העברה של חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

האפשרות הזו זמינה רק אם נרשמתם ישירות באינטרנט ואימתתם את הדומיין

אם המשתמשים שלכם נרשמו לחשבון אישי בשירות מסוים, כמו Gmail, באמצעות כתובת האימייל שלהם בעבודה, עברו במקום זאת אל העברת חשבונות אישיים לא מנוהלים.

לא בטוחים איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלכם? אפשר לעבור אל איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי? (בהמשך הדף).

אחרי שתאמתו את הדומיין של הארגון, תוכלו להעביר חשבונות לצורכי עבודה שלא מנוהלים, כך שכל המשתמשים יהפכו למשתמשים מנוהלים. אחרי כן תוכלו להחיל על המשתמשים האלה את אותם אמצעי בקרה לאדמינים כמו על כל משתמש מנוהל אחר. אתם יכולים לנהל את פרופיל המשתמש, לשלוט בחוזק הסיסמה ולהחיל תכונות של משילות מידע (data governance) ואבטחה. אחרי שהמשתמש הופך למשתמש מנוהל, הוא לא יכול להשתמש באותה כתובת אימייל לצורכי עבודה כדי ליצור חשבון של מקום עבודה לא מנוהל.

מידע על חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

כשמשתמש בארגון נרשם לשירות Google באמצעות כתובת האימייל שלו בעבודה, למשל למהדורת Essentials או ל-Google Cloud, הוא יוצר חשבון של מקום עבודה לא מנוהל. סוג החשבון הזה כולל גם חשבונות בית ספר לא מנוהלים שנוצרו על ידי משתמשי Google Workspace for Education.

בכל שירות אחר מלבד Google Cloud, משתמש שיוצר חשבון עבודה לא מנוהל יכול להזמין משתמשים אחרים שאין להם חשבונות Google בארגון שלכם לעבוד איתו כצוות. חשבון המשתמש של כל אחד מחברי הצוות הופך לחשבון של מקום עבודה לא מנוהל בצוות.

בצוותים שיש בהם כמה חשבונות עבודה לא מנוהלים, העברת הצוות תגרום לכך שכל המשתמשים בו יהיו תחת ניהול אדמין. אפשר להעביר רק את הצוות, ולא את חשבונות המשתמשים הנפרדים בצוות. כדי לעזור לכם להחליט אם להעביר צוות, אתם יכולים לבדוק את החשבונות הלא מנוהלים של מקום העבודה ששייכים לו. אחרי שמבצעים העברה של חשבון לא מנוהל של מקום עבודה, אי אפשר להחזיר אותו למצב של חשבון לא מנוהל.

מה קורה אם לא מעבירים חשבון של מקום עבודה לא מנוהל?

אם לא מעבירים חשבון של מקום עבודה לא מנוהל, חבר הצוות יכול להמשיך להשתמש בחשבון הזה. תוכלו להעביר את החשבון בכל שלב שתרצו.

בדיקה והעברה של חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה

לפני שמתחילים: כדי לבדוק אם חשבון לא מנוהל של מקום העבודה שרוצים להעביר שייך לעובד נוכחי, צריך לפנות למחלקת משאבי האנוש בחברה או למקור דומה. אתם יכולים להעביר את החשבון של עובד לשעבר אם אתם רוצים לנהל את הנתונים ב-Workspace שנוצרו על ידי המשתמש.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז מדריך ואז משתמשים לא מנוהלים ואז חשבונות לצורכי עבודה.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין העברת חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה.

  2. בצוות הרצוי, לוחצים על פעולות ואז לרשימת משתמשים ובודקים את החשבונות של המשתמשים הלא מנוהלים ששייכים לצוות.
  3. במסך חשבונות לצורכי עבודה, בוחרים באחת מהאפשרויות:
    • כדי להעביר צוותים ספציפיים – מסמנים את התיבה ליד כל שם של צוות.
    • כדי להעביר את כל הצוותים – בחלק העליון, ליד חשבון של מקום עבודה, מסמנים את התיבה.
  4. למעלה, לוחצים על העברה.
  5. בודקים את השינויים ברישיונות או במינויים ואז מסמנים את התיבה כדי להביע הסכמה להסכמי הרישיון
  6. לוחצים על העברה.

תהליך ההעברה יכול להימשך כמה דקות לכל משתמש. אם אתם מעבירים צוות גדול או כמה צוותים, התהליך יכול להימשך כמה שעות. אי אפשר לבצע משימות לניהול המינוי עד שהתהליך כולו יסתיים.

מה קורה במהלך ההעברה?

  • המשתמשים מועברים ליחידות ארגוניות חדשות – כשמעבירים צוות של חשבונות עבודה לא מנוהלים, המשתמשים בצוות הזה ממוקמים ביחידה ארגונית שנמצאת ישירות מתחת ליחידה הארגונית ברמה העליונה, והמדיניות של הארגון חלה על המשתמשים האלה. כל צוות שמועבר מוגדר כיחידה ארגונית משלו. ליחידות הארגוניות מוקצה תווית אלפאנומרית במהלך ההעברה, ולכן יכול להיות שתצטרכו לחפש את שם המשתמש כדי לראות איפה הוא נמצא. אחרי ההעברה, תוכלו לשנות את השם של היחידות הארגוניות או להעביר משתמשים ליחידות ארגוניות קיימות לפי הצורך, כדי ליצור את המבנה הרצוי.
  • נתוני משתמשים ונתונים של צוותים מועברים – נתוני משתמשים, כמו יומן Google וקבצים ב-Drive של המשתמש, וגם נתונים משותפים של צוותים, כמו אחסון שיתופי ונתונים של מכשירי ChromeOS, מועברים לחשבונות המשתמשים המנוהלים החדשים.
  • יכול להיות שיהיו שינויים ברישוי ובחיוב – פרטים מופיעים בהמשך הדף בקטע הסבר על שינויים ברישוי ובחיוב.
  • אם אתם משתמשים ב-Chrome Enterprise או ב-Chrome Enterprise Core – מידע נוסף זמין במאמר בנושא מיזוג צוותים אחרי אימות הדומיין.

הסברים על שינויים ברישוי ובחיוב

כשמעבירים צוות של חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה, אנחנו מבטלים את החיוב על החשבונות האלה. אנחנו מקצים רישיונות חדשים לחברי הצוות ומוסיפים את החיובים לחשבון לחיוב של הארגון.

כל המשתמשים בצוות מסוים מקבלים את אותו רישיון חדש. אם מעבירים יותר מצוות אחד, יכול להיות שכל צוות יקבל רישיון שונה, בהתאם למינויים של הארגון.

מינויים באותה קבוצה משפחתית

אם יש לכם מינוי באותה משפחת מהדורות כמו המינוי של חשבון לא מנוהל, אנחנו מקצים למשתמש רישיון למינוי שלכם ומחייבים אתכם על הרישיון הנוסף. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולחשבון הלא מנוהל יש מינוי ל-Essentials, במהלך ההעברה אנחנו מקצים רישיונות ל-Enterprise Essentials למשתמש הזה ומשנים את החיוב החודשי בהתאם. אם בחשבון המשתמש שאתם מעבירים יש מינוי ל-Cloud Identity Free Edition, אנחנו מקצים למשתמש הזה רישיון Cloud Identity בחינם בארגון שלכם.

אין מינויים באותה משפחה

אם אין לכם מינוי באותה משפחת מהדורות כמו המינוי של החשבון הלא מנוהל, אנחנו יוצרים מינוי ומקצים רישיון לאותו משתמש. כשיוצרים מינוי, אנחנו בוחרים את האפשרות הכי טובה שמאפשרת תאימות בין התכונות של המינוי החדש למינוי הקיים בחשבון, ומונעת אובדן נתונים. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש מינוי ל-Enterprise Essentials ולחשבון הלא מנוהל יש מינוי ל-Business Starter, במהלך ההעברה ניצור מינוי ל-Business Starter לארגון שלכם ונקצה רישיון למינוי הזה למשתמש.

אם ניצור מינוי חדש, לא נחייב את החשבון שלכם על המינוי החדש למשך 7 ימים. במהלך פרק הזמן הזה, צריך לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

  • הגדרת חיוב – צריך להגדיר חיוב כדי להמשיך את המינוי החדש למשתמשים האלה ולמנוע אובדן נתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת החיוב ב-Google Workspace.
  • הסרה או הקצאה מחדש של רישיונות – כדי להימנע מעלות של מינוי חדש, אפשר להסיר את הרישיונות של המשתמשים ולהקצות להם רישיונות למינוי הקיים של הארגון. אחרי זה תוכלו לבטל את המינוי החדש. עם זאת, אם תבצעו את הפעולה הזו, אתם עלולים לאבד נתונים, אלא אם המינוי הקיים שלכם מספק את היכולות והשירותים שדרושים לשמירת הנתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הקצאה, הסרה והקצאה מחדש של רישיונות.

אם לא תבצעו פעולה כלשהי תוך 7 ימים, נשעה את כל חשבונות המשתמשים במינוי החדש. הוראות לשחזור משתמש אחרי השעיה מופיעות במאמר שחזור משתמש מושעה.

מה קורה אחרי ההעברה?

  • המשתמשים מקבלים הודעה – משתמשים מחשבון לא מנוהל של מקום עבודה שהועבר מקבלים אימייל שמודיע להם שלחשבון Google שלהם יש אדמין חדש.
  • אתם הופכים לאדמינים היחידים של המשתמשים – כל האדמינים הקודמים מאבדים את הגישה לאמצעי הניהול, כמו מרכז הבקרה של הצוות (Essentials בלבד) או מסוף Admin. אם צריך, מוסיפים מחדש הרשאות אדמין לחשבונות שלהם. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת משתמש כאדמין.
  • המשתמשים מאבדים את הגישה למרחבים ב-Chat – משתמשים בחשבונות לא מנוהלים שאתם מעבירים לא יכולים יותר לגשת למרחבים ב-Chat, כולל הודעות ומשימות, שבהם הם השתמשו כשהחשבון שלהם היה במצב לא מנוהל.
  • יכול להיות שהמשתמשים יצטרכו להגדיר סיסמה – אם בחשבון שהועבר יש מינוי ל-Google Cloud, יכול להיות שהמשתמשים בחשבונות האלה יתבקשו ליצור סיסמה בפעם הבאה שהם ייכנסו לחשבון Workspace שלהם.
  • צריך לאבטח חשבונות של עובדים לשעבר – אם העברתם חשבון של עובד לשעבר, מומלץ לשנות את הסיסמה של החשבון או להשעות אותו אחרי ההעברה, כדי לשמור על האבטחה.
  • יכול להיות שיהיה צורך להעביר אפליקציות ל-Chat – אם בחשבונות המועברים יש מינויים ל-Workspace עם אפליקציות ל-Chat שפותחו, יכול להיות שהן לא יפעלו כמו שצריך אחרי ההעברה. כדי שהאפליקציות ימשיכו לפעול, יכול להיות שהמפתחים יצטרכו להעביר אותן לפרויקט בענן של Google Cloud. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא העברת אפליקציית Google Chat.

מעקב אחרי חשבונות חדשים לא מנוהלים של מקום עבודה

אתם יכולים לבדוק את אירועי האדמין ביומן כדי לסמן ולהעביר חשבונות עבודה לא מנוהלים בעתיד בארגון שלכם. מחפשים ביומן האירועים את New Unmanaged Team Created. אירוע ביומן לא נוצר אם משתמש שהוזמן מצטרף לצוות ויוצר חשבון של מקום עבודה שלא מנוהל. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אירועים ביומן האדמין.

אפשר גם להגדיר כלל פעילות כך שתקבלו התראה בכל פעם שמשתמש יוצר צוות לא מנוהל. כשיוצרים את הכלל, בוחרים באפשרות אירועים ביומן האדמין כמקור הנתונים, ובכלי ליצירת תנאים בוחרים באפשרות אירוע בתור המאפיין, באפשרות הוא בתור האופרטור ובאפשרות נוצר צוות חדש לא מנוהל בתור הערך. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא יצירת כלל פעילות.

כדי להשבית את האפשרות של משתמש לא מנוהל ליצור חשבון של מקום עבודה לא מנוהל, עוברים אל מניעת יצירה של חשבונות חדשים לא מנוהלים לצורכי עבודה.

איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי?

כדי לבדוק אם יש חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז מדריך ואז משתמשים לא מנוהלים ואז חשבונות לצורכי עבודה.

    כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת האדמין הצגת חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה.

  2. בודקים אם מופיעים חשבונות ברשימה.

כדי לבדוק אם יש חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז מדריך ואז משתמשים לא מנוהלים ואז חשבונות לשימוש אישי.

    כדי לבצע את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בודקים אם מופיעים חשבונות ברשימה.

אם האפשרות משתמשים לא מנוהלים לא זמינה, אין לכם משתמשים עם חשבונות לא מנוהלים לצורכי עבודה או חשבונות לשימוש אישי.