Transfer akun kerja yang tidak dikelola

Hanya tersedia jika Anda mendaftar langsung secara online dan memverifikasi domain Anda

Jika pengguna Anda mendaftar ke akun pribadi untuk layanan, seperti Gmail, menggunakan alamat email kantor mereka, buka Mentransfer akun pribadi yang tidak dikelola.

Tidak yakin dengan jenis akun tidak terkelola yang dimiliki pengguna Anda? Buka Jenis akun tidak terkelola yang dimiliki pengguna saya? (nanti di halaman ini).

Setelah memverifikasi domain organisasi, Anda dapat mentransfer akun kerja tidak terkelola sehingga semua pengguna menjadi pengguna terkelola. Kemudian, Anda dapat menerapkan kontrol admin yang sama untuk pengguna ini seperti pengguna terkelola lainnya. Anda dapat mengelola profil pengguna mereka, mengontrol kekuatan sandi, dan menerapkan fitur tata kelola dan keamanan data. Setelah menjadi pengguna terkelola, pengguna tidak dapat menggunakan alamat email kantor yang sama untuk membuat akun kantor yang tidak dikelola.

Tentang akun kantor yang tidak dikelola

Saat pengguna di organisasi Anda menggunakan alamat email kantornya untuk mendaftar ke layanan Google, seperti edisi Essentials atau Google Cloud, mereka akan membuat akun kerja yang tidak dikelola. Jenis akun ini juga mencakup akun sekolah yang tidak dikelola yang dibuat oleh pengguna Google Workspace for Education.

Untuk layanan selain Google Cloud, pengguna yang membuat akun kerja yang tidak dikelola dapat mengundang pengguna lain yang tidak memiliki Akun Google di organisasi Anda untuk berkolaborasi dengan mereka sebagai tim. Akun pengguna setiap anggota tim kemudian menjadi akun kerja yang tidak dikelola dalam tim.

Untuk tim yang berisi beberapa akun kerja yang tidak dikelola, mentransfer tim akan membawa semua penggunanya ke dalam pengelolaan admin. Anda hanya dapat mentransfer tim, bukan akun pengguna individu dalam tim. Untuk membantu Anda memutuskan apakah akan mentransfer tim, Anda dapat meninjau akun kerja yang tidak dikelola yang menjadi anggotanya. Setelah ditransfer, akun kantor yang tidak dikelola tidak dapat dikembalikan ke akun yang tidak dikelola.

Apa yang terjadi jika saya tidak mentransfer akun kerja yang tidak dikelola?

Jika Anda tidak mentransfer akun kerja yang tidak dikelola, anggota tim tersebut dapat terus menggunakan akun tersebut. Anda dapat mentransfer akun kapan saja saat Anda siap.

Meninjau & mentransfer akun kantor yang tidak dikelola

Sebelum memulai: Untuk memeriksa apakah akun kerja yang tidak dikelola yang ingin Anda transfer milik karyawan saat ini, hubungi departemen sumber daya manusia perusahaan Anda atau sumber daya serupa. Anda dapat mentransfer akun mantan karyawan jika ingin mengelola data Workspace yang dibuat oleh pengguna tersebut.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun kerja.

    Memerlukan hak istimewa administrator Transfer akun kantor yang tidak dikelola.

  2. Untuk tim yang Anda inginkan, klik Tindakan lalu Lihat pengguna dan tinjau akun pengguna tidak terkelola yang termasuk dalam tim tersebut.
  3. Di layar Akun kerja, pilih salah satu opsi:
    • Untuk mentransfer tim tertentu—Centang kotak di samping setiap nama tim.
    • Untuk mentransfer semua tim—Di bagian atas, di samping Nama akun kerja, centang kotak.
  4. Di bagian atas, klik Transfer.
  5. Tinjau perubahan lisensi atau langganan lalu centang kotak untuk menyetujui perjanjian lisensi
  6. Klik Transfer.

Proses transfer dapat memerlukan waktu beberapa menit untuk setiap pengguna. Jika Anda mentransfer tim besar atau beberapa tim, prosesnya dapat memerlukan waktu beberapa jam. Anda tidak dapat melakukan tugas pengelolaan langganan apa pun hingga seluruh proses selesai.

Apa yang terjadi selama transfer?

  • Pengguna dipindahkan ke unit organisasi baru—Saat Anda mentransfer tim yang menggunakan akun kerja yang tidak dikelola, pengguna tim tersebut akan ditempatkan di unit organisasi tepat di bawah unit organisasi tingkat teratas dan kebijakan organisasi Anda akan diterapkan kepada pengguna tersebut. Setiap tim yang dialihkan disiapkan sebagai unit organisasinya sendiri. Unit organisasi diberi label alfanumerik selama transfer, jadi Anda mungkin perlu menelusuri nama pengguna untuk menemukan lokasinya. Setelah transfer, Anda dapat mengganti nama unit organisasi atau memindahkan pengguna ke unit organisasi yang ada sesuai kebutuhan untuk membuat struktur yang Anda inginkan.
  • Data pengguna dan tim dimigrasikan—Data pengguna, seperti file Google Kalender dan Drive pengguna, serta data tim kolektif, seperti drive bersama dan data perangkat ChromeOS, dimigrasikan ke akun pengguna terkelola yang baru.
  • Lisensi dan penagihan Anda mungkin berubah—Untuk mengetahui detailnya, buka Memahami perubahan lisensi & penagihan (di bagian bawah halaman ini).
  • Jika Anda menggunakan Chrome Enterprise atau Chrome Enterprise Core— Untuk informasi tambahan, buka Menggabungkan tim setelah verifikasi domain.

Memahami perubahan pemberian lisensi & penagihan

Saat Anda mentransfer tim akun kerja yang tidak dikelola, kami akan membatalkan penagihan untuk akun tersebut. Kami menetapkan lisensi baru kepada anggota tim dan menambahkan biaya apa pun ke akun penagihan organisasi Anda.

Semua pengguna dalam tim tertentu akan mendapatkan lisensi baru yang sama. Jika Anda mentransfer lebih dari satu tim, setiap tim mungkin mendapatkan lisensi yang berbeda, bergantung pada langganan organisasi Anda.

Langganan dalam keluarga yang sama

Jika Anda memiliki langganan dalam keluarga edisi yang sama dengan langganan akun yang tidak dikelola, kami akan menetapkan lisensi untuk langganan Anda kepada pengguna tersebut dan menagih Anda untuk lisensi tambahan. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki langganan Enterprise Essentials dan akun tidak terkelola memiliki langganan Essentials, selama transfer, kami akan menetapkan lisensi Enterprise Essentials kepada pengguna tersebut dan menyesuaikan biaya bulanan Anda. Jika akun pengguna yang Anda transfer memiliki Cloud Identity Free Edition, kami akan menetapkan lisensi Cloud Identity gratis kepada pengguna tersebut di organisasi Anda.

Tidak ada langganan dalam keluarga yang sama

Jika Anda tidak memiliki langganan dalam keluarga edisi yang sama dengan langganan akun yang tidak dikelola, kami akan membuat langganan dan menetapkan lisensi kepada pengguna tersebut. Saat membuat langganan, kami memilih opsi terbaik yang memberikan kesamaan fitur dengan langganan akun yang ada dan menghindari kehilangan data. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki langganan Enterprise Essentials dan akun yang tidak dikelola memiliki langganan Business Starter, selama transfer, kami akan membuat langganan Business Starter untuk organisasi Anda dan menetapkan lisensi untuk langganan tersebut kepada pengguna tersebut.

Jika kami membuat langganan baru, kami tidak akan menagih akun Anda untuk langganan baru selama 7 hari. Selama waktu ini, Anda harus memilih salah satu opsi berikut:

  • Siapkan penagihan—Siapkan penagihan untuk melanjutkan langganan baru bagi pengguna ini dan mencegah kehilangan data. Untuk mengetahui detailnya, buka Menyiapkan penagihan Google Workspace.
  • Menghapus atau menetapkan ulang lisensi—Untuk menghindari biaya langganan baru, Anda dapat menghapus lisensi pengguna dan menetapkan lisensi kepada mereka untuk langganan organisasi yang sudah ada. Kemudian, Anda dapat membatalkan langganan yang baru dibuat. Namun, tindakan ini berisiko menyebabkan potensi kehilangan data, kecuali jika langganan Anda saat ini menyediakan kemampuan dan layanan yang diperlukan untuk mempertahankan data tersebut. Untuk mengetahui detailnya, buka Menetapkan, menghapus, dan menetapkan ulang lisensi.

Jika Anda tidak melakukan tindakan apa pun setelah 7 hari, kami akan menangguhkan semua akun pengguna di langganan baru. Untuk mengetahui langkah-langkah memulihkan pengguna setelah penangguhan, buka Memulihkan pengguna yang ditangguhkan.

Apa yang terjadi setelah pengalihan?

  • Pengguna akan menerima notifikasi—Pengguna dari akun kerja tidak terkelola yang ditransfer akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa Akun Google mereka memiliki administrator baru.
  • Anda menjadi satu-satunya admin untuk pengguna—Semua admin sebelumnya akan kehilangan akses ke kontrol pengelolaan, seperti Dasbor tim (khusus Essentials) atau konsol Admin. Jika perlu, tambahkan kembali hak istimewa administrator ke akun mereka. Untuk mengetahui detailnya, buka Menjadikan pengguna sebagai admin.
  • Pengguna kehilangan akses ke ruang Chat—Pengguna di akun tidak terkelola yang Anda transfer tidak dapat lagi mengakses ruang Chat mereka, termasuk pesan dan tugas, yang mereka gunakan saat akun mereka dalam status tidak terkelola.
  • Pengguna mungkin perlu menyiapkan sandi—Jika akun yang ditransfer memiliki langganan Google Cloud, pengguna dari akun tersebut mungkin diminta untuk membuat sandi saat mereka login ke akun Workspace mereka pada lain waktu.
  • Anda perlu mengamankan akun mantan karyawan—Jika Anda mentransfer akun mantan karyawan, untuk keamanan, sebaiknya ubah sandi akun atau tangguhkan akun setelah transfer.
  • Aplikasi Chat mungkin perlu dimigrasikan—Jika akun yang ditransfer memiliki langganan Workspace dengan aplikasi Chat yang dikembangkan, aplikasi tersebut mungkin tidak berfungsi dengan baik setelah transfer. Agar tetap berfungsi, developer mungkin perlu memigrasikan aplikasi mereka ke project Google Cloud. Untuk mengetahui detailnya, buka Memigrasikan aplikasi Google Chat.

Memantau akun kerja baru yang tidak dikelola

Anda dapat meninjau peristiwa log Admin untuk menandai dan mentransfer akun kerja tidak terkelola di masa mendatang di organisasi Anda. Di peristiwa log, cari New Unmanaged Team Created. Peristiwa log tidak dibuat jika pengguna yang diundang bergabung ke tim dan membuat akun kantor yang tidak dikelola. Untuk mengetahui detailnya, buka Peristiwa log Admin.

Anda juga dapat menyiapkan aturan aktivitas agar Anda mendapatkan notifikasi setiap kali pengguna membuat tim tidak terkelola. Saat Anda membuat aturan, pilih Peristiwa log admin sebagai sumber data dan di Pembuat kondisi, pilih Peristiwa sebagai atribut, Adalah sebagai operator, dan Tim Baru yang Tidak Dikelola Dibuat sebagai nilai. Untuk mengetahui detailnya, buka Membuat aturan aktivitas.

Untuk menonaktifkan kemampuan pengguna yang tidak dikelola dalam membuat akun kantor yang tidak dikelola, buka Mencegah pembuatan akun kantor baru yang tidak dikelola.

Jenis akun tidak terkelola apa yang dimiliki pengguna saya?

Untuk memeriksa akun kantor yang tidak dikelola:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun kerja.

    Memerlukan hak istimewa administrator Melihat akun kerja yang tidak dikelola.

  2. Periksa apakah ada akun yang tercantum.

Untuk memeriksa akun pribadi yang tidak dikelola:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun pribadi.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Periksa apakah ada akun yang tercantum.

Jika Pengguna yang tidak dikelola tidak tersedia, Anda tidak memiliki pengguna dengan akun kerja atau pribadi yang tidak dikelola.