Stel eisen en aanbevelingen vast.
- U moet een Google Workspace-superbeheerder voor uw organisatie zijn om de stappen in deze handleiding te kunnen uitvoeren.
- Overweeg om uitgebreide berichtopslag in te schakelen. Andere Google-producten kunnen namens een gebruiker e-mails verzenden. Deze instelling zorgt ervoor dat een kopie van die berichten wordt opgeslagen in de Gmail-mailbox van de gebruiker en beschikbaar is voor Vault. Meer informatie
- Overweeg om de chatgeschiedenis voor uw organisatie in te schakelen . Bewaarregels en blokkeringen zijn altijd van toepassing op chatruimtes. Ze zijn echter alleen van toepassing op directe berichten als de chatgeschiedenis is ingeschakeld.
- Overweeg om berichtarchivering in Google Groepen voor Bedrijven in te schakelen voor groepen waarin u geïnteresseerd bent. Vault kan berichten alleen opslaan, bewaren en doorzoeken in groepen waar archivering is ingeschakeld. Groepseigenaren kunnen deze instelling echter voor hun groepen wijzigen. Als een groepseigenaar archivering uitschakelt, blijven de berichten van die groep beschikbaar in de mailboxen van gebruikers.
Stap 1. Bepaal wie zich kan aanmelden bij Vault.
Om anderen toegang te geven tot Vault, schakelt u Vault in voor alle of geselecteerde gebruikers. Lees hoe u dat doet.
Opmerking:
- Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts door Vault kunnen worden bewaard, opgeslagen en doorzocht. Alle gebruikersaccounts met Google Workspace kunnen worden bewaard, opgeslagen en doorzocht.
- Deze instelling heeft geen invloed op welke accounts bewaarregels kunnen wijzigen, naar gegevens kunnen zoeken of andere Vault-functies kunnen uitvoeren. Gebruikers moeten over de juiste Vault-rechten beschikken om met Vault te kunnen werken.
- Als u Vault voor iedereen in uw organisatie inschakelt, verschijnt het Vault-pictogram in de lijst met apps van iedereen. Als uw organisatie organisatie-eenheden heeft ingesteld, raden we u aan de toegang te beperken tot organisatie-eenheden die Vault-rechten hebben.
Stap 2. Meld u aan bij Vault
- Ga naar https://vault.google.com .
- Meld u aan met uw Google Workspace-gebruikersnaam en -wachtwoord.
Stap 3. Stel de standaard bewaarregels voor uw organisatie in.
Elk bedrijf heeft andere eisen voor gegevensbewaring. U kunt bewaarregels voor Vault instellen die aansluiten op de specifieke behoeften van uw bedrijf. Of het nu gaat om het bewaren van gegevens die door medewerkers zijn gemaakt met Google Workspace, of om het verwijderen van gegevens nadat deze niet langer nodig zijn, bijvoorbeeld na het exporteren wanneer u terugkeert naar uw primaire provider.
Voordat u begint, is het belangrijk om te weten hoe retentie werkt . De volgende stappen beschrijven hoe u standaard retentieregels instelt, maar u kunt ook aangepaste retentieregels instellen.
- Klik in Vault op Bewaren . Als Bewaren niet wordt weergegeven, vraag dan een Google Workspace-superbeheerder om u Vault-rechten te geven ("Bewaarbeleid beheren").
Klik op het tabblad Standaardregels op een service, zoals Drive.
of Gmail
.Kies hoe lang je berichten of bestanden wilt bewaren:
- Om gegevens permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
- Om gegevens gedurende een bepaalde tijd te bewaren, selecteert u 'Bewaarperiode' en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500. De bewaarperiode wordt berekend op basis van de volgende starttijden:
- Gmail-, Groepen- en Chatberichten — dagen vanaf het moment dat het bericht is verzonden of ontvangen.
- Schijf — aantal dagen vanaf het moment dat het bestand is aangemaakt of voor het laatst is gewijzigd.
- Spraak — dagen vanaf het moment dat de gegevens werden verzonden of ontvangen.
Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de gegevens moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:
- Om alleen de gegevens te verwijderen die gebruikers al hebben gewist , kiest u de eerste optie.
Om alle gegevens te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan gegevens verwijderen die gebruikers verwachten te bewaren, zoals berichten in hun Gmail-inbox of bestanden in Drive.
Klik op 'Maken' . Als u een bewaartermijn instelt, vraagt Vault u te bevestigen dat u de gevolgen van deze bewaarregel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op 'Accepteren' om de regel te maken.
Herhaal dit proces voor alle services waarvoor u standaard bewaarregels wilt instellen.
Google Vault is nu ingesteld! Vault bewaart de gegevens van uw organisatie volgens de bewaarregels die u hebt geconfigureerd.
Belangrijke opmerkingen:
- Wat gebeurt er nadat u standaard bewaarregels hebt ingesteld: Tenzij een aangepaste regel of blokkering van toepassing is, worden gegevens bewaard volgens de standaard bewaarregel.
- Wat gebeurt er als een gebruiker een bericht of bestand verwijdert? Het bericht of bestand wordt verwijderd uit het account van die gebruiker. Als de standaard bewaarregel of een aangepaste regel van toepassing is, blijft het bericht of bestand echter beschikbaar in Vault gedurende de resterende bewaarperiode. Verwijderde berichten en bestanden die door Vault worden bewaard, tellen niet mee voor het opslagquotum van de gebruiker.