L'annuaire pour Google Workspace, Cloud Identity et Essentials contient les coordonnées de tous les membres de votre organisation et des contacts externes partagés. Vous pouvez contrôler les types d'adresses e-mail (principale, alias, domaine) partagées et les informations de profil mises à disposition dans les services Google. Si vous configurez l'annuaire, assurez-vous qu'il est désactivé (désactivez le partage de contacts). Vous pourrez ensuite l'activer quand vous le souhaiterez.
Pourquoi activer l'annuaire ?
Lorsque l'annuaire est activé :
- vos utilisateurs peuvent trouver des informations de profil dans Google Contacts et d'autres services Google ;
- les adresses individuelles et de groupe sont complétées automatiquement lorsque vos utilisateurs les saisissent ;
- les utilisateurs voient s'afficher une fiche indiquant les informations de profil d'une personne lorsqu'ils placent leur curseur ou appuient sur son image de profil ;
- Google Agenda suggère de manière intelligente les salles de réunion en fonction du lieu et du nombre de participants. Pour en savoir plus, consultez Créer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources Agenda.
- Dans Classroom, les élèves peuvent envoyer des e-mails à leurs enseignants et à leurs camarades de classe.
Quelles adresses sont partagées ?
Lorsque l'annuaire est activé, les membres de votre organisation peuvent rechercher :
- tous les utilisateurs de l'annuaire, ou bien les utilisateurs de l'annuaire personnalisé attribué à leur unité organisationnelle ;
- les adresses de groupe définies comme visibles ;
- les contacts qui leur sont délégués par d'autres personnes.
Quelles informations ne sont jamais partagées ?
- Les contacts personnels que les personnes ajoutent elles-mêmes
- Les personnes dont le compte a été suspendu ou supprimé
- Les personnes que vous masquez dans l'annuaire
Quels éléments sont partagés lorsque l'annuaire est désactivé ?
Les utilisateurs peuvent voir les informations des autres utilisateurs lorsqu'ils interagissent dans Workspace, même si l'annuaire est désactivé. Voici quelques exemples :
- Lorsque des utilisateurs rejoignent un espace Google Chat, ils peuvent voir les informations de profil des autres membres.
- Dans Classroom, les enseignants et les élèves peuvent consulter les coordonnées des autres utilisateurs du cours. En savoir plus sur vos informations personnelles dans Classroom
- Les exemples précédents ne sont pas exhaustifs.
Désactiver l'annuaire
En général, vous désactivez l'annuaire uniquement lors de sa configuration initiale ou lors d'un dépannage.
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Cliquez sur Paramètres de partage
Partage des contacts.
- Décochez la case Activer le partage des contacts.
- Cliquez sur Enregistrer.
Activer l'annuaire et définir les options de partage
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Cliquez sur Paramètres de partage
Partage des contacts.
- Cochez la case Activer le partage des contacts.
- Sélectionnez les adresses e-mail à inclure dans l'annuaire :
- Afficher toutes les adresses e-mail : l'adresse e-mail principale de l'utilisateur et les alias d'adresse sont affichés.
- Afficher uniquement les alias et les adresses e-mail secondaires : si un utilisateur possède une adresse e-mail secondaire (adresse extérieure à votre domaine) ou un alias d'adresse e-mail, seuls l'adresse e-mail secondaire et l'alias sont affichés, et non l'adresse principale.
- Afficher uniquement l'adresse e-mail principale : seule l'adresse e-mail principale de l'utilisateur est indiquée. Les alias d'adresse et les adresses e-mail secondaires ne sont pas affichés.
- Afficher uniquement les adresses e-mail associées au domaine principal de l'utilisateur : si vous possédez un alias de domaine, les adresses e-mail du domaine principal de l'utilisateur sont affichées. Les adresses de tous les alias de domaine sont masquées.
Sélectionnez le type de profils à afficher dans l'annuaire de Contacts sur le Web. Si vous possédez de nombreux profils de domaine ou contacts externes, affichez uniquement certains types de profils pour trouver les adresses plus rapidement et accélérer le chargement de l'annuaire.
- Afficher uniquement les profils de domaine : les profils des utilisateurs internes (disposant d'une adresse dans vos domaines) sont indiqués, mais pas les contacts externes. Remarque : Avec ce paramètre, les contacts partagés du domaine s'affichent quand même dans la saisie semi-automatique et la recherche.
- Afficher uniquement les contacts partagés au sein du domaine : seuls les contacts externes partagés sont indiqués.
- Afficher les profils de domaine et les contacts partagés au sein du domaine : les contacts internes et les contacts externes partagés sont indiqués.
Cliquez sur Enregistrer.