אנחנו בוחרים את האפשרות הטובה ביותר שמספקת תכונות שדומות למינוי הקיים בחשבון ומונעת אובדן נתונים. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולחשבון הלא מנוהל יש מינוי ל-Business Starter, במהלך ההעברה אנחנו יוצרים מינוי ל-Business Starter לארגון שלכם ומקצים רישיון למינוי הזה למשתמש.
אם ניצור מינוי חדש, לא נחייב את החשבון שלכם על המינוי החדש למשך 7 ימים. במהלך פרק הזמן הזה, אתם צריכים לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:
- הגדרת חיוב – צריך להגדיר חיוב כדי להמשיך את המינוי החדש למשתמשים האלה ולמנוע אובדן נתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת החיוב ב-Google Workspace.
- הסרה או הקצאה מחדש של רישיונות – כדי להימנע מעלות של מינוי חדש, אפשר להסיר את הרישיונות של המשתמשים ולהקצות להם רישיונות למינוי הקיים של הארגון. אחר כך אפשר לבטל את המינוי החדש שנוצר. עם זאת, אם תעשו את זה, יכול להיות שתאבדו נתונים, אלא אם המינוי הקיים שלכם מספק את היכולות והשירותים שנדרשים כדי לשמור את הנתונים שלהם. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הקצאה, הסרה והקצאה מחדש של רישיונות.
אם לא תבצעו שום פעולה תוך 7 ימים, נשעה את כל חשבונות המשתמשים במינוי החדש. הוראות לשחזור משתמש אחרי השעיה מופיעות במאמר שחזור משתמש מושעה.
מה קורה אחרי ההעברה?
- המשתמשים מקבלים הודעה – המשתמשים בחשבון של מקום העבודה הלא מנוהל שהועבר מקבלים אימייל שמודיע להם שיש לחשבון Google שלהם אדמין חדש.
- אתם הופכים לאדמינים היחידים של המשתמשים – כל האדמינים הקודמים מאבדים את הגישה לאמצעי הניהול, כמו מרכז הבקרה של הצוות (Essentials בלבד) או מסוף Admin. אם צריך, מוסיפים בחזרה הרשאות אדמין לחשבונות שלהם. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרת משתמש כאדמין.
- המשתמשים מאבדים גישה למרחבים ב-Chat – משתמשים בחשבונות לא מנוהלים שאתם מעבירים לא יכולים יותר לגשת למרחבים ב-Chat, כולל הודעות ומשימות, שבהם הם השתמשו כשהחשבון שלהם היה במצב לא מנוהל.
- יכול להיות שהמשתמשים יצטרכו להגדיר סיסמה – אם בחשבון שהועבר יש מינוי ל-Google Cloud, יכול להיות שהמשתמשים בחשבונות האלה יתבקשו ליצור סיסמה בפעם הבאה שהם ייכנסו לחשבון Workspace שלהם.
- צריך לאבטח חשבונות של עובדים לשעבר – אם העברתם חשבון של עובד לשעבר, מומלץ לשנות את הסיסמה של החשבון או להשעות אותו אחרי ההעברה, כדי לשמור על האבטחה.
- יכול להיות שצריך להעביר אפליקציות ל-Chat – אם לחשבונות שמועברים יש מינויים ל-Workspace עם אפליקציות ל-Chat שפותחו, יכול להיות שהן לא יפעלו כמו שצריך אחרי ההעברה. כדי שהאפליקציות ימשיכו לפעול, יכול להיות שהמפתחים יצטרכו להעביר אותן לפרויקט בענן של Google Cloud. פרטים נוספים זמינים במאמר העברת אפליקציית Google Chat.
מעקב אחרי חשבונות לא מנוהלים חדשים של מקום עבודה
אתם יכולים לבדוק את אירועי האדמין ביומן כדי לסמן ולהעביר חשבונות לא מנוהלים של מקום העבודה בארגון שלכם. מחפשים ביומן האירועים את New Unmanaged Team Created. אירוע ביומן לא נוצר אם משתמש שהוזמן מצטרף לצוות ויוצר חשבון של מקום עבודה שלא מנוהל. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אירועים ביומן האדמין.
אתם יכולים גם להגדיר כלל פעילות כדי לקבל התראה בכל פעם שמשתמש יוצר צוות לא מנוהל. כשיוצרים את הכלל, בוחרים באפשרות אירועים ביומן האדמין כמקור הנתונים, ובכלי ליצירת תנאים בוחרים באפשרות אירוע בתור המאפיין, באפשרות הוא בתור האופרטור ובאפשרות נוצר צוות חדש לא מנוהל בתור הערך. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא יצירת כלל פעילות.
כדי להשבית את היכולת של משתמש לא מנוהל ליצור חשבון לא מנוהל של מקום עבודה, צריך לעבור אל מניעת יצירה של חשבונות לא מנוהלים חדשים של מקום עבודה.
איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי?
כדי לבדוק אם יש חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה:
-
במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט
הארגון שלי
משתמשים לא מנוהלים
חשבונות לצורכי עבודה.כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לצפייה בחשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה.
- בודקים אם מופיעים חשבונות ברשימה.
כדי לבדוק אם יש חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים:
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
משתמשים לא מנוהלים
חשבונות אישיים.כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- בודקים אם מופיעים חשבונות ברשימה.
אם האפשרות משתמשים לא מנוהלים לא זמינה, אין לכם משתמשים עם חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה או חשבונות לשימוש אישי.