Transférer les comptes professionnels non gérés

Disponible uniquement si vous vous êtes inscrit directement en ligne et que vous avez validé votre domaine

Si vos utilisateurs se sont inscrits à un service (Gmail, par exemple) avec leur adresse e-mail professionnelle, consultez plutôt Transférer des comptes personnels non gérés.

Vous ne savez pas quel type de comptes non gérés vos utilisateurs possèdent ? Consultez Quels types de comptes non gérés mes utilisateurs possèdent-ils ? (plus bas sur cette page).

Une fois le domaine de votre organisation validé, vous pouvez transférer les comptes professionnels non gérés afin que tous les utilisateurs deviennent des utilisateurs gérés. Vous pouvez ensuite appliquer les mêmes contrôles d'administration à ces utilisateurs qu'à n'importe quel autre utilisateur géré. Vous pouvez gérer leur profil utilisateur, contrôler la robustesse de leur mot de passe et appliquer des fonctionnalités de gouvernance et de sécurité des données. Une fois qu'un utilisateur est géré, il ne peut plus utiliser la même adresse e-mail professionnelle pour créer un compte professionnel non géré.

À propos des comptes professionnels non gérés

Lorsqu'un utilisateur de votre organisation utilise son adresse e-mail professionnelle pour s'inscrire à un service Google, tel qu'une édition Essentials ou Google Cloud, il crée un compte professionnel non géré. Ce type de compte inclut également les comptes scolaires non gérés créés par les utilisateurs de Google Workspace for Education.

Pour tout service autre que Google Cloud, un utilisateur qui crée un compte professionnel non géré peut inviter d'autres utilisateurs qui ne disposent pas de comptes Google dans votre organisation à collaborer avec lui en équipe. Le compte utilisateur de chaque membre de l'équipe devient alors un compte professionnel non géré au sein de l'équipe.

Pour les équipes contenant plusieurs comptes de travail non gérés, le transfert de l'équipe place tous ses utilisateurs sous la gestion de l'administrateur. Vous ne pouvez transférer que l'équipe, et non les comptes utilisateur individuels qui la composent. Pour vous aider à décider si vous souhaitez transférer une équipe, vous pouvez examiner les comptes professionnels non gérés qui lui appartiennent. Une fois que vous avez transféré un compte professionnel non géré, vous ne pouvez plus le rétablir en tant que compte non géré.

Que se passe-t-il si je ne transfère pas un compte professionnel non géré ?

Si vous ne transférez pas un compte professionnel non géré, ce membre de l'équipe pourra continuer à l'utiliser. Vous pouvez transférer le compte à tout moment quand vous le souhaitez.

Examiner et transférer les comptes professionnels non gérés

Avant de commencer : Pour vérifier si un compte professionnel non géré que vous souhaitez transférer appartient à un employé actuel, contactez le service des ressources humaines de votre entreprise ou une ressource similaire. Vous pouvez transférer le compte d'un ancien employé si vous souhaitez gérer les données Workspace qu'il a créées.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes professionnels.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Transférer les comptes professionnels non gérés.

  2. Pour l'équipe de votre choix, cliquez sur Actions puis Afficher les utilisateurs, puis examinez les comptes utilisateur non gérés appartenant à l'équipe.
  3. Sur l'écran Comptes professionnels, choisissez une option :
    • Pour transférer des équipes individuelles : cochez la case à côté du nom de chaque équipe.
    • Pour transférer toutes les équipes, cochez la case en haut, à côté de Nom du compte professionnel.
  4. En haut de l'écran, cliquez sur Transférer.
  5. Examinez les éventuelles modifications apportées aux licences ou aux abonnements puis cochez la case pour accepter les contrats de licence.
  6. Cliquez sur Transférer.

Le processus de transfert peut prendre plusieurs minutes pour chaque utilisateur. Si vous transférez une grande équipe ou plusieurs équipes, le processus peut prendre plusieurs heures. Vous ne pouvez effectuer aucune tâche de gestion des abonnements tant que le processus n'est pas terminé.

Que se passe-t-il pendant le transfert ?

  • Les utilisateurs sont transférés vers de nouvelles unités organisationnelles : lorsque vous transférez une équipe de comptes de travail non gérés, les utilisateurs de cette équipe sont placés dans une unité organisationnelle directement sous l'unité organisationnelle racine, et les règles de votre organisation leur sont appliquées. Chaque équipe transférée est configurée comme sa propre unité organisationnelle. Les unités organisationnelles reçoivent un libellé alphanumérique lors du transfert. Vous devrez peut-être rechercher le nom d'un utilisateur pour trouver son emplacement. Une fois le transfert effectué, vous pouvez renommer les unités organisationnelles ou déplacer les utilisateurs vers des unités organisationnelles existantes, selon vos besoins, pour créer la structure souhaitée.
  • Les données utilisateur et d'équipe sont migrées : les données utilisateur, comme les fichiers Google Agenda et Drive d'un utilisateur, ainsi que les données d'équipe collectives, comme les Drive partagés et les données des appareils ChromeOS, sont migrées vers les nouveaux comptes utilisateur gérés.
  • Votre licence et votre facturation peuvent changer : pour en savoir plus, consultez Comprendre les modifications apportées aux licences et à la facturation (plus loin sur cette page).
  • Si vous utilisez Chrome Enterprise ou Chrome Enterprise Core : pour en savoir plus, consultez Fusionner des équipes après la validation du domaine.

Comprendre les modifications apportées aux licences et à la facturation

Lorsque vous transférez une équipe de comptes professionnels non gérés, nous annulons la facturation pour ces comptes. Nous attribuons de nouvelles licences aux membres de l'équipe et ajoutons les frais éventuels au compte de facturation de votre organisation.

Tous les utilisateurs d'une même équipe bénéficient de la même nouvelle licence. Si vous transférez plusieurs équipes, chacune d'elles peut obtenir une licence différente, en fonction des abonnements de votre organisation.

Abonnements de la même famille

Si vous disposez d'un abonnement de la même famille d'éditions que l'abonnement d'un compte non géré, nous attribuons une licence pour votre abonnement à cet utilisateur et vous facturons la licence supplémentaire. Par exemple, si votre organisation dispose d'un abonnement Enterprise Essentials et que le compte non géré dispose d'un abonnement Essentials, nous attribuons des licences Enterprise Essentials à cet utilisateur lors du transfert et ajustons vos frais mensuels en conséquence. Si le compte utilisateur que vous transférez dispose de Cloud Identity Free Edition, nous attribuons à cet utilisateur une licence Cloud Identity sans frais dans votre organisation.

Aucun abonnement dans la même famille

Si vous ne disposez pas d'un abonnement de la même famille d'édition que l'abonnement du compte non géré, nous créons un abonnement et attribuons une licence à cet utilisateur. Lorsque nous créons un abonnement, nous choisissons la meilleure option qui offre une parité des fonctionnalités avec l'abonnement existant du compte et évite la perte de données. Par exemple, si votre organisation dispose d'un abonnement Enterprise Essentials et que le compte non géré dispose d'un abonnement Business Starter, nous créerons un abonnement Business Starter pour votre organisation lors du transfert et attribuerons une licence pour cet abonnement à cet utilisateur.

Si nous créons un nouvel abonnement, nous ne débitons pas votre compte pendant sept jours. Pendant cette période, vous devez choisir l'une des options suivantes :

  • Configurer la facturation : configurez la facturation pour continuer le nouvel abonnement pour ces utilisateurs et éviter toute perte de données. Pour en savoir plus, consultez Configurer la facturation de Google Workspace.
  • Supprimer ou réattribuer des licences : pour éviter de payer un nouvel abonnement, vous pouvez supprimer les licences des utilisateurs et leur attribuer des licences pour l'abonnement existant de votre organisation. Vous pouvez ensuite résilier le nouvel abonnement. Toutefois, cette action peut entraîner une perte de données, sauf si votre abonnement actuel fournit les fonctionnalités et les services nécessaires pour conserver vos données. Pour en savoir plus, consultez Attribuer, retirer et réattribuer des licences.

Si vous ne prenez aucune mesure au bout de sept jours, nous suspendrons tous les comptes utilisateur du nouvel abonnement. Pour savoir comment restaurer un compte utilisateur suspendu, consultez Restaurer un compte utilisateur suspendu.

Que se passe-t-il après le transfert ?

  • Les utilisateurs sont informés : les utilisateurs du compte professionnel non géré transféré reçoivent un e-mail les informant que leur compte Google a un nouvel administrateur.
  • Vous devenez l'unique administrateur des utilisateurs : tous les administrateurs précédents perdent leur accès aux commandes de gestion, telles que le tableau de bord de l'équipe (Essentials uniquement) ou la console d'administration. Si nécessaire, rajoutez des droits d'administrateur à leur compte. Pour en savoir plus, consultez Désigner un utilisateur comme administrateur.
  • Les utilisateurs perdent l'accès aux espaces Chat : les utilisateurs des comptes non gérés que vous transférez ne peuvent plus accéder aux espaces Chat, y compris aux messages et aux tâches, qu'ils utilisaient lorsque leur compte n'était pas géré.
  • Les utilisateurs devront peut-être configurer un mot de passe : si le compte transféré dispose d'un abonnement Google Cloud, les utilisateurs de ces comptes peuvent être invités à créer un mot de passe la prochaine fois qu'ils se connecteront à leur compte Workspace.
  • Vous devez sécuriser les comptes des anciens employés : si vous avez transféré le compte d'un ancien employé, nous vous recommandons, pour des raisons de sécurité, de modifier le mot de passe du compte ou de le suspendre après le transfert.
  • Il peut être nécessaire de migrer les applications Chat : si les comptes transférés disposent d'abonnements Workspace avec des applications Chat développées, il est possible qu'elles ne fonctionnent pas correctement après le transfert. Pour que leurs applications continuent à fonctionner, les développeurs devront peut-être les migrer vers un projet Google Cloud. Pour en savoir plus, consultez Migrer votre application Google Chat.

Surveiller les nouveaux comptes professionnels non gérés

Vous pouvez consulter les événements du journal d'administration pour signaler et transférer les futurs comptes professionnels non gérés de votre organisation. Dans les événements de journaux, recherchez Nouvelle équipe non gérée créée. Aucun événement de journal n'est créé si un utilisateur invité rejoint une équipe et crée un compte professionnel non géré. Pour en savoir plus, consultez Événements du journal d'administration.

Vous pouvez également configurer une règle d'activité pour recevoir une alerte chaque fois qu'un utilisateur crée une équipe non gérée. Lorsque vous créez la règle, sélectionnez Événements de journaux d'administration comme source de données. Dans le générateur de conditions, choisissez Événement comme attribut, Est comme opérateur et Nouvelle équipe non gérée créée comme valeur. Pour en savoir plus, consultez Créer une règle d'activité.

Pour désactiver la possibilité pour un utilisateur non géré de créer un compte professionnel non géré, accédez à Empêcher la création de comptes professionnels non gérés.

Quels types de comptes non gérés mes utilisateurs possèdent-ils ?

Pour vérifier si vous possédez des comptes professionnels non gérés :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes professionnels.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Afficher les comptes professionnels non gérés.

  2. Vérifiez si des comptes sont listés.

Pour vérifier si vous possédez des comptes personnels non gérés :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Annuaire puis Utilisateurs non gérés puis Comptes personnels.

    Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  2. Vérifiez si des comptes sont listés.

Si l'option Utilisateurs non gérés n'est pas disponible, cela signifie que vous n'avez aucun utilisateur disposant de comptes professionnels ou personnels non gérés.