בספרייה של Google Workspace, Cloud Identity ו-Essentials יש פרטי התקשרות של כל מי שנמצא בארגון ושל אנשי קשר חיצוניים ששותפו. אתם יכולים להחליט אילו סוגים של כתובות אימייל (ראשית, כינוי, דומיין) לשתף ואילו פרטים מהפרופיל יהיו זמינים בשירותי Google. אם אתם מגדירים את ספריית הארגון, ודאו שהיא מושבתת (השביתו את שיתוף אנשי הקשר). אחר כך תוכלו להפעיל אותו כשיהיה לכם נוח.
למה כדאי להפעיל את המדריך?
כשהספרייה מופעלת:
- המשתמשים יכולים למצוא את פרטי הפרופיל באנשי קשר של Google ובשירותים אחרים של Google.
- ההשלמה האוטומטית של כתובות של משתמשים וקבוצות מתבצעת בזמן שהמשתמשים מקלידים אותן.
- כשמשתמשים מצביעים על תמונת הפרופיל של מישהו או מקישים עליה, נפתח כרטיס עם פרטי הפרופיל של אותו אדם.
- יומן Google מציע חדרים לפגישות באופן חכם על סמך המיקום ומספר האורחים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן.
- ב-Classroom, התלמידים יכולים לשלוח אימיילים למורים ולחברים לכיתה.
אילו כתובות משותפות?
כשהאינדקס מופעל, אנשים בארגון יכולים למצוא:
- כל המשתמשים בספרייה או משתמשים בספרייה המותאמת אישית שהוקצתה ליחידה הארגונית שלהם
- כתובות קבוצה שמוגדרות כגלויות
- אנשי קשר שאנשים אחרים העניקו להם גישה אליהם
איזה מידע אף פעם לא משותף?
- אנשי קשר אישיים שאנשים מוסיפים בעצמם
- אנשים שאתם משעים או מוחקים
- אנשים שהסתרתם בספרייה
מה משותף כשהספרייה מושבתת?
יכול להיות שהמשתמשים יראו את הפרטים של אחד את השני כשהם משתמשים ב-Workspace, גם אם המדריך מושבת. הנה כמה דוגמאות לתרחישים כאלה:
- כשמשתמשים מצטרפים למרחב ב-Google Chat, הם יכולים לראות את פרטי הפרופיל של אחד השני.
- ב-Classroom, מורים ותלמידים יכולים לראות את פרטי הקשר של משתמשים אחרים בכיתה. מידע נוסף על הפרטים האישיים שלכם ב-Classroom
- הדוגמאות שלמעלה הן חלקיות בלבד.
השבתת ספריית אנשי הקשר
בדרך כלל משביתים את הספרייה רק כשמגדירים אותה בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הרשאות שיתוף שיתוף אנשי קשר.
- מבטלים את הסימון בתיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- לוחצים על שמירה.
הפעלת המדריך והגדרת אפשרויות השיתוף
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה הגדרות הספרייה.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הרשאות שיתוף שיתוף אנשי קשר.
- מסמנים את התיבה הפעלת השיתוף של אנשי הקשר.
- בוחרים אילו כתובות אימייל לכלול בספרייה:
- הצגת כל כתובות האימייל – הצגת כתובת האימייל הראשית של המשתמש וכל כתובת חלופית.
- הצגה רק של כתובות אימייל משניות וחלופיות – אם למשתמש יש כתובת אימייל משנית (כתובת שנמצאת מחוץ לדומיין שלכם) או כינוי אימייל, יוצגו רק הכתובות המשניות והכינויים, ולא הכתובת הראשית.
- הצגה של כתובת האימייל הראשית בלבד – כוללת רק את כתובת האימייל הראשית של המשתמש. לא להציג כתובות אימייל חלופיות או משניות.
- הצגה רק של כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש – אם יש לכם כתובת אימייל חלופית לדומיין, יוצגו כתובות אימייל בדומיין הראשי של המשתמש. הסתרת כתובות מכל כתובות האימייל החלופיות של הדומיין.
בוחרים אילו פרופילים יופיעו בספרייה באנשי הקשר בדפדפן. אם יש לכם הרבה פרופילים של דומיינים או אנשי קשר חיצוניים, תוכלו להציג רק סוגים מסוימים של פרופילים כדי למצוא כתובות מהר יותר ולעזור לספרייה להיטען מהר יותר.
- הצגת פרופילים מהדומיין בלבד – כולל פרופילים של משתמשים פנימיים (אנשים עם כתובות בדומיינים שלכם) ולא כולל אנשי קשר חיצוניים. הערה: ההגדרה הזו עדיין מציגה אנשי קשר ששותפו מהדומיין בהשלמה האוטומטית ובחיפוש.
- הצגה רק של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל רק אנשי קשר חיצוניים ששותפו.
- הצגה גם של פרופילים מהדומיין וגם של אנשי הקשר ששותפו מהדומיין – כולל אנשי קשר פנימיים וחיצוניים משותפים.
לוחצים על שמירה.