Transfer akun kerja yang tidak dikelola

Hanya tersedia jika Anda mendaftar langsung secara online dan memverifikasi domain Anda

Jika pengguna Anda mendaftar ke akun pribadi untuk layanan seperti Gmail menggunakan alamat email kantor mereka, buka Mentransfer akun pribadi yang tidak dikelola.

Tidak yakin dengan jenis akun tidak terkelola yang dimiliki pengguna Anda? Buka Jenis akun tidak terkelola yang dimiliki pengguna saya? (nanti di halaman ini).

Setelah memverifikasi domain organisasi, Anda dapat mentransfer akun kerja yang tidak dikelola sehingga semua pengguna menjadi pengguna terkelola.

Tentang akun kantor yang tidak dikelola

Saat pengguna di organisasi Anda mendaftar ke layanan Google seperti edisi Workspace Essentials atau Google Cloud menggunakan alamat email kantornya, tindakan ini akan membuat akun kantor yang tidak dikelola. Jenis akun ini mencakup akun sekolah yang tidak dikelola yang dibuat oleh pengguna Google Workspace for Education.

Untuk layanan selain Google Cloud, pengguna yang membuat akun kerja yang tidak dikelola dapat mengundang pengguna lain yang tidak memiliki Akun Google di organisasi Anda untuk berkolaborasi dengan mereka sebagai tim. Akun pengguna setiap anggota tim kemudian menjadi akun kerja yang tidak dikelola dalam tim.

Setelah Anda memverifikasi domain dan mentransfer akun kerja yang tidak dikelola, pengguna di akun tersebut akan menjadi pengguna terkelola. Anda dapat menerapkan kontrol admin yang sama untuk pengguna ini seperti pengguna terkelola lainnya, seperti mengelola profil pengguna, mengontrol kekuatan sandi, dan menerapkan fitur keamanan serta tata kelola data.

Saat Anda membuat akun pengguna terkelola, pengguna tersebut tidak dapat membuat akun kantor yang tidak dikelola menggunakan alamat email yang sama.

Meninjau & mentransfer akun kantor yang tidak dikelola

Untuk tim yang berisi beberapa akun kerja yang tidak dikelola, mentransfer tim akan membawa semua penggunanya ke dalam pengelolaan admin. Anda hanya dapat mentransfer tim, bukan akun pengguna individu dalam tim. Untuk membantu Anda memutuskan apakah akan mentransfer tim, Anda dapat meninjau akun kerja yang tidak dikelola yang menjadi bagian dari tim tersebut.

Sebelum Anda memulai: Untuk memeriksa apakah akun kerja yang tidak dikelola yang ingin Anda transfer milik karyawan saat ini, hubungi departemen sumber daya manusia perusahaan Anda atau sumber daya serupa. Anda dapat mentransfer akun mantan karyawan jika ingin mengelola data Workspace yang dibuat oleh pengguna.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun kerja.

    Memerlukan hak istimewa administrator Transfer akun kantor yang tidak dikelola.

  2. Untuk meninjau akun pengguna yang tidak dikelola milik tim, klik Tindakan lalu Lihat pengguna untuk tim yang Anda inginkan.
  3. Di layar Akun kerja, pilih salah satu opsi:
    • Untuk mentransfer tim tertentu—Centang kotak di samping setiap nama tim.
    • Untuk mentransfer semua tim—Di bagian atas, di samping Nama akun kerja, centang kotak.
  4. Di bagian atas, klik Transfer.
  5. Tinjau perubahan lisensi atau langganan lalu centang kotak untuk menyetujui perjanjian lisensi
  6. Klik Transfer.

Proses transfer dapat memerlukan waktu beberapa menit untuk setiap pengguna. Jika Anda mentransfer tim besar atau beberapa tim, prosesnya dapat memerlukan waktu beberapa jam. Anda tidak dapat melakukan tugas pengelolaan langganan apa pun hingga seluruh proses selesai.

Setelah ditransfer, akun kantor yang tidak dikelola tidak dapat dikembalikan ke akun yang tidak dikelola.

Apa yang terjadi selama transfer?

  • Pengguna dipindahkan ke unit organisasi baru—Saat akun kerja yang tidak dikelola ditransfer, kami menempatkan anggota tim di unit organisasi langsung di bawah unit organisasi tingkat teratas, dan kebijakan organisasi Anda diterapkan kepada pengguna tersebut. Jika Anda mentransfer beberapa tim, setiap tim akan disiapkan sebagai unit organisasinya sendiri. Unit organisasi diberi label alfanumerik selama transfer, jadi Anda mungkin perlu menelusuri nama pengguna untuk menemukan lokasinya. Setelah transfer, Anda dapat mengganti nama unit organisasi atau memindahkan pengguna ke unit organisasi yang ada sesuai kebutuhan untuk membuat struktur yang Anda inginkan.
  • Data pengguna dan tim dimigrasikan—Data pengguna seperti file Kalender dan Drive pengguna, serta data tim kolektif seperti drive bersama dan data perangkat Chrome, dimigrasikan ke akun pengguna terkelola yang baru.
  • Lisensi dan penagihan Anda mungkin berubah—Untuk mengetahui detailnya, buka Memahami perubahan lisensi & penagihan (di bagian bawah halaman ini).
  • Jika Anda menggunakan Chrome Enterprise dan Chrome Enterprise Core— Untuk mengetahui informasi tambahan, buka Menggabungkan tim setelah verifikasi domain.

Memahami perubahan pemberian lisensi & penagihan

Saat Anda mentransfer tim akun kerja yang tidak dikelola, kami akan membatalkan penagihan untuk akun tersebut. Kami menetapkan lisensi baru kepada anggota tim dan menambahkan biaya apa pun ke akun penagihan organisasi Anda.

Semua pengguna dalam tim tertentu akan mendapatkan lisensi baru yang sama. Jika Anda mentransfer lebih dari satu tim, setiap tim mungkin mendapatkan lisensi yang berbeda, bergantung pada langganan organisasi Anda.

Langganan dalam keluarga yang sama

Jika Anda memiliki langganan dalam keluarga edisi yang sama dengan langganan akun yang tidak dikelola, kami akan menetapkan lisensi untuk langganan Anda kepada pengguna tersebut dan menagih Anda untuk lisensi tambahan. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki langganan Enterprise Essentials dan akun tidak terkelola memiliki langganan Essentials, selama transfer, kami akan menetapkan lisensi Enterprise Essentials kepada pengguna tersebut dan menyesuaikan biaya bulanan Anda. Jika akun pengguna yang Anda transfer memiliki Cloud Identity edisi gratis, kami akan menetapkan lisensi Cloud Identity gratis kepada pengguna tersebut di organisasi Anda.

Tidak ada langganan dalam keluarga yang sama

Jika Anda tidak memiliki langganan dalam keluarga edisi yang sama dengan langganan akun yang tidak dikelola, kami akan membuat langganan dan menetapkan lisensi kepada pengguna tersebut. Saat membuat langganan, kami memilih opsi terbaik yang memberikan paritas fitur dengan langganan akun yang ada dan menghindari kehilangan data. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki langganan Enterprise Essentials dan akun yang tidak dikelola memiliki langganan Business Starter, selama transfer, kami akan membuat langganan Business Starter untuk organisasi Anda dan menetapkan lisensi untuk langganan tersebut kepada pengguna tersebut.

Jika kami membuat langganan baru, kami tidak akan menagih akun Anda untuk langganan baru selama 7 hari. Selama periode ini, Anda dapat:

  • Siapkan penagihan—Siapkan penagihan untuk melanjutkan langganan baru bagi pengguna ini dan mencegah kehilangan data. Untuk mengetahui detailnya, buka Menyiapkan penagihan Google Workspace.
  • Menghapus atau menetapkan ulang lisensi—Untuk menghindari biaya langganan baru, Anda dapat menghapus lisensi pengguna dan menetapkan lisensi tersebut ke langganan organisasi yang sudah ada. Kemudian, Anda dapat membatalkan langganan yang baru dibuat. Namun, tindakan ini berisiko menyebabkan potensi kehilangan data kecuali jika langganan Anda saat ini menyediakan kemampuan dan layanan yang diperlukan untuk mempertahankan data tersebut. Untuk mengetahui detailnya, buka Menetapkan, menghapus, dan menetapkan ulang lisensi.

Jika Anda tidak melakukan tindakan apa pun setelah 7 hari, kami akan menangguhkan semua akun pengguna di langganan baru. Untuk mengetahui langkah-langkah memulihkan pengguna setelah penangguhan, buka Memulihkan pengguna yang ditangguhkan.

Apa yang terjadi setelah transfer?

  • Pengguna akan menerima notifikasi—Pengguna dari akun kerja tidak terkelola yang ditransfer akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa Akun Google mereka memiliki administrator baru.
  • Anda menjadi satu-satunya admin untuk pengguna—Semua admin sebelumnya akan kehilangan akses ke kontrol pengelolaan, seperti Dasbor tim (khusus Essentials) atau konsol Admin. Jika perlu, tambahkan kembali hak istimewa administrator ke akun mereka. Untuk mengetahui detailnya, buka Menjadikan pengguna sebagai admin.
  • Pengguna mungkin kehilangan akses ke ruang Chat—Pengguna di akun yang tidak dikelola yang Anda transfer tidak dapat lagi mengakses ruang Chat mereka, termasuk pesan dan tugas, yang mereka gunakan saat akun mereka dalam status tidak dikelola.
  • Pengguna mungkin perlu menyiapkan sandi—Jika akun yang ditransfer memiliki langganan Google Cloud, pengguna dari akun tersebut mungkin diminta untuk membuat sandi saat mereka login ke akun Workspace mereka pada lain waktu.
  • Pastikan untuk mengamankan akun mantan karyawan—Jika Anda mentransfer akun mantan karyawan, untuk alasan keamanan, sebaiknya ubah sandi akun atau nonaktifkan akun setelah transfer.
  • Aplikasi Chat mungkin perlu dimigrasikan—Jika akun yang ditransfer memiliki langganan Workspace dengan aplikasi Chat yang dikembangkan, aplikasi tersebut mungkin tidak berfungsi dengan baik setelah transfer. Agar tetap berfungsi, developer mungkin perlu memigrasikan aplikasi mereka ke project Google Cloud. Untuk mengetahui detailnya, buka Memigrasikan aplikasi Google Chat.

FAQ

Jenis akun tidak terkelola apa yang dimiliki pengguna saya?

Untuk memeriksa akun kantor yang tidak dikelola:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun kerja.

    Memerlukan hak istimewa administrator Melihat akun kerja yang tidak dikelola.

  2. Periksa apakah ada akun yang tercantum.
Untuk memeriksa akun pribadi yang tidak dikelola:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Direktori lalu Pengguna yang tidak dikelola lalu Akun pribadi.

    Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

  2. Periksa apakah ada akun yang tercantum.
Jika Pengguna yang tidak dikelola tidak tersedia, Anda tidak memiliki pengguna dengan akun kerja atau pribadi yang tidak dikelola.

Bagaimana cara mengetahui apakah pengguna membuat akun kerja yang tidak dikelola?

Saat pengguna yang tidak dikelola membuat akun kerja yang tidak dikelola dan membentuk tim, peristiwa baru bernama Tim Tidak Terkelola Baru Dibuat dicatat di peristiwa log Admin. Untuk mengetahui detailnya, buka Peristiwa log Admin.

Anda juga dapat menyiapkan aturan aktivitas agar Anda mendapatkan notifikasi setiap kali tim tidak terkelola dibuat. Saat Anda membuat aturan, pilih Peristiwa log admin sebagai sumber data dan di Pembuat kondisi, pilih Peristiwa sebagai atribut, Adalah sebagai operator, dan Tim Baru yang Tidak Dikelola Dibuat sebagai nilai. Untuk mengetahui detailnya, buka Membuat aturan aktivitas.

Jika pengguna ini mengundang pengguna lain ke tim dan mereka membuat akun kerja tidak terkelola dan bergabung, peristiwa log tidak akan dipicu.

Apa yang terjadi jika saya tidak mentransfer akun kerja yang tidak dikelola?

Jika Anda tidak mentransfer akun kerja yang tidak dikelola, anggota tim tersebut dapat terus menggunakan akun tersebut. Anda dapat mentransfer akun kapan saja saat Anda siap.

Dapatkah saya meninjau akun pengguna mana yang merupakan anggota tim?

Anda dapat meninjau dan mentransfer tim yang menyertakan satu atau beberapa akun kerja yang tidak dikelola, tetapi bukan pengguna yang merupakan anggota tim.

Mencegah akun kantor baru yang tidak dikelola