Comienza a usar la búsqueda y la exportación de Vault

Google Vault está destinado a administradores y personal legal. Antes de que puedas usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

En esta guía, se proporciona una descripción general de las funciones de descubrimiento electrónico de Google Vault, que puedes usar para buscar y exportar los datos de Google Workspace de tu organización.

Paso 1: Accede a Vault

Ve a vault.google.com y accede con tu cuenta de Google Workspace.

Si no puedes acceder a Vault, pídele al administrador de Google Workspace que active Vault por ti.

Paso 2: Crea un asunto

Para buscar y exportar datos de los usuarios, debes crear un espacio de trabajo llamado asunto. Piensa en un asunto como una carpeta en la que almacenas tus búsquedas y paquetes de exportación. Puedes compartir asuntos con otras personas, incluidos los usuarios externos.

1. Haz clic en Asuntos Crear.

   Si no tienes la opción Crear, pídele a tu administrador de Google Workspace que te otorgue los privilegios necesarios.

2. Ingresa un nombre para el asunto.

3. Ingresa una descripción y especifica una región de datos para el asunto (opcional).

4. Haz clic en Crear.

Paso 3: Busca datos

Cuando creaste un asunto en el paso 2, este se abrió en la pestaña Búsqueda. Ahora puedes comenzar tu búsqueda. Antes de crear una conservación o exportación, asegúrate de que el asunto de destino esté en un estado activo y abierto.

Si no tienes la pestaña Búsqueda, pídele a tu administrador de Google Workspace que te otorgue los privilegios necesarios.

1. Selecciona un servicio de Google para buscar, como Gmail.

2. Ingresa tus parámetros de búsqueda. Puedes elegir las cuentas en las que quieres buscar y las condiciones que deseas usar. Por ejemplo:

   • Busca mensajes enviados por usuarios específicos: Ingresa una dirección de correo electrónico en el campo Direcciones de correo electrónico de la cuenta o prueba usar operadores de búsqueda, como from:user1@example.com y to:user2@example.com.
   • Encuentra mensajes con una frase específica: En muchas organizaciones, Gmail contiene millones de mensajes y la mayoría de las palabras de uso frecuente en un idioma determinado. Intenta agrupar palabras en frases con comillas, como "proyecto confidencial X". Nota: La búsqueda ignora las mayúsculas y la puntuación de las frases entre comillas.
   • Excluir borradores: Gmail guarda versiones de un mensaje en borrador a medida que el remitente lo redacta. Si no necesitas tantos detalles, marca la casilla Excluir borradores de correo electrónico para quitar estos mensajes de los resultados de la búsqueda.

   • Excluir coincidencias: Para excluir datos de tu búsqueda, coloca un guion (-) antes del término de búsqueda. Por ejemplo, ‑subject:vacaciones excluye todos los mensajes que tienen un asunto que incluye la palabra "vacaciones".

     Obtén más información para buscar en Gmail, Drive y Meet, Chat, Calendario, Grupos, Voice y la app de Gemini. Para obtener más sugerencias de búsqueda en Gmail, consulta Más sugerencias de búsqueda para mensajes (más abajo en esta página).

3. (Opcional, compatible con Gmail y Grupos) Si te preocupa que la búsqueda devuelva demasiados resultados, lo que puede tardar mucho tiempo en procesarse, haz clic en Recuento. Count informa la cantidad de resultados más rápido que una búsqueda completa.

   Para definir mejor tu búsqueda, haz clic en Expandir y edita los parámetros de búsqueda.

4. Haz clic en Buscar. Una vez que se completa la búsqueda, Vault abre una tabla con los resultados.

   Limitaciones de la búsqueda:

   • Datos borrados definitivamente: Vault puede buscar y mostrar solo los datos que no se borraron definitivamente de los sistemas de producción de Google. Vault no conserva automáticamente ninguno de los datos de tu organización. Para asegurarte de que puedes buscar y exportar ciertos datos, configura reglas de conservación o conservaciones.
   • Elementos de Drive: Cuando buscas en Drive, puedes buscar texto dentro de los archivos, incluidos los de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, PDF, HTML, TXT y RTF. No puedes buscar en archivos de video, audio, imagen o binarios.
   • Error de comodín: Vault no puede mostrar resultados de la búsqueda cuando un operador de búsqueda con comodín coincide con 100 palabras o más en la cuenta de un usuario. Por ejemplo, si subj:foo* produce demasiadas coincidencias, puedes intentar buscar subj:food* (para encontrar "food") y subj:foot* (para encontrar "foot" y "football"). La búsqueda con comodines no es compatible con las búsquedas de Calendario, Chat, Drive ni búsquedas por voz.

Paso 4: Obtén una vista previa de los resultados

Para obtener una vista previa de un elemento coincidente, en la tabla de resultados, haz clic en una fila y la vista previa se abrirá en una barra lateral a la derecha.

Comportamiento de la vista previa:

• Mensajes: Vault devuelve la conversación completa de un mensaje contraída en un solo hilo. Para expandir una conversación, haz clic en el mensaje. Para obtener una vista previa de los mensajes individuales, haz clic en ellos.
• Elementos de Drive: Puedes obtener una vista previa de los archivos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Pics y Vids, y de los archivos que suben los usuarios, como .docx, .pdf y .xlsx.

Es posible que no puedas obtener una vista previa de todos los mensajes o archivos que se devuelvan. Aunque la vista previa puede ser limitada, cuando exportas los resultados de la búsqueda, la exportación incluye todos los datos que coinciden.

Paso 5: Guarda tu búsqueda

Después de finalizar los parámetros de búsqueda, puedes guardar la consulta para volver a ejecutar esta búsqueda más adelante.

• Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Esta acción no guarda los resultados de la búsqueda, solo los parámetros de consulta. Para guardar tus resultados actuales, continúa con el siguiente paso y expórtalos.
• Para abrir una consulta guardada, haz clic en Ver consultas guardadas y, luego, en la consulta. Las consultas guardadas son dinámicas: cuando vuelves a ejecutar la búsqueda, los resultados incluyen los datos creados desde la última vez que realizaste la búsqueda.

Paso 6: Exporta y analiza

1. Para guardar los resultados de tu consulta, en la pestaña Búsqueda, haz clic en Exportar.

   Si no tienes la opción Exportar, pídele a tu administrador que te otorgue los privilegios necesarios.

   Nota: Si tu organización tiene habilitada la aprobación de varias partes (MPA), primero se debe enviar una solicitud de exportación para su aprobación. El proceso de exportación comenzará después de que el aprobador haya otorgado su solicitud.

2. Ve a la pestaña Exportaciones para hacer un seguimiento del progreso de la exportación. Cuando se complete, haz clic en Descargar. Tienes 15 días después de que comienza la exportación para descargar los archivos de exportación.

3. La exportación incluye un archivo comprimido que contiene los datos que se devolvieron en la búsqueda. También cuentan con un archivo de metadatos para correlacionar los datos con las cuentas asociadas. Usa software de terceros para procesar los archivos exportados.

Otras tareas de Vault

Estas son otras tareas que puedes realizar en Vault:

• Conserva mensajes y archivos específicos según lo exijan las obligaciones de retención de tu organización.
• Revisa tus políticas de retención y actualízalas según sea necesario.
• Crea conservaciones para preservar los datos de usuarios individuales o unidades organizativas. Los mensajes y archivos sujetos a conservación nunca se borran, sin importar la configuración de retención.
• Revisa los privilegios que controlan lo que otros usuarios pueden hacer en Vault.

Temas relacionados

• Glosario de Vault
• Usa operadores para definir mejor una búsqueda en Vault
• Aprobación de varias partes para acciones sensibles