Vault instellen voor uw organisatie

Vereisten en aanbevelingen voor de installatie

  • U moet een Google Workspace-hoofdbeheerder van uw organisatie zijn om de stappen in deze gids te kunnen uitvoeren.
  • Overweeg uitgebreide berichtopslag aan te zetten. Andere Google-producten kunnen e-mails sturen namens een gebruiker. Met deze instelling wordt er een kopie van die berichten opgeslagen in de Gmail-mailbox van de gebruiker en is deze beschikbaar voor Vault. Meer informatie
  • We raden u aan de chatgeschiedenis aan te zetten voor uw organisatie. Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor chatruimtes. Ze gelden alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis aanstaat.
  • We raden u aan berichtarchivering aan te zetten voor belangrijke groepen in Google Groepen voor bedrijven. Vault kan alleen berichten bewaren en doorzoeken in groepen waarvoor archivering is aangezet. Groepseigenaren kunnen deze instelling wijzigen voor hun groepen. Als een groepseigenaar archivering uitzet, zijn de berichten uit die groep nog steeds beschikbaar in de postvakken van de gebruikers.

Stap 1. Bepalen wie kan inloggen bij Vault

Als u wilt toestaan dat anderen kunnen inloggen bij Vault, zet u Vault aan voor alle gebruikers of geselecteerde gebruikers. Meer informatie

Opmerking:

  • Deze instelling heeft geen invloed op de accounts die u kunt bewaren of doorzoeken met Vault. Alle gebruikersaccounts met Google Workspace kunnen worden bewaard en doorzocht en er kan een bewaarplicht op worden toegepast.
  • Deze instelling heeft geen invloed op de accounts die bewaarregels kunnen wijzigen, naar gegevens kunnen zoeken of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten de juiste Vault-rechten hebben om met Vault te kunnen werken.
  • Als u Vault aanzet voor iedereen in uw organisatie, verschijnt het Vault-icoon in de app-lijst van iedereen. Als uw organisatie organisatie-eenheden heeft ingesteld, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden met Vault-rechten.

Stap 2. Inloggen bij Vault

  1. Ga naar https://vault.google.com.
  2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van Google Workspace.

Stap 3. De standaard bewaarregels instellen voor uw organisatie

Elk bedrijf heeft andere vereisten voor het bewaren van gegevens. U kunt bewaarregels voor Vault instellen om aan de specifieke behoeften van uw bedrijf te voldoen. U kunt bijvoorbeeld gegevens bewaren die door werknemers zijn gemaakt met Google Workspace of gegevens verwijderen nadat ze niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld nadat u ze heeft geëxporteerd als u terugkeert naar uw primaire provider.

Voordat je begint, moet je weten hoe bewaren werkt. In de volgende stappen wordt beschreven hoe u standaard bewaarregels instelt. U kunt ook aangepaste bewaarregels instellen.

  1. Klik in Vault op Bewaren. Als Bewaring niet wordt vermeld, vraagt u een Google Workspace-hoofdbeheerder om u Vault-rechten te geven (Bewaarbeleidsregels beheren).

  2. Klik op het tabblad Standaardregels op een service, zoals Drive .

    of Gmail .

  3. Kies hoelang berichten of bestanden bewaard moeten blijven:

    • Als u gegevens permanent wilt bewaren, selecteert u Onbeperkt.
    • Als u gegevens gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500. De bewaarperiode wordt berekend op basis van de volgende begintijden:
      • Gmail-, Groepen- en Chat-berichten: dagen vanaf het moment dat het bericht is gestuurd of ontvangen.
      • Drive: Dagen vanaf het moment dat het bestand is gemaakt of voor het laatst is gewijzigd.
      • Voice: Het aantal dagen sinds de gegevens zijn verstuurd of ontvangen.

  4. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de bewaarperiode moet gebeuren met de gegevens:

    • Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die gebruikers al hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.

    • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Met deze regel kunnen gegevens worden verwijderd die gebruikers willen bewaren, zoals berichten in hun Gmail-inbox of bestanden in Drive.

  5. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode instelt, vraagt Vault u te bevestigen dat u de effecten van deze bewaarregel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel te maken.

  6. Herhaal dit proces voor alle services waarvoor u standaard bewaarregels wilt instellen.

Google Vault is nu ingesteld. Vault bewaart de gegevens van uw organisatie zoals aangegeven in de bewaarregels die u heeft ingesteld.

Belangrijke opmerkingen:

  • Wat er gebeurt nadat u standaard bewaarregels heeft ingesteld: Tenzij er een aangepaste regel of bewaarplicht van toepassing is, worden gegevens bewaard volgens de standaard bewaarregel.
  • Wat er gebeurt als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert: Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het account van die gebruiker. Als de standaard bewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht of bestand wel beschikbaar in Vault voor de rest van de bewaarperiode. Verwijderde berichten en bestanden die worden bewaard door Vault, tellen niet mee voor het opslagquotum van de gebruiker.