Как настроить Business Continuity

Business Continuity – это безопасная изолированная среда Google Workspace, которую руководство и ключевые команды могут использовать для общения и совместной работы во время кризиса.

Подготовка

Чтобы приобрести Google Workspace for Business Continuity, обратитесь в отдел продаж Google.

Связаться с отделом продаж

Требования

Прежде чем настраивать непрерывность бизнес-процессов, необходимо принять некоторые решения:

Какой домен вы будете использовать?

Google рекомендует использовать субдомен домена верхнего уровня (TLD), например workspace.your-company.com.Однако есть и другие варианты:

Option Рекомендуется? Преимущества Недостатки
Субдомен вашего домена верхнего уровня ✅
  • Отдельные записи MX гарантируют, что сбой не повлияет на входящую почту Workspace.
  • Единый домен верхнего уровня повышает узнаваемость бренда во время кризиса.
  • Пользователям нужно будет помнить субдомен при входе в Workspace.
  • Субдомен может вызвать подозрения у получателей.
Один и тот же домен для основного аккаунта и аккаунта Workspace
  • Письма, отправленные из Workspace, имеют тот же адрес, что и основной.
  • Пользователи входят в Workspace, используя привычный адрес электронной почты.
  • Если произойдет сбой, входящая почта не будет доставляться, пока вы не измените записи MX и они не распространятся по интернету.
Уникальный домен верхнего уровня для Workspace
  • Сбой в работе основного сервера не влияет на входящую почту.
  • Получатели не узнают адрес электронной почты и могут заподозрить спам или другие вредоносные действия.

Выберите метод синхронизации паролей

Мы рекомендуем синхронизировать пароли между Workspace и основным поставщиком.

Option Рекомендуется? Преимущества Недостатки
Синхронизация паролей ✅
  • Пользователям не нужно запоминать новый пароль.
  • Если пароли будут раскрыты в основном аккаунте, они также будут раскрыты в Workspace. Примечание. Вы можете снизить риск, если потребуете использовать предварительно зарегистрированные аппаратные электронные ключи и заставите пользователей сменить пароль при первом входе.
Не синхронизировать пароли
  • Предотвращает синхронизацию раскрытого пароля с Workspace.
  • Пользователи могут забыть пароли, если редко ими пользуются.

Как вы будете синхронизировать аккаунты пользователей с Google Workspace?

Google предлагает два инструмента синхронизации каталогов:

Сравнить функции

Особенность GCDS Directory Sync
Требуется установка аппаратного и программного обеспечения? Да, требуется установка локального ПО. Нет, Directory Sync – это облачный инструмент.
Поддержка внешних каталогов Поддерживаются все каталоги, совместимые с LDAP, в том числе Active Directory и OpenLDAP. Поддерживаются Microsoft Active Directory (AD) и Microsoft Azure Active Directory (Azure AD).
Способ подключения к внешнему серверу Обычно располагается в одной сети с сервером LDAP.
Типы синхронизируемых данных Пользователи (в том числе администраторы), группы, ресурсы календаря, внешние контакты, пароли.

Подробнее о параметрах синхронизации…

 Пользователи без прав администратора и группы.
Возможна ли синхронизация данных из нескольких внешних источников? Нет
  • AD поддерживает синхронизацию данных из нескольких каталогов.
  • Azure AD поддерживает синхронизацию только из одного каталога.
Сложность настройки Может быть очень сложным в зависимости от потребностей организации. Упрощенная настройка с помощью консоли администратора Google.
Частота синхронизации Настраивается администратором. График автоматической синхронизации задается с помощью стороннего ПО. Полная синхронизация запускается через час после окончания ее предыдущего сеанса. Изменить этот интервал нельзя.
Устранение неполадок и ведение журналов Может понадобиться объединять файлы журналов с нескольких серверов. Централизованный сбор отчетов в консоли администратора Google. Вы можете фильтровать данные, выполнять поиск и настраивать специальные оповещения.
Сопоставление атрибутов пользователей Вы можете сопоставлять:
  • До 35 системных атрибутов.
  • Настраиваемые атрибуты.

Вы можете сопоставлять следующие атрибуты:

  • имя;
  • фамилию;
  • адрес электронной почты;
  • резервный номер телефона;
  • резервный адрес электронной почты.
Распределение по организационным подразделениям Пользователи автоматически закрепляются за указанными организационными подразделениями. Пользователей можно сопоставлять с определенным организационным подразделением.

Что происходит с данными Workspace, когда вы возвращаетесь к основному поставщику?

После сбоя вы можете экспортировать данные Workspace и вернуться к основному поставщику. Однако данные, созданные вашими пользователями, останутся в Workspace.

Мы рекомендуем создать правило хранения в Google Сейфе, чтобы удалять все данные по истечении заданного периода времени.

Option Рекомендуется? Преимущества Недостатки
Как удалить данные с помощью Сейфа ✅
  • Снижает возможность использования резервной среды для судебных разбирательств.
  • Это снижает риск раскрытия данных в маловероятном случае взлома среды резервного копирования.
  • Данные, срок хранения которых истек, недоступны в Workspace во время сбоя.
Не удалять данные
  • Снижается вероятность случайного удаления важного контента.
  • Данные Workspace могут использоваться в судебных разбирательствах. Повышенная потребность в надежных настройках безопасности и мониторинге.

Подготовьте домен для Workspace

После покупки Business Continuity вам нужно будет подготовить домен для использования с Google Workspace.

Подтвердите право собственности на домен

При оформлении подписки на Business Continuity вам нужно подтвердить, что ваша компания владеет доменом.

Скопируйте значение записи TXT из консоли администратора Google

  1. Откройте инструмент настройки.
  2. Нажмите Начать и следуйте инструкциям.
  3. В разделе "Запись TXT" скопируйте параметр Значение.

Вставьте уникальное значение записи TXT в настройках регистратора домена.

  1. Войдите на сайт, на котором вы управляете доменом.
  2. Откройте раздел настроек DNS домена. Он может называться, например, DNS Records (Записи DNS), Domain Management (Управление доменом) или Name Server Management (Управление сервером доменных имен).
  3. Найдите записи TXT.
  4. Добавьте запись TXT, используя следующие значения:
    Тип TXT
    Имя/хост/псевдоним Оставьте это поле пустым или введите @
    . Если вы используете субдомен, укажите в поле его значение. Пример: для субдомена workspace.your-company.com укажите workspace.
    Значение/ответ/назначение Введите свой уникальный идентификатор, скопированный из консоли администратора Google.

    Пример: google-site-verification=abcdef123_456wx789yz
  5. Сохраните запись TXT.

Шаг 3. Подтвердите право собственности в консоли администратора Google

  1. Откройте инструмент настройки.
  2. Следуйте инструкциям, чтобы подтвердить право собственности на домен. Наши системы выполнят поиск вашей уникальной записи TXT и проверят, связана ли она с доменом, право собственности на который вы хотите подтвердить.

Если консоль администратора обнаружит уникальную запись TXT, связанную с указанным вами доменом, то проверка будет пройдена. Если ваша запись TXT не будет обнаружена, появится сообщение о том, что право собственности на домен не удалось подтвердить. Ознакомьтесь с рекомендациями на экране и попробуйте выполнить инструкции по устранению неполадок ниже.

Инструкции по устранению неполадки

  • Перепроверьте значения. Убедитесь, что вы ввели все данные правильно и в формате, который предпочитает регистратор домена.
  • Подождите 72 часа: Может потребоваться некоторое время, чтобы изменения в записи TXT были распознаны в интернете.
  • Обратитесь в службу поддержки регистратора домена. Ее специалисты помогут устранить неполадки, связанные с настройками DNS. Если вы не знаете, к какому регистратору обратиться, воспользуйтесь нашими советами, чтобы определить регистратора домена.

Настроить записи МХ

Мы рекомендуем использовать субдомен (например, workspace.your-company.com) или уникальный домен верхнего уровня с Google Workspace. В этом случае вам нужно добавить записи MX во время первоначальной настройки Workspace, чтобы входящие сообщения доставлялись в Gmail во время сбоя в работе сервиса.

Добавьте запись МХ Google в настройки регистратора домена

  1. Войдите на сайт, на котором вы управляете доменом.
  2. Откройте раздел настроек DNS домена. Он может называться, например, DNS Records (Записи DNS), Domain Management (Управление доменом) или Name Server Management (Управление сервером доменных имен).
  3. Найдите записи MX.
  4. Добавьте запись MX, используя следующие значения:
    Тип MX
    Name / Host / Alias (Имя/хост/псевдоним) Оставьте это поле пустым или введите @
    . Если вы используете субдомен, укажите в поле его значение. Пример: для субдомена workspace.your-company.com укажите workspace.
    TTL Используйте значение по умолчанию вашего регистратора домена или укажите 1.
    Приоритет 1
    Значение / ответ / назначение smtp.google.com
    Важно! Следуйте предпочитаемому формату регистратора. Например, некоторые регистраторы доменов требуют, чтобы в конце имени сервера была точка (smtp.google.com.). Другие регистраторы, например Squarespace и Wix, предлагают выбрать нужный вариант из списка.
  5. Сохраните добавленную запись MX.

Активируйте Gmail в консоли администратора

  1. Перейдите на страницу управления доменами в консоли администратора.

    Совет. Если вы зарегистрировались в Google Workspace недавно, то можете воспользоваться инструментом настройки.

  2. Нажмите Активировать Gmail рядом с доменом, который нужно изменить. Затем следуйте инструкциям на экране.

    Примечание. После обновления записей MX может пройти до 72 часов, прежде чем изменения вступят в силу.

Инструкции по устранению неполадки

  • Убедитесь, что право собственности на домен подтверждено. Прежде чем настраивать Gmail, вам нужно подтвердить право собственности на домен или субдомен.
  • Перепроверьте значения. Убедитесь, что вы ввели все данные правильно и в формате, который предпочитает регистратор домена. Например, некоторые регистраторы доменов требуют, чтобы в конце имени сервера была точка (smtp.google.com.), а для других нужно указывать приоритет и домен в одной строке (1 smtp.google.com).
  • Подождите 72 часа, чтобы изменения в записи MX вступили в силу в интернете.
  • Запустите инструменты диагностики. Вы можете использовать запрос Dig в Наборе инструментов администратора Google, чтобы узнать, соответствуют ли записи MX, опубликованные в интернете для вашего домена, значениям в этой статье.

Дальнейшие действия

Теперь вы готовы к настройке непрерывности бизнес-процессов.

Выберите и настройте метод синхронизации каталогов

Необязательно: настройте правила хранения в Google Сейфе

После сбоя вы экспортируете данные Workspace и вернетесь к основному поставщику. Однако данные, созданные вашими пользователями, останутся в Workspace.

Google рекомендует создать правило хранения в Google Сейфе, которое удаляет все данные по истечении заданного периода времени.