El directorio de Google Workspace, Cloud Identity y Essentials contiene la información de contacto de todas las personas de tu organización y los contactos externos compartidos. Puedes controlar qué tipos de direcciones de correo electrónico (principal, alias, dominio) compartir y qué información de perfil estará disponible en los servicios de Google. Si configuras el directorio, asegúrate de que esté inhabilitado (desactiva el uso compartido de contactos). Luego, puedes activarla cuando quieras.
¿Por qué activar el directorio?
Cuando el directorio está activado, sucede lo siguiente:
- Tus usuarios pueden encontrar información de perfil en Contactos de Google y otros servicios de Google.
- Las direcciones individuales y de grupos se autocompletan a medida que los usuarios las ingresan.
- Cuando los usuarios apuntan o presionan la imagen de perfil de alguien, se abre una tarjeta con la información de perfil de esa persona.
- Calendario de Google sugiere salas de reuniones de forma inteligente según la ubicación y la cantidad de invitados. Para obtener más información, consulta Crea edificios, funciones y recursos de Calendario.
- En Classroom, los estudiantes pueden enviar correos electrónicos a sus profesores y compañeros de clase.
¿Qué direcciones se comparten?
Cuando el directorio está activado, las personas de tu organización pueden encontrar lo siguiente:
- Todos los usuarios del directorio o los usuarios del directorio personalizado asignados a su unidad organizativa
- Agrupa las direcciones que se establecen como visibles
- Contactos que otras personas les delegan
¿Qué información nunca se comparte?
- Contactos personales que las personas agregan por su cuenta
- Personas que suspendes o borras
- Las personas que ocultas en el directorio
¿Qué se comparte cuando el directorio está desactivado?
Es posible que los usuarios vean los detalles de los demás mientras interactúan en Workspace, incluso cuando el Directorio está desactivado. Estos son algunos ejemplos de situaciones posibles:
- Cuando los usuarios se unen a un espacio de Google Chat, pueden ver los detalles del perfil de los demás.
- En Classroom, los profesores y los estudiantes pueden ver la información de contacto de otros usuarios de la clase. Obtén más información sobre tu información personal en Classroom.
- Los ejemplos anteriores no pretenden ser una lista exhaustiva.
Desactiva el directorio
Por lo general, solo desactivas el Directorio cuando lo configuras por primera vez o para solucionar problemas.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Configuración del directorio.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido
Uso compartido de contactos.
- Desmarca la casilla Habilitar el uso compartido de contactos.
- Haz clic en Guardar.
Cómo activar el directorio y establecer las opciones de uso compartido
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Configuración del directorio.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Configuración de uso compartido
Uso compartido de contactos.
- Marca la casilla Habilitar el uso compartido de contactos.
- Selecciona las direcciones de correo electrónico que se incluirán en el directorio:
- Mostrar todas las direcciones de correo electrónico: Muestra la dirección de correo electrónico principal del usuario y cualquier dirección de alias.
- Mostrar solo las direcciones de correo electrónico secundarias y los alias: Si un usuario tiene una dirección de correo electrónico secundaria (una dirección que no pertenece a tu dominio) o un alias de correo electrónico, muestra solo las direcciones secundarias y los alias, no la dirección principal.
- Mostrar solo la dirección de correo electrónico principal: Incluye solo la dirección de correo electrónico principal del usuario. No mostrar alias ni direcciones de correo electrónico secundarias
- Mostrar solo las direcciones de correo electrónico del dominio principal del usuario: Si tienes un alias de dominio, muestra las direcciones de correo electrónico del dominio principal del usuario. Oculta las direcciones de los alias de dominio.
Selecciona qué perfiles aparecen en el Directorio de Contactos en la Web. Si tienes muchos perfiles de dominio o contactos externos, muestra solo ciertos tipos de perfiles para encontrar direcciones más rápido y ayudar a que el directorio se cargue más rápido.
- Mostrar solo los perfiles del dominio: Incluye los perfiles de los usuarios internos (personas con direcciones en tus dominios) y excluye los contactos externos. Nota: Este parámetro de configuración aún muestra los contactos compartidos del dominio en la función de autocompletar y en la búsqueda.
- Mostrar solo los contactos compartidos en el dominio: Incluye solo los contactos externos compartidos.
- Mostrar los perfiles del dominio y los contactos compartidos con él: Incluye los contactos externos compartidos y los internos.
Haz clic en Guardar.