Thư mục dành cho Google Workspace, Cloud Identity và Essentials có thông tin liên hệ của mọi người trong tổ chức và các địa chỉ liên hệ bên ngoài được chia sẻ. Bạn có thể kiểm soát những loại địa chỉ email (chính, email đại diện, miền) cần chia sẻ và thông tin hồ sơ cần cung cấp trên các dịch vụ của Google. Nếu bạn đang thiết lập Thư mục, hãy đảm bảo rằng thư mục này đang ở trạng thái tắt (tắt tính năng chia sẻ liên hệ). Sau đó, bạn có thể bật thư mục này khi đã sẵn sàng.
Tại sao bạn nên bật Thư mục?
Khi bạn bật Thư mục:
- Người dùng có thể tìm thấy thông tin hồ sơ trong Danh bạ Google và các dịch vụ khác của Google.
- Địa chỉ của từng người và nhóm sẽ tự động hoàn thành khi người dùng nhập.
- Khi người dùng trỏ hoặc nhấn vào hình ảnh hồ sơ của một người, một thẻ sẽ mở ra với thông tin hồ sơ của người đó.
- Lịch Google sẽ đề xuất phòng họp một cách thông minh dựa trên vị trí và số lượng khách. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tạo thông tin về toà nhà, tính năng và tài nguyên trên Lịch.
- Trong Lớp học, học viên có thể gửi email cho giáo viên và bạn học.
Những địa chỉ nào được chia sẻ?
Khi bạn bật Thư mục, mọi người trong tổ chức có thể tìm thấy:
- Tất cả người dùng trong Thư mục hoặc người dùng trong thư mục tuỳ chỉnh được chỉ định cho đơn vị tổ chức của họ
- Địa chỉ nhóm được đặt ở chế độ hiển thị
- Địa chỉ liên hệ được người khác uỷ quyền cho họ
- Địa chỉ khách
Những thông tin nào không bao giờ được chia sẻ?
- Địa chỉ liên hệ cá nhân do mọi người tự thêm
- Những người mà bạn tạm ngưng hoặc xoá
- Những người mà bạn ẩn khỏi Thư mục
Những thông tin nào được chia sẻ khi bạn tắt Thư mục?
Người dùng có thể thấy thông tin chi tiết của nhau khi tương tác trên Workspace ngay cả khi bạn tắt Thư mục. Dưới đây là một số ví dụ:
- Khi tham gia một phòng Chat trên Google Chat, người dùng có thể xem thông tin chi tiết về hồ sơ của nhau.
- Trong Lớp học, giáo viên và học viên có thể xem thông tin liên hệ của những người dùng khác trong lớp. Tìm hiểu thêm về thông tin cá nhân của bạn trong Lớp học.
- Những ví dụ trên không phải là danh sách đầy đủ.
Tắt Thư mục
Bạn thường chỉ tắt Thư mục khi thiết lập Thư mục lần đầu hoặc để khắc phục sự cố.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục Cài đặt thư mục.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Chia sẻ liên hệ.
- Bỏ chọn hộp Bật tính năng chia sẻ liên hệ.
- Nhấp vào Lưu.
Bật Thư mục và đặt các lựa chọn chia sẻ
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục Cài đặt thư mục.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Chia sẻ liên hệ.
- Đánh dấu vào hộp Bật tính năng chia sẻ liên hệ.
- Chọn địa chỉ email cần đưa vào Thư mục:
- Hiển thị tất cả địa chỉ email—Hiển thị địa chỉ email chính của người dùng và mọi địa chỉ email đại diện.
- Chỉ hiển thị địa chỉ email đại diện và địa chỉ email phụ—Nếu người dùng có địa chỉ email phụ (địa chỉ nằm ngoài miền của bạn) hoặc email đại diện, thì chỉ hiển thị địa chỉ phụ và địa chỉ đại diện, chứ không hiển thị địa chỉ chính của họ.
- Chỉ hiển thị địa chỉ email chính – Chỉ đưa địa chỉ email chính của người dùng vào. Không hiển thị địa chỉ email đại diện hoặc địa chỉ email phụ.
- Chỉ hiển thị địa chỉ email trong miền chính của người dùng – Nếu bạn có một bí danh miền, hãy hiển thị địa chỉ email trong miền chính của người dùng. Ẩn địa chỉ khỏi mọi bí danh miền.
Chọn hồ sơ xuất hiện trong Thư mục trong Danh bạ trên web. Nếu bạn có nhiều hồ sơ miền hoặc địa chỉ liên hệ bên ngoài, hãy chỉ hiển thị một số loại hồ sơ để tìm địa chỉ nhanh hơn và giúp Thư mục tải nhanh hơn. Xin lưu ý rằng tài khoản khách không được đưa vào Thư mục trong Danh bạ.
- Chỉ hiển thị hồ sơ miền – Đưa hồ sơ của người dùng nội bộ (những người có địa chỉ trong miền của bạn) vào và loại trừ mọi địa chỉ liên hệ bên ngoài. Lưu ý: Chế độ cài đặt này vẫn hiển thị các địa chỉ liên hệ được chia sẻ trong miền trong tính năng tự động hoàn thành và tìm kiếm.
- Chỉ hiển thị liên hệ được chia sẻ trong miền—Chỉ đưa các địa chỉ liên hệ bên ngoài được chia sẻ vào.
- Hiển thị cả hồ sơ miền và người liên hệ được chia sẻ trong miền—Đưa các địa chỉ liên hệ nội bộ và bên ngoài được chia sẻ vào.
Nhấp vào Lưu.