เริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย

Google ห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบและบุคลากรด้านกฎหมาย ก่อนที่จะใช้ห้องนิรภัยได้ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะต้องสร้างบัญชีให้คุณ ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน

คู่มือนี้จะอธิบายภาพรวมเกี่ยวกับฟีเจอร์ eDiscovery ของ Google ห้องนิรภัย ซึ่งคุณใช้ค้นหาและส่งออกข้อมูล Google Workspace ขององค์กรได้

ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

ไปที่ vault.google.com แล้วลงชื่อ เข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace

หากลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยไม่ได้ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace เปิดห้องนิรภัย ให้คุณ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกรณี

คุณจะต้องสร้างพื้นที่ทํางานที่ชื่อว่า กรณีเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลผู้ใช้ ซึ่งกรณีเป็นเหมือนโฟลเดอร์ที่คุณจัดเก็บคําค้นหาและส่งออกแพ็กเกจได้ คุณสามารถแชร์กรณี กับบุคคลอื่นได้ เช่น ผู้ใช้ภายนอก

1. คลิกกรณี สร้าง

   หากไม่มีตัวเลือกสร้าง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็น

2. ป้อนชื่อสำหรับกรณี

3. (ไม่บังคับ) ป้อนคำอธิบายและระบุเขตข้อมูลสำหรับกรณี

4. คลิกสร้าง

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาข้อมูล

เมื่อสร้างกรณีในขั้นตอนที่ 2 แล้ว กรณีจะเปิดขึ้นในแท็บค้นหาขึ้นมา ตอนนี้คุณก็เริ่มการค้นหาได้แล้ว ดังนี้

หากไม่มีแท็บค้นหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบสิทธิ์ที่จำเป็น ให้

1. เลือกบริการของ Google ที่จะค้นหา เช่น Gmail

2. ป้อนพารามิเตอร์การค้นหา คุณสามารถเลือกบัญชีที่จะค้นหาและเงื่อนไขที่จะใช้ เช่น

   • ค้นหาข้อความที่ผู้ใช้ที่ระบุเป็นผู้ส่ง—ป้อนอีเมลในช่อง อีเมลบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์ การค้นหา เช่น from:user1@example.com และto:user2@example.com
   • ค้นหาข้อความที่มีวลีที่เฉพาะเจาะจง—ในหลายองค์กร Gmail มีข้อความนับล้านข้อความและมีคำที่ใช้กันโดยทั่วไปใน ภาษาหนึ่งๆ มากที่สุด ลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด เช่น "confidential project X" หมายเหตุ: การค้นหาจะไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงเครื่องหมายวรรคตอนของวลีในเครื่องหมายคำพูด
   • ยกเว้นฉบับร่าง—Gmail จะบันทึกข้อความร่างไว้หลายเวอร์ชันตามที่ผู้ส่ง เขียนไว้ หากไม่ต้องการทราบรายละเอียดในส่วนนี้ ให้เลือกช่องยกเว้นฉบับร่าง เพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหา

   • ยกเว้นรายการที่ตรงกัน \- หากต้องการยกเว้นข้อมูลจากผลการค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายขีดกลาง (‑) นำหน้าข้อความค้นหา เช่น ‑subject:vacation จะยกเว้นข้อความทั้งหมดที่มีบรรทัดแรกของเรื่องซึ่งมีคำว่า "vacation"

     ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีค้นหา Gmail, ไดรฟ์และ Meet, Chat, ปฏิทิน, Groups, Voice และ แอป Gemini ดูเคล็ดลับการค้นหาใน Gmail เพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ เคล็ดลับการค้นหาข้อความเพิ่มเติม (ด้านล่าง ในหน้านี้)

3. (ไม่บังคับ, รองรับสำหรับ Gmail และ Groups) หากกังวลว่าการค้นหาจะแสดงผลลัพธ์มากเกินไป ซึ่งอาจใช้เวลานานในการประมวลผล ให้คลิกนับ ซึ่งจะรายงานจํานวนผลการค้นหาได้เร็วกว่าการค้นหาเต็มรูปแบบ

   หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้คลิกขยายแล้วแก้ไขพารามิเตอร์การค้นหา

4. คลิกค้นหา หลังจากค้นหาเสร็จแล้ว ห้องนิรภัยจะเปิดตารางผลการค้นหา

   ข้อจํากัดด้านการค้นหามีดังนี้

   • ข้อมูลที่ลบถาวร - ห้องนิรภัยสามารถค้นหาและแสดงผลเฉพาะข้อมูลที่ไม่ได้ลบถาวร ออกจากระบบของ Google เท่านั้น ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลขององค์กรโดยอัตโนมัติ หากต้องการค้นหาและส่งออกข้อมูลที่ต้องการ ให้ตั้ง กฎการเก็บรักษา หรือ การคงไว้ชั่วคราว
   • รายการในไดรฟ์ \- เมื่อค้นหาไดรฟ์ คุณสามารถค้นหาข้อความภายใน ไฟล์ต่างๆ เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint, PDF, HTML, TXT, และ RTF ได้ แต่จะค้นหาภายในไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ไบนารีไม่ได้
   • ข้อผิดพลาดของไวลด์การ์ดห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้หากโอเปอเรเตอร์การค้นหาด้วยไวลด์การ์ด ตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น หาก subj:foo* แสดงผลการค้นหาที่ตรงกันมากเกินไป คุณอาจลองค้นหา subj:food* (เพื่อค้นหา "food") และ subj:foot* (เพื่อค้นหา "foot" และ "football") ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดสำหรับการค้นหาในปฏิทิน, Chat, ไดรฟ์ หรือ Voice

ขั้นตอนที่ 4: แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

หากต้องการดูตัวอย่างรายการที่ตรงกัน ให้คลิกแถวในตารางผลการค้นหา แล้วตัวอย่างจะเปิดขึ้นในแถบด้านขวา

ลักษณะการทํางานของการแสดงตัวอย่างมีดังนี้

• ข้อความ \- ห้องนิรภัยจะแสดงผลการสนทนาทั้งหมดของข้อความที่ยุบรวมไว้ใน ชุดข้อความเดียว คลิกข้อความเพื่อขยายชุดข้อความ หากต้องการดูตัวอย่างข้อความแต่ละรายการ ให้คลิกข้อความนั้น
• รายการในไดรฟ์ - คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ของ Google ได้ เช่น เอกสาร ชีต สไลด์ วาดเขียน และ Vids รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดได้ เช่น .docx, .pdf และ .xlsx

คุณอาจไม่สามารถดูตัวอย่างข้อความหรือไฟล์ที่พบได้ทั้งหมด แม้ว่าการแสดงตัวอย่างอาจถูกจํากัด แต่การส่งออกจะมีข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดเมื่อคุณส่งออกผลการค้นหา

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกคำค้นหา

หลังจากสร้างพารามิเตอร์การค้นหาเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกการค้นหาเพื่อเรียกใช้การค้นหานี้อีกครั้งในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว

• หากต้องการบันทึกการค้นหา ให้คลิกบันทึก ซึ่งจะไม่บันทึกผลการค้นหา แต่บันทึกเฉพาะพารามิเตอร์การค้นหาเท่านั้น หากต้องการบันทึกผลลัพธ์ปัจจุบัน ให้ไปที่ขั้นตอนถัดไปและส่งออกผลลัพธ์
• หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ ให้คลิกดูการค้นหาที่บันทึกไว้ แล้วคลิกการค้นหา การค้นหาที่บันทึกไว้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อคุณทำการค้นหาอีกครั้ง ผลลัพธ์จะมีข้อมูลที่สร้างขึ้นนับจากที่ค้นหาครั้งล่าสุด

ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกและวิเคราะห์

1. หากต้องการบันทึกผลการค้นหา ในแท็บค้นหา ให้คลิกส่งออก

   หากไม่มีตัวเลือกส่งออก โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบมอบ สิทธิ์ที่จําเป็นให้คุณ

   หมายเหตุ: หากองค์กรของคุณเปิดใช้การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ (MPA) คุณต้องส่งคำขอส่งออก เพื่อขออนุมัติก่อน กระบวนการส่งออกจะเริ่มขึ้นหลังจากที่ผู้อนุมัติให้สิทธิ์ตามคำขอแล้ว

2. ไปที่แท็บการส่งออก เพื่อติดตามความคืบหน้าของการส่งออก เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิกดาวน์โหลด คุณมีเวลา 15 วันนับจากวันที่เริ่มการส่งออกในการดาวน์โหลดไฟล์ที่ส่งออก

3. การส่งออกจะมีไฟล์บีบอัดซึ่งมีข้อมูลที่ได้จากการค้นหา นอกจากนี้ยังมีไฟล์ข้อมูลเมตาสำหรับเชื่อมโยงข้อมูลกับบัญชีที่เชื่อมโยงด้วย ใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อประมวลผลไฟล์ ที่ส่งออก

งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

งานอื่นๆ ที่คุณทำได้ในห้องนิรภัยมีดังนี้

• เก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการตามภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาขององค์กร
• โปรดตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและ อัปเดตตามต้องการ
• สร้างการคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อมูล ให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรแต่ละรายการ โดยข้อความและไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราวจะไม่ถูกลบ ไม่ว่าจะกำหนดการตั้งค่าการเก็บรักษาไว้อย่างไรก็ตาม
• ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนด ว่าผู้ใช้รายอื่นจะทำสิ่งใดได้บ้างในห้องนิรภัย

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• อภิธานศัพท์ของห้องนิรภัย
• ใช้โอเปอเรเตอร์เพื่อปรับแต่งการค้นหาในห้องนิรภัย
• การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความละเอียดอ่อน