Als beheerder kunt u ervoor zorgen dat een kopie van alle verzonden of ontvangen berichten in uw domein – inclusief berichten die zijn verzonden of ontvangen door niet-Gmail-mailboxen – wordt opgeslagen in de Gmail-mailboxen van de bijbehorende gebruikers.
Uitgebreide postopslag en kluis
Als uw organisatie Vault gebruikt, is het raadzaam om uitgebreide e-mailopslag in te stellen om ervoor te zorgen dat Vault volledige toegang heeft tot de e-mailberichten van uw organisatie.
Gebruikers kunnen naast Gmail ook e-mailberichten versturen met andere kernservices van Google Workspace . Bijvoorbeeld:
- Agenda — uitgaande uitnodigingen en berichten verzonden met de optie 'E-mail gasten' in de desktopagenda.
- Drive — berichtinhoud die wordt verzonden wanneer gebruikers bestanden in Drive delen, het eigendom ervan overdragen of er opmerkingen bij plaatsen.
- Google Docs, Sheets, Slides en Drawings: berichten die door de app worden verzonden wanneer gebruikers bestanden als bijlage per e-mail versturen of wijzigingen in bestanden goedkeuren.
- Formulieren – e-mailberichten die formulieren of links naar formulieren bevatten.
- Keep— e-mailberichten die worden verzonden wanneer gebruikers notities delen in Keep.
Dankzij de uitgebreide opslag van e-mailberichten verschijnen berichten die door andere kernservices worden verzonden in de map 'Verzonden' van gebruikers en zijn ze dus toegankelijk voor Vault.
Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag is alleen van toepassing op de kernservices van Google Workspace. Aanvullende Google-services kunnen mogelijk namens gebruikers e-mailberichten verzenden. Berichten die door deze services worden verzonden, worden mogelijk niet opgeslagen in de map 'Verzonden' van gebruikers en zijn mogelijk niet beschikbaar voor Vault.
- Voor organisaties die berichten doorsturen naar e-mailservers die geen Gmail-servers zijn, kunt u uitgebreide e-mailopslag instellen om ervoor te zorgen dat alle berichten in Gmail-mailboxen worden opgeslagen en beschikbaar zijn voor Vault.
- Je kunt dit ook instellen als je een ander systeem dan Gmail gebruikt dat de SMTP-relayservice gebruikt om berichten namens je gebruikers door te sturen – bijvoorbeeld voor ticketvolgsystemen, bugdatabases of geautomatiseerde notificatiesystemen – en je de berichten in de Gmail-mailboxen van je gebruikers wilt weergeven. Dit is essentieel voor het opslaan van berichten in Google Vault voor alle gebruikers die SMTP-relay hebben ingeschakeld.
Overwegingen voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt
Voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt, zijn er een aantal belangrijke overwegingen die u zorgvuldig moet bekijken:
- U moet de uitgebreide opslag van e-mailberichten niet inschakelen als u regels voor naleving van de routeringsregels hebt die de ontvanger wijzigen (en u niet wilt dat de oorspronkelijke ontvanger een kopie van de e-mail ontvangt).
- Wanneer de SMTP-relayservice is ingeschakeld, bewaren gebruikersmailboxen een kopie van het bericht in de map 'Verzonden' (bijvoorbeeld bij het verzenden van e-mail vanaf een scanner) als uitgebreide e-mailopslag is ingeschakeld. Dit kan ertoe leiden dat accounts de opslaglimieten overschrijden als uw accountversie opslaglimieten heeft. Vergelijk versies .
- U dient uitgebreide e-mailopslag in te schakelen als u Gmail alleen gebruikt voor de Vault-functie en e-mail doorstuurt naar uw eigen mailserver of een andere e-mailprovider.
Zorg voor een uitgebreide postopslag.
Opmerking : Wanneer uitgebreide e-mailopslag is ingeschakeld, wordt de vermelding SOR_INSERTED opgenomen in het rapport 'E-maillogboek zoeken '.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Gmail Naleving .Hiervoor is beheerdersrechten voor de Gmail-instellingen vereist.
- Selecteer aan de linkerkant een organisatie.
- Scrol naar de instelling voor uitgebreide e-mailopslag .
- Vink het vakje ' Zorg ervoor dat een kopie van alle verzonden en ontvangen e-mailberichten wordt opgeslagen in de mailboxen van de betreffende gebruikers' aan.
- Klik onderaan op Opslaan .