Przenieś niezarządzane konta służbowe

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Frontline Starter, Frontline Standard i Frontline Plus; Business Starter, Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; Cloud Identity Free i Cloud Identity Premium. Porównaj wersje

Funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy rejestracja i potwierdzenie własności domeny zostały przeprowadzone bezpośrednio online.

Jeśli użytkownicy zarejestrowali się na konto osobiste w usłudze takiej jak Gmail, używając służbowego adresu e-mail, przejdź do sekcji Przenoszenie niezarządzanych kont osobistych.

Nie wiesz, jakiego typu konta niezarządzane mają Twoi użytkownicy? Otwórz sekcję Jakiego typu konta niezarządzane mają moi użytkownicy? (poniżej).

Po potwierdzeniu własności domeny organizacji możesz przenieść niezarządzane konta służbowe, aby wszyscy użytkownicy stali się użytkownikami zarządzanymi. Wtedy możesz stosować wobec nich te same ustawienia administratora co w przypadku innych użytkowników zarządzanych. Możesz zarządzać ich profilami użytkowników, kontrolować siłę haseł oraz stosować funkcje zarządzania danymi i zabezpieczeń. Gdy użytkownik stanie się użytkownikiem zarządzanym, nie będzie mógł użyć tego samego służbowego adresu e-mail do utworzenia niezarządzanego konta służbowego.

Informacje o niezarządzanych kontach służbowych

Gdy użytkownik w Twojej organizacji używa służbowego adresu e-mail do zarejestrowania się w usłudze Google, takiej jak wersja Essentials lub Google Cloud, tworzy niezarządzane konto służbowe. Ten typ konta obejmuje też niezarządzane konta szkolne utworzone przez użytkowników Google Workspace for Education.

W przypadku każdej usługi innej niż Google Cloud użytkownik, który utworzy niezarządzane konto służbowe, może zaprosić do współpracy inne osoby, które nie mają kont Google w Twojej organizacji. Konto użytkownika każdego członka zespołu staje się wtedy niezarządzanym kontem służbowym w zespole.

W przypadku zespołów zawierających wiele niezarządzanych kont służbowych przeniesienie zespołu powoduje, że wszyscy jego użytkownicy podlegają zarządzaniu przez administratora. Możesz przenieść tylko zespół, a nie poszczególne konta użytkowników w zespole. Aby pomóc Ci zdecydować, czy przenieść zespół, możesz sprawdzić niezarządzane konta służbowe, które do niego należą. Po przeniesieniu niezarządzanego konta służbowego nie można go przywrócić do stanu niezarządzanego.

Co się stanie, jeśli nie przeniosę niezarządzanego konta służbowego?

Jeśli nie przeniesiesz niezarządzanego konta służbowego, członek zespołu może nadal z niego korzystać. Konto możesz przenieść w dowolnym momencie.

Sprawdzanie i przenoszenie niezarządzanych kont służbowych

Zanim zaczniesz: aby sprawdzić, czy niezarządzane konto służbowe, które chcesz przenieść, należy do obecnego pracownika, skontaktuj się z działem kadr lub podobnym działem w firmie. Możesz przenieść konto byłego pracownika, jeśli chcesz zarządzać danymi Workspace utworzonymi przez tego użytkownika.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Katalog a potem Użytkownicy niezarządzani a potem Konta służbowe.

    Wymaga uprawnień administratora Przenoszenie niezarządzanych kont służbowych.

  2. W przypadku zespołu, który Cię interesuje, kliknij Działania a potem Wyświetl użytkowników i sprawdź niezarządzane konta użytkowników należące do zespołu.
  3. Na ekranie Konta służbowe wybierz jedną z opcji:
    • Aby przenieść poszczególne zespoły : zaznacz pole obok nazwy każdego zespołu.
    • Aby przenieść wszystkie zespoły: u góry, obok opcji Nazwa konta służbowego, zaznacz pole.
  4. U góry kliknij Przenieś.
  5. Sprawdź zmiany w licencjach lub subskrypcjach a potem zaznacz pole aby zaakceptować umowy licencyjne.
  6. Kliknij Przenieś.

Proces przenoszenia może potrwać kilka minut w przypadku każdego użytkownika. Jeśli przenosisz duży zespół lub kilka zespołów, proces może potrwać kilka godzin. Dopóki cały proces się nie zakończy, nie możesz wykonywać żadnych zadań związanych z zarządzaniem subskrypcjami.

Co się dzieje podczas przenoszenia?

  • Użytkownicy są przenoszeni do nowych jednostek organizacyjnych – gdy przenosisz zespół niezarządzanych kont służbowych, użytkownicy tego zespołu są umieszczani w jednostce organizacyjnej bezpośrednio pod jednostką organizacyjną najwyższego poziomu, a do tych użytkowników stosowane są zasady Twojej organizacji. Każdy przeniesiony zespół jest konfigurowany jako osobna jednostka organizacyjna. Podczas przenoszenia jednostkom organizacyjnym przypisywana jest etykieta alfanumeryczna, więc aby znaleźć użytkownika, może być konieczne wyszukanie jego imienia i nazwiska. Po przeniesieniu możesz zmienić nazwy jednostek organizacyjnych lub przenieść użytkowników do istniejących jednostek organizacyjnych, aby utworzyć odpowiednią strukturę.
  • Dane użytkowników i zespołów są migrowane – dane użytkowników, takie jak Kalendarz Google i pliki na Dysku, a także zbiorcze dane zespołu, takie jak dyski współdzielone i dane urządzeń z ChromeOS, są migrowane na nowe zarządzane konta użytkowników.
  • Licencje i rozliczenia mogą ulec zmianie – więcej informacji znajdziesz w sekcji Zmiany w licencjach i rozliczeniach (poniżej).
  • Jeśli używasz Chrome Enterprise lub Chrome Enterprise Core – dodatkowe informacje znajdziesz w artykule Łączenie zespołów po potwierdzeniu własności domeny.

Zmiany w licencjach i rozliczeniach

Gdy przenosisz zespół niezarządzanych kont służbowych, anulujemy rozliczenia za te konta. Przypisujemy członkom zespołu nowe licencje i dodajemy wszelkie opłaty do konta rozliczeniowego organizacji.

Wszyscy użytkownicy w danym zespole otrzymują tę samą nową licencję. Jeśli przenosisz więcej niż 1 zespół, każdy zespół może otrzymać inną licencję w zależności od subskrypcji Twojej organizacji.

Subskrypcje w tej samej rodzinie

Jeśli masz subskrypcję w tej samej rodzinie wersji co subskrypcja konta niezarządzanego, przypisujemy użytkownikowi licencję na Twoją subskrypcję i obciążamy Cię opłatą za dodatkową licencję. Jeśli na przykład Twoja organizacja ma subskrypcję Enterprise Essentials, a konto niezarządzane ma subskrypcję Essentials, podczas przenoszenia przypisujemy temu użytkownikowi licencje Enterprise Essentials i odpowiednio dostosowujemy miesięczną opłatę. Jeśli przenoszone konto użytkownika ma bezpłatną wersję Cloud Identity, przypisujemy temu użytkownikowi bezpłatną licencję Cloud Identity w Twojej organizacji.

Brak subskrypcji w tej samej rodzinie

Jeśli nie masz subskrypcji w tej samej rodzinie wersji co subskrypcja konta niezarządzanego, tworzymy subskrypcję i przypisujemy użytkownikowi licencję. Podczas tworzenia subskrypcji wybieramy najlepszą opcję, która zapewnia równość funkcji z istniejącą subskrypcją konta i zapobiega utracie danych. Jeśli na przykład Twoja organizacja ma subskrypcję Enterprise Essentials, a konto niezarządzane ma subskrypcję Business Starter, podczas przenoszenia tworzymy dla Twojej organizacji subskrypcję Business Starter i przypisujemy użytkownikowi licencję na tę subskrypcję.

Jeśli utworzymy nową subskrypcję, przez 7 dni nie obciążamy Twojego konta opłatą za tę subskrypcję. W tym czasie musisz wybrać jedną z tych opcji:

  • Skonfiguruj rozliczenia – skonfiguruj rozliczenia, aby kontynuować nową subskrypcję dla tych użytkowników i zapobiec utracie danych. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Konfigurowanie rozliczeń za Google Workspace.
  • Usuń lub ponownie przypisz licencje—Aby uniknąć kosztów nowej subskrypcji, możesz usunąć licencje użytkowników i przypisać im licencje na istniejącą subskrypcję organizacji. Następnie możesz anulować nowo utworzoną subskrypcję. Jednak podjęcie tej czynności wiąże się z ryzykiem utraty danych, chyba że Twoja obecna subskrypcja zapewnia możliwości i usługi potrzebne do zachowania danych. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przypisywanie, usuwanie i ponowne przypisywanie licencji.

Jeśli po 7 dniach nie podejmiesz żadnych działań, zawiesimy wszystkie konta użytkowników w ramach nowej subskrypcji. Instrukcje przywracania użytkownika po zawieszeniu znajdziesz w artykule Przywracanie zawieszonego konta użytkownika.

Co się dzieje po przeniesieniu?

  • Użytkownicy zostaną powiadomieni – użytkownicy z przeniesionego niezarządzanego konta służbowego otrzymają e-maila z informacją, że ich konto Google będzie mieć nowego administratora.
  • Zostaniesz jedynym administratorem użytkowników – wszyscy poprzedni administratorzy utracą dostęp do opcji zarządzania, takich jak panel zespołu (tylko Essentials) czy konsola administracyjna. W razie potrzeby możesz ponownie przyznać im uprawnienia administratora. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przypisywanie użytkownikowi ról administratora.
  • Użytkownicy tracą dostęp do pokoi czatu – użytkownicy na wszystkich przeniesionych kontach niezarządzanych nie będą mogli już korzystać z pokoi czatu, w tym z wiadomości i zadań, których używali, gdy ich konto było w stanie niezarządzanym.
  • Użytkownicy mogą być zmuszeni do ustawienia hasła – jeśli przeniesione konto ma subskrypcję Google Cloud, użytkownicy tych kont mogą zostać poproszeni o utworzenie hasła przy następnym logowaniu się na konto Workspace.
  • Musisz zabezpieczyć konta byłych pracowników – jeśli przeniesiesz konto byłego pracownika, ze względów bezpieczeństwa zalecamy zmianę hasła do konta lub zawieszenie konta po przeniesieniu.
  • Aplikacje Google Chat mogą wymagać migracji – jeśli przeniesione konta mają subskrypcje Workspace z opracowanymi aplikacjami Google Chat, po przeniesieniu mogą nie działać prawidłowo. Aby aplikacje nadal działały, programiści mogą potrzebować przenieść je do projektu w chmurze Google Cloud. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Migracja aplikacji Google Chat app.

Monitorowanie nowych niezarządzanych kont służbowych

Możesz sprawdzić zdarzenia z dziennika administratora, aby oznaczyć i przenieść wszystkie przyszłe niezarządzane konta służbowe w organizacji. W zdarzeniach z dziennika poszukaj pozycji Utworzono nowy zespół niezarządzany. Jeśli zaproszony użytkownik dołączy do zespołu i utworzy niezarządzane konto służbowe, nie zostanie utworzone zdarzenie z dziennika. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zdarzenia z dziennika administratora.

Możesz też skonfigurować regułę związaną z aktywnością, aby otrzymywać alerty, gdy użytkownik utworzy zespół niezarządzany. Podczas tworzenia reguły jako źródło danych wybierz Zdarzenia z dziennika administratora , a w narzędziu do definiowania warunków jako atrybut wybierz Zdarzenie , jako operator – Jest równe , a jako wartość – Utworzono nowy zespół niezarządzany. Więcej informacji znajdziesz w artykule Tworzenie reguły związanej z aktywnością.

Aby wyłączyć możliwość tworzenia niezarządzanych kont służbowych przez użytkowników niezarządzanych, otwórz sekcję Zapobieganie tworzeniu nowych niezarządzanych kont służbowych.

Jakiego typu konta niezarządzane mają moi użytkownicy?

Aby sprawdzić, czy są jakieś niezarządzane konta służbowe:

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Katalog a potem Użytkownicy niezarządzani a potem Konta służbowe.

    Wymaga uprawnień administratora Wyświetlanie niezarządzanych kont służbowych.

  2. Sprawdź, czy na liście są jakieś konta.

Aby sprawdzić, czy są jakieś niezarządzane konta osobiste:

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu a potem Katalog a potem Użytkownicy niezarządzani a potem Konta osobiste.

    Aby wykonać te czynności, musisz zalogować się na konto superadministratora.

  2. Sprawdź, czy na liście są jakieś konta.

Jeśli opcja Użytkownicy niezarządzani jest niedostępna, nie masz użytkowników z niezarządzanymi kontami służbowymi ani osobistymi.